Как сделать приход товара в 1С Управление торговлей

Приход товара в 1С: Управление торговлей 11 оформляется документом «Приобретение товаров и услуг». Именно он увеличивает складские остатки, формирует задолженность перед поставщиком и фиксирует закупочные цены, от которых дальше рассчитывается себестоимость и отпускные цены. Ошибка в этом документе тянет за собой неверную себестоимость, искажённую валовую прибыль и расхождения с поставщиком, поэтому заполнять его нужно аккуратно.

Дальше описан порядок работы в типовой конфигурации УТ 11 (подходит и для КА 2, ERP 2 — там документ называется так же). Если у вас старая УТ 10.3, логика похожа, но документ называется «Поступление товаров и услуг» и находится в меню «Документы → Закупки».

Подготовка: что проверить перед оформлением прихода

До создания документа убедитесь, что в базе заведены все необходимые справочники. Партнёр и контрагент поставщика должны существовать: в УТ 11 это две связанные сущности — «Партнёр» отвечает за взаиморасчёты и условия работы, «Контрагент» — за юридическое лицо и печатные формы. Если поставщик новый, создайте партнёра в разделе «CRM и маркетинг → Партнёры» или прямо из документа по кнопке создания.

Также проверьте карточки номенклатуры. Каждый товар должен иметь вид номенклатуры с типом «Товар», единицу измерения и, при необходимости, характеристики (размер, цвет). Если номенклатуры много и она приходит из прайса поставщика, удобнее загрузить её обработкой «Загрузка данных из файла» в разделе «НСИ и администрирование», а не вбивать вручную.

Отдельно определите, какой склад указывать. Если для склада включена ордерная схема (в карточке склада стоит флаг использования ордеров при поступлении), то одного документа поступления недостаточно — потребуется ещё приходный ордер. Это частый источник путаницы у новичков: документ проведён, а товара на остатках «нет».

Создание документа «Приобретение товаров и услуг»

Откройте раздел «Закупки → Документы закупки (все)» и нажмите «Создать → Приобретение товаров и услуг». В шапке документа укажите операцию — чаще всего «Закупка у поставщика». Затем выберите партнёра, контрагента, договор (если ведёте учёт по договорам) и организацию вашей компании, от имени которой оформляется закупка.

Обратите внимание на поля «Налогообложение НДС» и «Цена включает НДС». От них зависит, как программа разложит суммы: если цена поставщика уже с НДС, включите соответствующий флаг, иначе налог добавится сверху и сумма документа увеличится. Неверная настройка здесь — одна из самых дорогих ошибок: расходятся суммы с накладной поставщика и данными книги покупок.

На закладке «Товары» добавьте позиции. Есть три способа: подбор через кнопку «Подобрать товары», ввод по штрихкоду сканером или загрузка из файла через «Заполнить → Заполнить из внешнего файла». Для каждой строки укажите количество, цену, ставку НДС и склад поступления. Если ведётся учёт по характеристикам или сериям, эти поля обязательны — без них документ не проведётся.

1. 1
   Откройте «Закупки → Документы закупки» и создайте «Приобретение товаров и услуг» с операцией «Закупка у поставщика»
2. 2
   Заполните партнёра, контрагента, организацию и проверьте настройки НДС
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть: подбором, сканером или загрузкой из файла
4. 4
   Проставьте количество, цены, ставки НДС и склад в каждой строке
5. 5
   Заполните номер и дату входящей накладной на закладке «Дополнительно»
6. 6
   Проведите документ и сверьте итоговую сумму с накладной поставщика

Заполнение цен, скидок и входящих данных

Цены можно вводить вручную или подтягивать автоматически. Если с поставщиком согласованы условия в документе «Соглашение с поставщиком» (или «Условия закупок»), программа подставит цены из него. Ручная скидка по строке задаётся в колонке «% руч.» — после её применения пересчитается сумма строки.

Номер и дату входящего документа (накладной или УПД поставщика) укажите на закладке «Дополнительно» в полях «Номер входящего документа» и «Дата входящего документа». Без этих данных счёт-фактура и книга покупок заполнятся некорректно, а поиск документа при сверке с поставщиком затруднится.

Если поставщик прислал УПД, в поле налогообложения убедитесь, что выбран вариант с НДС, а после проведения поступления зарегистрируйте счёт-фактуру по ссылке в форме документа. Программа создаст документ «Счёт-фактура полученный» автоматически на основании введённых данных.

Проведение и ордерный склад

Нажмите «Провести и закрыть». Программа сделает движения по регистрам: увеличит товары на складах (учётный остаток), сформирует задолженность перед поставщиком в регистре расчётов и зафиксирует суммы НДС. Проверить движения можно через кнопку «Ещё → Движения документа» в форме документа.

Если склад ордерный, после проведения поступления в рабочем месте «Приходные ордера на товары» (раздел «Склад и доставка») появится распоряжение к оформлению. Кладовщик создаёт ордер на основании распоряжения — можно с фактическим количеством, если по факту пришло меньше или больше. Только после проведения ордера товар появится на фактическом остатке склада и станет доступен к отгрузке.

Разница между распоряжением и ордером видна в отчёте «Оформление накладных и ордеров» (раздел «Склад и доставка → Отчёты»). Если там висят незакрытые распоряжения, значит, кто-то провёл поступление, но не оформил ордер — товар числится в учёте, но физически на складе не оприходован.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара

Норма

В отчёте «Остатки товаров на складах» количество увеличилось на приход

Тревожный признак

Остаток не изменился — вероятно, склад ордерный и не оформлен приходный ордер

Задолженность поставщику

Норма

В отчёте «Ведомость расчётов с партнёрами» появилась кредиторка на сумму накладной

Тревожный признак

Задолженности нет или сумма двойная — проверьте договор и зачёт авансов

Сумма документа

Норма

Итог совпадает с накладной поставщика до копейки

Тревожный признак

Расхождение — проверьте флаг «Цена включает НДС» и скидки в строках

Расчёт себестоимости и установка цен продажи

Себестоимость поступившего товара в УТ 11 рассчитывается регламентным заданием «Расчёт себестоимости» при закрытии месяца (раздел «Финансовый результат и контроллинг → Закрытие месяца»). До закрытия месяца в отчётах по валовой прибыли себестоимость может быть предварительной или пустой — это нормально, но для точной аналитики закрытие месяца нужно выполнять регулярно.

Отпускные цены на новый товар задаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг → Цены»). Удобный приём: в документе поступления нажмите «Создать на основании → Установка цен номенклатуры» — программа перенесёт список товаров, и вам останется указать наценку или цены по видам цен. Без установленной цены товар продаётся с нулевой ценой, если в соглашении с клиентом не включён контроль.

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за невнимательности при заполнении. Ниже собраны ситуации, которые регулярно встречаются на практике.

Отдельная ситуация — редактирование уже проведённого поступления, по которому были продажи. Менять количество и цены в таком документе напрямую нельзя: это ломает себестоимость всех последующих движений. Правильный инструмент — документ «Корректировка приобретения», созданный на основании исходного поступления. Он корректно отразит разницу и в учёте товаров, и в расчётах с поставщиком, и в НДС.

FAQ

Чем «Приобретение товаров и услуг» отличается от «Оприходование излишков товаров»?

Поступление оформляет закупку у поставщика: создаёт задолженность, принимает НДС к вычету. Оприходование излишков используется для бесплатного появления товара — например, по результатам инвентаризации: оно увеличивает остаток, но не создаёт расчётов с контрагентом и относит стоимость на прочие доходы.

Документ проведён, но товара нет на остатках. Что делать?

Проверьте, не ордерный ли склад: откройте «Склад и доставка → Приходные ордера на товары» и оформите ордер по распоряжению. Также убедитесь, что в отчёте по остаткам выбран тот же склад, что указан в строках поступления, — склад может отличаться в каждой строке документа.

Как оформить поступление, если товар пришёл частями по одному заказу?

Создавайте отдельный документ «Приобретение товаров и услуг» на каждую фактическую поставку на основании заказа поставщику. Программа будет контролировать количество: в заказе видно, сколько уже поступило и сколько осталось. Один документ на весь заказ с «допоставкой потом» ломает контроль и актуальность остатков.

Можно ли загрузить поступление из Excel или файла поставщика?

Да. В табличной части документа используйте «Заполнить → Заполнить из внешнего файла» — обработка сопоставит колонки файла с полями документа и найдёт номенклатуру по наименованию, артикулу или штрихкоду. Для ЭДО-документов (УПД от поставщика) поступление создаётся автоматически из входящего электронного документа с минимальной ручной доработкой.

Как исправить ошибку в прошлом поступлении, по которому уже были продажи?

Не редактируйте исходный документ напрямую. Создайте «Корректировку приобретения» на его основании, укажите правильные количества и цены, проведите и выполните перерасчёт себестоимости за период через закрытие месяца. Так история изменений сохранится, а учёт останется достоверным.

Нужно ли вводить счёт-фактуру отдельно?

Если в поступлении заполнены номер и дата входящего документа и налогообложение с НДС, после проведения внизу формы появится ссылка для регистрации счёта-фактуры — документ создаётся в один клик. Отдельный ручной ввод требуется только в нестандартных ситуациях, например при корректировочных счётах-фактурах.