Как в 1С внести грузополучателя

Грузополучатель — это организация или физическое лицо, которое фактически принимает товар. Он не всегда совпадает с покупателем: например, компания оплачивает заказ, а отгрузка идёт на склад её филиала, в транспортную компанию или напрямую конечному клиенту. Если грузополучатель указан неверно или не указан вовсе, в транспортной накладной и ТОРГ-12 появятся ошибочные данные, а при претензиях по доставке будет сложно доказать, кто принял товар.

В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) грузополучатель хранится как отдельный контрагент и подставляется в документы отгрузки. Механика немного отличается от версии к версии, но общий принцип один: сначала создаётся контрагент-грузополучатель, затем он привязывается к доставке или документу.

Ниже разобраны основные способы внести грузополучателя: через карточку контрагента, через документ заказа или реализации, через адрес доставки, а также особенности для конфигурации «Бухгалтерия предприятия», где отдельного поля может не быть.

Где в 1С хранится грузополучатель

В конфигурациях линейки УТ 11 / КА / ERP грузополучатель — это обычный элемент справочника «Контрагенты» (или «Партнеры» + «Контрагенты», если ведётся раздельный учёт). Никакого отдельного справочника «Грузополучатели» в типовой поставке нет: программа просто позволяет указать в документе другого контрагента, отличного от плательщика.

Это значит, что перед тем как вносить грузополучателя в документ, его нужно завести в базе как контрагента с ИНН, КПП и адресом. Если грузополучатель — транспортная компания, для неё тоже создаётся карточка контрагента.

В «1С:Бухгалтерии предприятия» ситуация иная: в документе «Реализация (акты, накладные)» поле «Грузополучатель» появляется только если в накладной выбран вид операции с отгрузкой товаров, и заполняется оно либо из карточки контрагента, либо вручную. В некоторых релизах грузополучатель указывается через адрес доставки в печатной форме ТОРГ-12.

Шаг 1. Создайте контрагента-грузополучателя

Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Контрагенты» (в УТ 11 также «Продажи» → «Контрагенты» или «Справочники» → «Контрагенты»). Нажмите «Создать» и заполните карточку: наименование, ИНН, КПП, юридический и фактический адреса. Если грузополучатель — физическое лицо, выберите соответствующий вид контрагента.

Если в базе используется раздельный справочник «Партнеры» и «Контрагенты», сначала создайте партнёра, а затем привяжите к нему контрагента с реквизитами. Для грузополучателя-склада того же покупателя партнёра создавать заново не нужно — достаточно нового контрагента у существующего партнёра.

Проверьте заполнение адреса: именно он попадёт в печатные формы ТОРГ-12 и транспортной накладной в графу «Грузополучатель». Адрес лучше вводить через классификатор (ФИАС/ГАР), чтобы он корректно разбивался по полям.

1. 1
   Откройте справочник «Контрагенты» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните наименование, ИНН и КПП грузополучателя
3. 3
   Укажите фактический адрес, куда реально отгружается товар
4. 4
   Запишите карточку и проверьте отсутствие дублей по ИНН

Шаг 2. Укажите грузополучателя в документе отгрузки

В документах «Заказ клиента», «Реализация товаров и услуг» и «Перемещение товаров» (УТ 11, КА, ERP) перейдите на вкладку «Доставка» или найдите поле «Грузополучатель» в шапке документа — его видимость зависит от настроек. Если поля не видно, проверьте, включён ли в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» функционал доставки и указания грузополучателя.

Нажмите на поле «Грузополучатель» и выберите из справочника ранее созданного контрагента. По умолчанию программа подставляет туда самого покупателя — замените значение вручную, если отгрузка идёт третьему лицу. После выбора грузополучателя проверьте адрес доставки: он может подтянуться из карточки нового грузополучателя.

Проведите документ и откройте печатную форму ТОРГ-12 или ТН: в графе «Грузополучатель» должны отобразиться наименование и адрес выбранного контрагента, а в графе «Покупатель (плательщик)» — заказчик.

Шаг 3. Настройте автоматическую подстановку

Если конкретному покупателю товар всегда отгружается одному и тому же грузополучателю, каждый раз менять поле вручную неудобно и чревато ошибками. В УТ 11 и ERP это решается через соглашение с клиентом или карточку партнёра: укажите грузополучателя и адрес доставки в условиях соглашения, и документы, созданные по этому соглашению, будут подхватывать его автоматически.

Альтернатива — сохранённые варианты доставки. В документе на вкладке «Доставка» можно указать адрес, перевозчика и грузополучателя один раз, а затем копировать документ или использовать заполнение по предыдущему заказу.

Особенности для 1С:Бухгалтерия предприятия

В БП 3.0 откройте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)». В шапке документа есть ссылка «Грузоотправитель и грузополучатель» либо поля «Грузополучатель» и «Адрес доставки» — расположение зависит от релиза. Нажмите на поле и выберите контрагента из справочника или оставьте вариант «Он же», если грузополучатель совпадает с покупателем.

Если поле «Грузополучатель» не отображается, проверьте вид операции документа: для услуг и агентских операций оно скрыто, так как отгрузки товара нет. Также убедитесь, что печатная форма ТОРГ-12 берёт данные именно из этих полей — в стандартной форме графа «Грузополучатель» заполняется из соответствующего реквизита документа.

Где указывается грузополучатель в разных конфигурациях

УТ 11 / КА / ERP

Поле «Грузополучатель» в шапке документа или на вкладке «Доставка»; автоподстановка из соглашения с клиентом

Бухгалтерия предприятия 3.0

Поля «Грузополучатель» и «Адрес доставки» в документе реализации товаров; для услуг поле скрыто

Управление нашей фирмой

Адрес доставки и получатель в документе «Расходная накладная», блок «Доставка»

Проверка результата и типичные ошибки

После заполнения обязательно распечатайте или откройте предварительный просмотр ТОРГ-12, УПД и транспортной накладной. Сверьте три вещи: наименование грузополучателя, его адрес и то, что плательщиком остался покупатель. Несовпадение адреса в накладной с фактическим местом разгрузки — частая причина споров с перевозчиком и покупателем.

Типичная ошибка — дубли контрагентов: пользователь не находит грузополучателя в списке и создаёт его заново с тем же ИНН. Это ломает отчёты по контрагенту и мешает сверке. Перед созданием нового элемента выполните поиск по ИНН. Вторая частая ошибка — указание грузополучателя только в печатной форме вручную, а не в реквизитах документа: при следующей печати правка пропадёт, а в электронном документообороте (ЭДО) данные уйдут некорректные.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма ТОРГ-12 или ТН

Норма

В графе «Грузополучатель» верные наименование и адрес, плательщик — покупатель

Тревожный признак

Графа пустая, содержит покупателя вместо грузополучателя или старый адрес

Реквизиты документа

Норма

Поле «Грузополучатель» заполнено ссылкой на контрагента, не текстом

Тревожный признак

Данные вписаны только вручную в печатную форму

Новые документы по соглашению

Норма

Грузополучатель подставляется автоматически

Тревожный признак

Поле каждый раз пустое или с покупателем

Когда стоит привлечь специалиста

Если грузополучатель должен подставляться по сложным правилам (разные склады в зависимости от региона, товара или менеджера), типовых настроек соглашений может не хватить — потребуется доработка или настройка через механизм адресов доставки и зон. Также к специалисту стоит обратиться, если в базе уже накопились дубли контрагентов: их объединение через обработку «Поиск и удаление дублей» требует аккуратности, чтобы не потерять связанные документы.

Часто задаваемые вопросы

Чем грузополучатель отличается от покупателя в 1С?

Покупатель (плательщик) — сторона договора, которая оплачивает товар и отражается в учёте взаиморасчётов. Грузополучатель — тот, кто физически принимает груз. Они могут совпадать, но если отгрузка идёт третьему лицу, в документе заполняются оба поля независимо.

Можно ли указать грузополучателя произвольным текстом, не создавая контрагента?

В некоторых документах адрес доставки можно ввести вручную строкой, но сам грузополучатель в типовых конфигурациях выбирается из справочника. Ручной ввод в печатной форме не сохраняется в данных документа и не передаётся по ЭДО, поэтому правильный путь — завести контрагента.

Почему в документе нет поля «Грузополучатель»?

Чаще всего поле скрыто из-за вида операции (услуги вместо товаров) или отключённой функциональной опции доставки. Проверьте настройки раздела продаж и тип документа. В УТ 11 также убедитесь, что включено использование заказов и доставки.

Нужно ли создавать отдельного грузополучателя для каждого адреса одного клиента?

Нет. У одного контрагента можно хранить несколько адресов доставки. Грузополучателем остаётся тот же контрагент, а в документе выбирается нужный адрес. Отдельный контрагент нужен, только если получатель — другое юридическое лицо.

Как поменять грузополучателя в уже проведённой реализации?

Откройте документ, измените поле «Грузополучатель» и перепроведите его. Если по документу уже выписан УПД или документ отправлен по ЭДО, потребуется оформить исправление или корректировку по правилам учётной политики, а не простую правку.

Попадёт ли грузополучатель в электронный документ (УПД) при ЭДО?

Да, если он заполнен в реквизитах документа, а не вписан вручную в печатную форму. Формат УПД содержит сведения о грузополучателе, и оператор ЭДО передаст их автоматически.