Как в 1С списать товар по сроку годности

Списание товара с истекшим сроком годности — регулярная операция в торговле продуктами, косметикой, лекарствами и любыми скоропортящимися позициями. В конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, УНФ, Комплексная автоматизация, ERP) для этого предусмотрен типовой документ «Списание товаров», но корректное оформление требует предварительной настройки учета сроков годности и правильного выбора статьи расходов.

Главная сложность обычно не в самом документе, а в том, чтобы система показывала, какие именно партии просрочены. Если сроки годности в базе не ведутся, списать придется «вручную» по фактической инвентаризации, и контроль остатков по датам будет невозможен.

Ниже разобран полный цикл: от включения учета серий и сроков годности до проверки проводок и отражения списания в бухгалтерском и налоговом учете.

Включение учета сроков годности в настройках

Чтобы 1С могла отслеживать просроченные остатки, нужно включить учет серий. В УТ 11 путь такой: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» → активируйте флажок «Серии номенклатуры». Затем в карточке вида номенклатуры (или склада) укажите политику учета серий с вариантом «Справочное указание серий» или «Учет себестоимости по сериям» — в зависимости от того, нужен ли раздельный учет стоимости по партиям.

В карточке номенклатуры на вкладке «Реквизиты» заполните поле «Срок годности» и единицу измерения (дни, месяцы). Тогда при оприходовании товара система будет запрашивать дату производства или дату окончания срока годности для каждой серии, и остатки будут храниться с этой аналитикой.

Если товар уже учтен без серий, включить сроки годности «задним числом» не получится — потребуется инвентаризация и пересорт остатков на серии документом «Пересчет товаров» с указанием серий при оприходовании.

Как найти просроченные остатки перед списанием

Перед списанием определите, какие позиции и в каком количестве просрочены. Основной инструмент — отчет «Остатки товаров по срокам годности» (в УТ 11: «Склад и доставка» → «Отчеты по складу», либо через поиск по названию отчета). В отборе укажите склад и, при необходимости, группу номенклатуры.

Если типового отчета в вашей конфигурации нет, используйте два альтернативных подхода:

• отчет «Остатки товаров на складах» с группировкой по сериям — видны даты годности каждой партии;
• инвентаризация: документ «Пересчет товаров» по результатам фактической проверки полок — подходит, когда учет серий не ведется.

Результат проверки зафиксируйте: распечатанный отчет или акт инвентаризации понадобится как основание для списания и подтверждение расходов.

Маршрут решения

Как выбрать способ списания

Учет серий и сроков годности включенСформируйте отчет по срокам годности и спишите просроченные партии документом «Списание товаров» с указанием серий

Серии не ведутся, просрочка выявлена при ревизииПроведите «Пересчет товаров», зафиксируйте излишки/недостачи и спишите выявленный товар

Товар частично испорчен, но часть партии годнаСписывайте только фактически просроченное количество, остаток партии оставьте на балансе

Оформление документа «Списание товаров»

Документ находится в разделе «Склад и доставка» → «Списания товаров» → кнопка «Создать». Порядок заполнения:

1. Укажите склад, с которого списывается товар, и организацию.
2. В табличной части добавьте номенклатуру и количество. Если ведутся серии — укажите серию с истекшим сроком годности, иначе спишется произвольная партия по FIFO.
3. На закладке «Дополнительно» или в шапке выберите статью расходов. Создайте отдельную статью «Списание товаров по сроку годности» с типом расходов «Прочие расходы» (или «Потери от порчи» — в зависимости от методологии учета) и аналитикой, позволяющей отделить эти потери от прочих.
4. Проведите документ и распечатайте акт о списании (печатная форма доступна в документе).

1. 1
   Сформируйте отчет по срокам годности или проведите инвентаризацию
2. 2
   Создайте документ «Списание товаров» по нужному складу
3. 3
   Заполните номенклатуру, количество и серии просроченных партий
4. 4
   Укажите статью расходов «Списание по сроку годности»
5. 5
   Проведите документ и распечатайте акт
6. 6
   Проверьте проводки и остатки по складу

Отражение в бухгалтерском и налоговом учете

При синхронизации с 1С:Бухгалтерией документ списания формирует проводку Дт 91.02 (или 44, в зависимости от настройки статьи расходов) — Кт 41. Себестоимость списываемых партий определяется по методу оценки запасов, принятому в учетной политике (обычно FIFO).

По налоговому учету есть нюанс: потери от истечения срока годности организации обычно относят к материальным расходам как потери от порчи в пределах фактической выявленной величины, однако позиция контролирующих органов исторически неоднозначна. Безопасный вариант — иметь полный комплект подтверждающих документов: акт инвентаризации, акт списания с подписями комиссии, приказ руководителя.

НДС, ранее принятый к вычету по списанному товару, по общему правилу восстанавливать не требуется, если списание связано с хозяйственной деятельностью и подтверждено документально, но при значительных суммах стоит согласовать позицию с бухгалтером или аудитором.

Утилизация и уничтожение: что еще нужно учесть

Списание в 1С снимает товар с учета, но физически просроченная продукция должна быть утилизирована. Для пищевых продуктов и лекарств существуют требования к уничтожению — акт утилизации храните вместе с актом списания. В самой 1С отдельного документа «утилизация» нет: факт уничтожения отражается только первичными документами.

Если просроченный товар возвращается поставщику по условиям договора, списание оформлять не нужно — вместо него создается «Возврат товаров поставщику». Проверьте договор: многие поставщики принимают просрочку обратно, и это выгоднее, чем списание в расходы.

Проверка результата после списания

После проведения документа убедитесь, что операция отразилась корректно:

• отчет «Остатки товаров на складах» — списанные позиции обнулились по соответствующим сериям;
• отчет по срокам годности — просроченных остатков больше нет;
• проводки документа (кнопка «Показать проводки») — счета и суммы соответствуют ожиданиям;
• после синхронизации с бухгалтерией — документ перенесся без ошибок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по списанной серии в отчете по складу

Норма

Количество равно нулю

Тревожный признак

Остаток остался — списана не та серия или не все количество

Статья расходов в документе

Норма

Указана статья «Списание по сроку годности»

Тревожный признак

Статья пустая или общая — расходы попадут в неверную аналитику

Проводки после проведения

Норма

Дт расходного счета — Кт 41 на сумму себестоимости

Тревожный признак

Проводок нет или сумма нулевая — проверьте настройки статьи расходов

Типичные ошибки при списании просроченного товара

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой операции, а из-за пропущенных подготовительных шагов. Списание без указания серии при включенном учете серий приводит к тому, что система спишет годную партию, а просроченная останется висеть на остатках. Другая крайность — списание «в ноль» всей номенклатуры, хотя просрочена только часть партии.

Отдельная группа ошибок — учетные: списание на неподходящую статью расходов, отсутствие первичных документов, списание задним числом после закрытия периода. Последнее требует корректировки закрытия месяца и пересчета себестоимости.

Настройте регламентный контроль: раз в неделю формируйте отчет по срокам годности с отбором «истекает в ближайшие N дней». Это позволит вовремя устроить распродажу или вернуть товар поставщику до того, как он превратится в списание.

FAQ: частые вопросы по списанию просроченного товара

Можно ли списать товар, если учет серий и сроков годности не ведется?

Да. Проведите фактическую инвентаризацию (документ «Пересчет товаров»), зафиксируйте просроченные позиции актом и спишите их обычным документом «Списание товаров» без указания серий. Но контролировать сроки автоматически в этом случае не получится.

На какую статью расходов списывать просрочку?

Создайте отдельную статью, например «Списание товаров по сроку годности», с типом «Прочие расходы» или «Потери от порчи». Отдельная статья позволит анализировать потери и обосновывать их при проверках.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании просроченного товара?

По общему правилу нет, если списание связано с хозяйственной деятельностью и подтверждено документами (акт инвентаризации, акт списания, приказ). При значительных суммах или спорных ситуациях согласуйте позицию с бухгалтером.

Чем списание отличается от возврата поставщику?

Списание — это признание убытка: товар снимается с учета в расходы организации. Возврат поставщику означает, что стоимость товара компенсирует контрагент. Если договор допускает возврат просрочки — это почти всегда выгоднее.

Как списать только часть партии, если просрочена не вся?

В документе списания укажите только фактически просроченное количество. При учете по сериям выберите конкретную серию с истекшим сроком — остаток годной продукции сохранится на складе.

Что делать, если списание проведено ошибочно?

Если период открыт — отмените проведение документа или пометьте его на удаление. Если период закрыт — создайте корректирующий документ «Оприходование товаров» текущей датой и затем повторите списание правильно.