Торговля и Склад · 10 мин
Как запросить накладную в ЕГАИС по номеру ТТН в 1С
Пошаговая инструкция: как запросить накладную в ЕГАИС по номеру ТТН в 1С, где найти входящие ТТН, как подтвердить или отклонить накладную и исправить ошибки обмена.
Запрос накладной в ЕГАИС по номеру ТТН — стандартная операция при приёмке алкогольной продукции. Поставщик отправляет товарно-транспортную накладную через свою учётную систему, данные попадают в ЕГАИС, а покупатель должен получить эту накладную в 1С, сверить её с фактической поставкой и подтвердить или отклонить. Если накладная не пришла автоматически, её можно запросить вручную по идентификатору ТТН.
В типовых конфигурациях 1С (Розница, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) обмен с ЕГАИС реализован через встроенную подсистему «Транспорт ЕГАИС» и универсальный транспортный модуль (УТМ), установленный на компьютере или сервере организации. Все запросы и ответы проходят именно через УТМ — 1С напрямую с серверами ФСРАР не обменивается.
Ниже разобраны рабочие способы получить накладную: автоматическая загрузка входящих ТТН, ручной запрос по номеру, действия при потере накладной и типичные ошибки обмена. Инструкция актуальна для типовых конфигураций с актуальной библиотекой ГосИС (БГосИС/БТС).
Как устроен обмен с ЕГАИС через 1С
Перед запросом накладной важно понимать цепочку обмена: поставщик → ЕГАИС → УТМ покупателя → 1С. Поставщик не отправляет накладную напрямую покупателю — он передаёт её в ЕГАИС, а система рассылает ТТН адресатам. Ваша 1С периодически опрашивает УТМ и забирает из него входящие документы.
УТМ должен быть запущен, иметь действующий ключ (RSA-сертификат и ГОСТ-сертификат на JaCarta/Рутокен) и доступ в интернет. Если УТМ остановлен или ключ просрочен, никакие запросы не пройдут — это первая вещь, которую нужно проверять при любых проблемах с обменом.
Каждая ТТН в ЕГАИС имеет уникальный идентификатор — номер формы Б (TTN-номер), например вида «TTN-0123456789» или числовой идентификатор из 16–18 знаков в зависимости от версии формата. Именно этот идентификатор используется для ручного запроса накладной.
Где в 1С находятся входящие накладные
В типовых конфигурациях входящие ТТН находятся в разделе обмена с ЕГАИС. Путь зависит от конфигурации, но логика одинаковая: «Закупки» (или «Склад», «ЕГАИС») → «Обмен с ЕГАИС» → «ТТН ЕГАИС (входящие)». В 1С:Розница это раздел «Закупки → ЕГАИС → Входящие ТТН ЕГАИС».
Если обмен настроен корректно, накладные появляются в этом списке автоматически по мере поступления от поставщиков. Регламентное задание обмена обычно запускается каждые 5–15 минут либо выполняется вручную кнопкой «Выполнить обмен» в обработке «Транспорт ЕГАИС».
Накладная в списке имеет статус: «К подтверждению», «Подтверждена», «Отклонена», «Акт расхождений» и др. Работать нужно с документами в статусе «К подтверждению» — именно они ожидают вашего решения.
- 1Откройте раздел «Обмен с ЕГАИС» и перейдите в журнал «Входящие ТТН ЕГАИС»
- 2Нажмите «Выполнить обмен» или дождитесь регламентного обмена с УТМ
- 3Найдите нужную накладную по номеру, дате или поставщику через поиск по списку
- 4Откройте ТТН и проверьте статус — для дальнейшей работы нужен статус «К подтверждению»
Ручной запрос накладной по номеру ТТН
Если накладная не пришла автоматически (например, УТМ был выключен в момент отправки, обмен был сломан, либо документ случайно удалили из очереди), её можно запросить повторно. Для этого понадобится идентификатор ТТН — его сообщает поставщик или он указан в сопроводительных документах.
В типовых 1С запрос выполняется из формы обмена с ЕГАИС. Откройте обработку «Транспорт ЕГАИС» или журнал входящих ТТН и найдите команду «Запросить ТТН» / «Запрос данных по ТТН» (в некоторых версиях — через кнопку «Ещё» → «Запросы в ЕГАИС»). В открывшейся форме введите идентификатор накладной и отправьте запрос.
Запрос уходит в УТМ, оттуда — на сервер ЕГАИС. Ответ обычно приходит в течение нескольких минут и появляется в журнале входящих ТТН после очередного сеанса обмена. Если ответа нет более 30–60 минут, проверьте состояние УТМ и наличие ошибок в протоколе обмена.
- 1Уточните у поставщика точный идентификатор ТТН (номер формы Б)
- 2Откройте «Обмен с ЕГАИС» → обработку «Транспорт ЕГАИС» или журнал входящих ТТН
- 3Выполните команду «Запросить ТТН» и введите идентификатор без пробелов и лишних символов
- 4Нажмите «Выполнить обмен» и дождитесь ответа ЕГАИС
- 5Проверьте, что накладная появилась в журнале входящих ТТН со статусом «К подтверждению»
Что делать после получения накладной
Полученную ТТН нужно сверить с фактической поставкой до подтверждения. Откройте накладную, сравните номенклатуру, количество, алкокоды и акцизные марки с реально приехавшим товаром. Проверка марок выполняется сканированием DataMatrix-кодов с каждой бутылки — 1С сопоставит их со справкой Б, привязанной к ТТН.
Если всё совпадает — нажмите «Подтвердить». Акт подтверждения уйдёт в ЕГАИС, продукция встанет на остатки вашего первого регистра (склад в ЕГАИС). Если товар не приехал или накладная ошибочная — нажмите «Отклонить»: поставщик получит отказ и сможет оформить возврат или переоформление.
При частичных расхождениях (приехало меньше, чем в ТТН, или часть марок не читается) оформляется акт расхождений: в ТТН укажите фактически принятое количество по каждой позиции и отправьте. Подтверждённая часть встанет на остатки, спорная — останется на поставщике.
Если накладная не запрашивается: диагностика
Отсутствие ответа на запрос почти всегда связано с одной из четырёх причин: неработающий УТМ, просроченный ключ, неверный идентификатор ТТН или отмена накладной поставщиком. Начинайте диагностику с УТМ: откройте его домашнюю страницу в браузере (обычно http://localhost:8080) и проверьте статус.
В 1С откройте протокол обмена с ЕГАИС (в обработке «Транспорт ЕГАИС» есть вкладка с очередью и ответами). Там видно, ушёл ли запрос, какой ответ вернул ЕГАИС и текст ошибки. Типичные ответы: «документ не найден», «запрос отклонён», ошибки подписи.
Если УТМ показывает, что входящие документы есть, но в 1С они не попадают — проблема в настройке подключения к УТМ в 1С (адрес и порт в настройках обмена) либо в очистке очереди УТМ. После полной очистки УТМ все незабранные ТТН удаляются безвозвратно, и восстановить их можно только повторным запросом по идентификаторам.
Как проверить результат
УТМ запущен, ключи действительны, связь с ЕГАИС установлена
Ошибка ключа, УТМ остановлен или не видит сервер
Квитанция об успешной обработке, накладная появилась в журнале
Ошибка «документ не найден» или ответа нет более часа
«К подтверждению» — можно сверять и подтверждать
«Отменена» или «Отклонена» — поставщик аннулировал накладную
Особые сценарии и ограничения
Повторный запрос после переустановки УТМ
При переустановке УТМ или смене компьютера вся локальная база транспортного модуля теряется. Незагруженные накладные восстанавливаются только ручным запросом по идентификаторам — заранее соберите у поставщиков список ТТН за нужный период. Альтернатива — запросить у поставщика повторную отправку, но ЕГАИС не всегда позволяет переотправить накладную без отмены старой.
Накладная отменена поставщиком
Если поставщик отменил ТТН до вашего подтверждения, запрос по её номеру вернёт документ в статусе «Отменена» либо ошибку. Подтвердить такую накладную нельзя — запросите у поставщика новую ТТН. Если же вы уже подтвердили накладную, отменить её в одностороннем порядке нельзя: расхождения закрываются возвратом поставщику.
Запрос чужой накладной
Запросить можно только ТТН, адресованную вашей организации (по вашему коду ФСРАР/КПП обособленного подразделения). Накладные, выписанные на другого получателя, ЕГАИС не отдаст — при многоканальной работе сети магазинов проверяйте, на какое подразделение оформлена ТТН и к какому УТМ она привязана.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Входящие ТТН приходят в 1С автоматически через УТМ; при их отсутствии используйте ручной запрос по идентификатору накладной. Подтверждайте ТТН только после фактической сверки товара и марок. Большинство проблем с запросами решается проверкой УТМ, ключей и корректности идентификатора.
Часто задаваемые вопросы
Где взять идентификатор ТТН для запроса?
Его сообщает поставщик — обычно в письме, накладной на бумаге или через оператора ЭДО. Это номер ТТН в ЕГАИС (форма Б), а не внутренний номер накладной в учётной системе поставщика. Если поставщик затрудняется, попросите его выгрузить номер из своей 1С из документа «ТТН исходящая ЕГАИС».
Сколько времени ждать ответа на запрос ТТН?
В штатном режиме ответ приходит в течение нескольких минут после отправки запроса и выполнения обмена. Если прошло более часа — проверьте УТМ, протокол обмена и очередь исходящих сообщений. В периоды пиковой нагрузки ЕГАИС ответы могут задерживаться.
Можно ли запросить ТТН, если УТМ был выключен неделю?
Да, если накладная ещё не подтверждена и не отменена. ЕГАИС хранит неподтверждённые ТТН, и они доступны для повторного запроса по идентификатору. Однако срок подтверждения ограничен, поэтому после восстановления УТМ запросите накладные как можно скорее.
Что делать, если подтвердил ТТН по ошибке?
Отменить подтверждение в одностороннем порядке нельзя. Если товар фактически не приехал, оформляйте возврат поставщику через документ «Возврат ТТН ЕГАИС» либо договоритесь с поставщиком о корректировочных документах. Продукция при этом должна быть снята с ваших остатков корректным документом.
Почему запрос возвращает ошибку подписи?
Ошибка подписи означает проблему с ключами УТМ: просрочен сертификат ГОСТ или RSA, не установлен носитель JaCarta/Рутокен, либо ключ записан на другую организацию. Проверьте сроки действия сертификатов на домашней странице УТМ и при необходимости перевыпустите ключи в личном кабинете ЕГАИС.
Можно ли запросить сразу все накладные за период?
Типовые конфигурации поддерживают запрос «неподтверждённых ТТН» — специальную команду, которая возвращает список всех ожидающих подтверждения накладных. Это удобнее, чем запрашивать каждую по номеру, если идентификаторы неизвестны. Команда доступна в обработке обмена с ЕГАИС.