Торговля и Склад · 10 мин
Как занести товары в 1С: подробная инструкция
Как правильно занести товары в 1С: создание номенклатуры, загрузка из Excel, оприходование на склад, установка цен. Пошаговая инструкция с проверкой ошибок.
Занесение товаров в 1С — базовая операция, от которой зависит корректность складского учёта, продаж и отчётности. Ошибка на этом этапе приводит к дублям номенклатуры, неверным остаткам и расхождениям в учёте, которые потом сложно разбирать. Поэтому важно понимать не только «куда нажать», но и логику: сначала создаётся карточка товара в справочнике номенклатуры, затем товар оприходуется на склад документом, после чего ему назначаются цены.
Дальнейшие инструкции описаны на примере конфигураций «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» — в «1С:Бухгалтерии» шаги аналогичны, отличаются только названия разделов меню. Если у вас другая конфигурация, ориентируйтесь на общий принцип: справочник «Номенклатура» → документ поступления → установка цен.
Подготовка: что проверить перед заведением товаров
Прежде чем создавать карточки, убедитесь, что в базе заполнены базовые справочники: созданы склады, на которые будет оприходован товар, заведены единицы измерения (штуки, упаковки, килограммы) и настроены виды цен — закупочная, розничная, оптовая. Без этого документ поступления не получится провести корректно, а цены придётся назначать повторно.
Также проверьте права доступа. Если кнопки «Создать» в справочнике номенклатуры неактивны, у вашей учётной записи недостаточно прав — обратитесь к администратору базы. Ещё один важный момент: договоритесь внутри компании о единых правилах наименования товаров, иначе через месяц в справочнике появятся дубли вида «Кружка 300 мл», «Кружка керамическая 300мл» и «КРУЖКА 300 МЛ», которые размывают остатки и статистику продаж.
Создание карточки товара в справочнике «Номенклатура»
Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в УТ 11) или «Справочники» → «Номенклатура». Нажмите кнопку «Создать». Перед этим полезно создать группы (папки) справочника — например, «Одежда», «Обувь», «Аксессуары» — чтобы каталог оставался читаемым при росте ассортимента.
В карточке товара обязательно заполните: наименование (так товар будет отображаться в документах и на чеках), вид номенклатуры (определяет, товар это или услуга, и как он учитывается), единицу измерения и ставку НДС. Артикул и штрихкод заполняйте, если они используются у поставщика или в вашей рознице — по штрихкоду товар потом находится сканером мгновенно.
Для товаров с вариациями (размер, цвет) в типовых конфигурациях используется механизм характеристик: создаётся одна карточка «Футболка», а размеры заводятся как её характеристики. Это правильнее, чем плодить отдельные карточки на каждый размер: отчёты по товару остаются сводными, а остатки детализируются по характеристикам.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и при необходимости создайте группу товаров
- 2Нажмите «Создать» и заполните наименование, вид номенклатуры, единицу измерения
- 3Укажите ставку НДС, артикул и штрихкод
- 4Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть»
- 5Проверьте, что товар находится поиском и отображается в нужной группе
Оприходование товара на склад
Сама по себе карточка товара не создаёт остаток — складской учёт ведётся документами. Если товар пришёл от поставщика, создайте документ «Поступление товаров и услуг»: раздел «Закупки» → «Поступления товаров и услуг» → «Создать». Заполните поставщика, договор, склад, затем добавьте товары в табличную часть с количеством и ценой закупки — подбор удобнее делать кнопкой «Подбор» или сканером штрихкодов.
Если товар заводится не по накладной поставщика, а, например, при вводе начальных остатков или после инвентаризации, используйте документ «Оприходование товаров» (или «Ввод начальных остатков» при старте работы в новой базе). После проведения документа товар появится в остатках склада — проверить это можно отчётом «Остатки товаров на складах».
Проведённый документ формирует проводки и движения по регистрам. Если документ не проводится, программа обычно сообщает причину: не заполнен склад, отрицательные остатки при списании, закрытый период. Не игнорируйте эти сообщения — они указывают на реальные проблемы в данных.
Установка цен на товары
Цены в типовых конфигурациях 1С не хранятся в карточке товара — они назначаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» → «Цены» или «Закупки»/«Продажи» в зависимости от конфигурации). В документе выберите виды цен, которые нужно заполнить, добавьте товары и укажите значения.
Цены действуют с даты документа. Если нужно, чтобы новая цена начала работать с понедельника, установите дату документа соответствующим образом. Часто цены рассчитываются автоматически от закупочной: например, розничная = закупочная + наценка в процентах. Такие правила настраиваются в виде цены и избавляют от ручного пересчёта.
Проверить результат можно прямо из списка номенклатуры: в настройках списка включите отображение цены или откройте отчёт «Прайс-лист». Если товар в прайсе отображается с нулевой ценой, значит, для него не был проведён документ установки цен на актуальную дату.
Массовая загрузка товаров из Excel
Когда нужно завести десятки или сотни позиций, ручной ввод неэффективен. В типовых конфигурациях есть встроенная обработка «Загрузка данных из табличного документа» (раздел «НСИ и администрирование» → «Загрузка данных из файла»). Она принимает файл Excel или скопированную таблицу и сопоставляет колонки с полями карточки товара.
Подготовьте файл заранее: одна строка — один товар, колонки «Наименование», «Артикул», «Штрихкод», «Единица измерения», «Цена». Уберите объединённые ячейки, формулы и промежуточные итоги — они ломают загрузку. Сначала загрузите тестовый фрагмент из 5–10 строк, проверьте результат и только потом загружайте весь файл.
В конфигурациях на управляемых формах также работает «Помощник продаж» и загрузка прайсов поставщиков с автоматическим созданием номенклатуры. Если встроенных средств не хватает (сложная структура файла, несколько прайсов с разным форматом), задачу решают внешними обработками — их разработку лучше поручить специалисту по 1С.
Сравнение способов заведения товаров
Подходит для единичных товаров и полного контроля полей. Медленно при большом объёме, высок риск опечаток.
Оптимально для первичного наполнения каталога и регулярных прайсов. Требует подготовки файла и тестовой загрузки.
Для регулярной синхронизации с интернет-магазином или ЭДО. Требует настройки, но исключает ручную работу.
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространённая проблема — дубли номенклатуры. Товар заводят повторно, потому что не нашли существующую карточку: искали по части названия, а товар записан иначе. Перед созданием новой позиции всегда ищите по артикулу, штрихкоду и фрагменту наименования. Если дубли уже появились, их объединяют обработкой «Поиск и удаление дублей» — но делать это должен пользователь, понимающий последствия, так как ссылки в документах будут заменены.
Вторая типичная ошибка — заведение услуги как товара или наоборот. Вид номенклатуры определяет учёт: услуга не должна попадать в складские остатки, а товар — списываться без склада. Третья ошибка — неверная ставка НДС в карточке: она подставляется в документы автоматически, и ошибка тиражируется на все продажи, искажая декларацию.
Проверка результата после заведения товаров
После заведения партии товаров обязательно сверьте результат. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и сравните количество по ключевым позициям с накладной или исходным файлом. Затем сформируйте «Прайс-лист» и убедитесь, что у всех новых товаров есть цены и они адекватны закупочным.
Дополнительно проверьте одну тестовую продажу: создайте черновик реализации, добавьте новый товар — должны подставиться склад, цена и ставка НДС без ручного вмешательства. Если что-то не подставляется, проблему лучше найти сейчас, а не в момент реальной продажи на кассе.
Как проверить результат
Количество в отчёте совпадает с накладной
Остаток нулевой или неверный — документ поступления не проведён или склад указан не тот
У всех новых товаров есть актуальная цена
Цена нулевая или устаревшая — не проведён документ установки цен
Цена, НДС и склад подставляются автоматически
Поля пустые — не заполнены данные карточки или цены
FAQ: частые вопросы о заведении товаров в 1С
Можно ли занести товар сразу с остатком, без документа поступления?
Нет, в типовых конфигурациях остатки создаются только документами: поступлением, оприходованием или вводом начальных остатков. Карточка номенклатуры — это лишь описание товара. Попытки «прописать остаток в карточке» ни к чему не приведут: складской учёт ведётся регистрами, которые изменяются только проведёнными документами.
Что делать, если товар уже заведён, но с ошибкой в наименовании?
Откройте карточку и исправьте наименование — это безопасно, изменение отразится и в ранее созданных документах при их перезаписи. Но не меняйте вид номенклатуры и единицу измерения у товара, по которому уже были движения: это может нарушить учёт остатков и потребовать перепроведения документов.
Как удалить ошибочно созданный товар?
Если по товару нет документов, пометьте карточку на удаление (кнопка «Пометить на удаление»), затем выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе администрирования. Если документы есть, объект физически не удалится — в этом случае пометка на удаление скроет его из подбора, что обычно достаточно.
Обязательно ли заполнять штрихкод?
Нет, штрихкод — необязательный реквизит. Он нужен, если вы работаете со сканером на кассе или складе, печатаете этикетки или обмениваетесь данными с маркетплейсами. Если торговля ведётся без сканирования, поле можно оставить пустым и заполнить позже.
Как завести товары при переходе на 1С с другой программы?
Используйте механизм ввода начальных остатков: он позволяет одновременно загрузить номенклатуру и остатки на дату начала учёта. Предварительно выгрузите каталог из старой программы в Excel, приведите его к нужному формату и загрузите через «Загрузку данных из файла», затем введите остатки документом ввода начальных остатков.
Почему загруженные из Excel цены не видны в документах продажи?
Загрузка из файла создаёт карточки и, при соответствующей настройке, документ установки цен. Проверьте, что этот документ именно проведён, а не просто записан, что его дата не позже даты продажи и что вид цены в документе продажи совпадает с загруженным. Чаще всего причина — непроведённый документ установки цен.
Что важно запомнить
Товар в 1С заводится в три шага: карточка в справочнике «Номенклатура», документ оприходования на склад, документ установки цен. Перед массовой загрузкой делайте резервную копию и тестовый фрагмент, после заведения сверяйте остатки и прайс-лист. Не создавайте дублей и не меняйте ключевые реквизиты у товаров с движениями.