Как завести новую карточку товара в 1С

Карточка товара в 1С — это элемент справочника «Номенклатура», без которого товар нельзя использовать в документах: ни в поступлении, ни в реализации, ни в перемещении между складами. От того, насколько корректно заполнена карточка, зависит точность складских остатков, себестоимости, печатных форм и обмена с кассами и сайтом.

Порядок действий примерно одинаков в типовых конфигурациях «Управление торговлей», «ERP», «Комплексная автоматизация» и «Управление нашей фирмой», но расположение кнопок и состав реквизитов могут отличаться. Ниже описан универсальный сценарий с уточнениями по популярным конфигурациям.

Перед созданием новой позиции убедитесь, что у вас есть права на добавление номенклатуры, а вид номенклатуры и нужные группы уже существуют в базе. Это сэкономит время и избавит от дублирования элементов.

Где находится справочник номенклатуры

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» справочник открывается через раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в некоторых версиях — «CRM и маркетинг» → «Номенклатура» или раздел «Закупки»). В «1С:Управление нашей фирмой» путь короче: «Закупки» или «Продажи» → «Номенклатура» либо «НСИ» → «Номенклатура».

Если справочника нет в меню, воспользуйтесь глобальным поиском (иконка лупы в правом верхнем углу): введите «номенклатура» и выберите справочник из результатов. Отсутствие пункта в меню также может означать, что у вашей роли нет прав на работу с товарами — в этом случае обратитесь к администратору базы.

Перед созданием нового элемента введите наименование товара в строку поиска внутри справочника. Поиск по подстроке покажет похожие позиции, и вы избежите главной боли учёта — дублей номенклатуры, которые размазывают остатки и ломают отчёты.

Создание карточки: пошаговый порядок

Нажмите кнопку «Создать» в списке номенклатуры. Если в базе настроено несколько видов номенклатуры, программа сначала предложит выбрать вид — например, «Товар», «Услуга», «Работа» или «Материал». От вида зависит набор реквизитов и поведение позиции в документах: услуги не попадают на склад, а для товаров включается складской учёт.

Заполните основные поля: рабочее наименование (внутреннее название для поиска) и наименование для печати (оно попадёт в счета, накладные и УПД). Артикул, единица измерения, ставка НДС и группа номенклатуры обычно заполняются на той же форме. После заполнения нажмите «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и проверьте поиском, нет ли такой позиции
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры (товар, услуга и т.д.)
3. 3
   Заполните наименование, наименование для печати, артикул и единицу измерения
4. 4
   Укажите ставку НДС и при необходимости группу, страну происхождения, ТН ВЭД
5. 5
   Добавьте штрихкод на вкладке или через команду «Штрихкоды»
6. 6
   Запишите карточку и задайте цену документом «Установка цен номенклатуры»
7. 7
   Проверьте позицию в тестовом документе поступления или реализации

Какие реквизиты заполнить обязательно

Минимальный набор, без которого карточка будет «сырой»: наименование, вид номенклатуры, единица измерения и ставка НДС. Но для полноценной работы стоит сразу заполнить расширенный набор — это избавит от доработок при печати документов и выгрузке в маркетплейсы или на сайт.

Если товар подлежит маркировке («Честный знак»), в карточке нужно указать соответствующий признак и товарную группу маркировки. Без этого документы оборота маркированной продукции будут работать некорректно, а передача данных в систему маркировки — с ошибками.

Единицы измерения, упаковки и штрихкоды

Базовая единица измерения (штука, килограмм, метр) задаётся при создании карточки и используется в учёте остатков. Если товар приходит коробами, а продаётся поштучно, заведите упаковки: в карточке откройте список упаковок и укажите, сколько базовых единиц содержится в каждой. В документах тогда можно будет выбирать удобную единицу, а 1С пересчитает количество автоматически.

Штрихкоды хранятся в отдельном регистре и привязываются к номенклатуре, упаковке и характеристике. Добавить штрихкод можно из карточки товара командой «Штрихкоды» или прямо сканированием: поставьте курсор в поле штрихкода и отсканируйте этикетку. Один товар может иметь несколько штрихкодов — например, для разных упаковок.

Если штрихкод уже зарегистрирован за другой позицией, программа выдаст предупреждение. Не игнорируйте его: дублирующийся штрихкод приведёт к тому, что сканер на кассе будет подставлять не тот товар.

Установка цены на новый товар

Само по себе создание карточки не задаёт цену. Цены в типовых конфигурациях хранятся отдельно и регистрируются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки», в зависимости от конфигурации). Создайте документ, добавьте новую позицию, укажите вид цены (розничная, оптовая, закупочная) и значение, затем проведите документ.

Цена действует с даты документа. Если в документе продажи цена не подставляется, первым делом проверьте: проведён ли документ установки цен, тот ли указан вид цены в соглашении с клиентом или в настройках документа, и не установлена ли цена более поздней датой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск позиции в справочнике

Норма

Товар находится по наименованию и артикулу, дублей нет

Тревожный признак

Найдено несколько похожих карточек — остатки разойдутся

Заполнение документа продажи

Норма

При выборе товара подставляются единица измерения, ставка НДС и цена

Тревожный признак

Цена нулевая или поля пустые — не заведена цена или вид цен

Сканирование штрихкода

Норма

Сканер подставляет именно этот товар

Тревожный признак

Подставляется другая позиция или ничего не находится

Печатная форма

Норма

В УПД/накладной корректное полное наименование

Тревожный признак

Выводится сокращённое или пустое наименование

Особенности в разных конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии» справочник проще: нет упаковок, видов цен и характеристик в полном объёме. Карточка создаётся через «Справочники» → «Номенклатура», а цены продажи чаще всего задаются вручную в документах. Тип номенклатуры (товар, материал, услуга) влияет на счета учёта, поэтому выбирайте его внимательно.

В «1С:Рознице» акцент смещён на штрихкоды и цены для касс: после создания карточки обязательно проверьте, что товар выгружается на кассу и цена актуальна, иначе на фронте будет отказ продажи или продажа по нулевой цене.

В «1С:Управление нашей фирмой» номенклатура делится на запасы, услуги и работы, а цены задаются документом «Установка цен» либо прямо в прайс-листе. Состав реквизитов компактнее, но логика та же.

Если товаров много и они приходят от поставщика в виде прайса, быстрее использовать загрузку из Excel или обработку «Помощник продаж/приёмки», а не заводить карточки вручную. В типовых конфигурациях есть встроенная загрузка номенклатуры из табличного документа.

Типичные ошибки при создании карточки

Самая частая проблема — дубли: один и тот же товар заводят несколько раз с разными написаниями («Кабель HDMI 2м», «Кабель HDMI 2 м», «кабель hdmi 2.0»). Остатки распределяются по разным карточкам, и отчёты показывают неправдоподобные цифры. Всегда ищите перед созданием и договоритесь в компании о едином формате наименований.

Вторая группа ошибок — неверный вид номенклатуры или ставка НДС. Услуга, заведённая как товар, попадёт в складские отчёты; неверная ставка НДС исказит декларацию. И третий типовой просчёт — забытая установка цены: карточка есть, товар на складе есть, а в чеке цена нулевая.

Частые вопросы

Можно ли создать карточку товара прямо из документа поступления?

Да. В документе «Поступление товаров и услуг» при добавлении строки нажмите «Создать» в поле выбора номенклатуры — откроется форма нового элемента. После записи карточка автоматически подставится в строку документа. Это удобно при первичном заведении ассортимента, но правило «сначала проверить дубли» сохраняется.

Как изменить реквизиты уже созданной карточки?

Откройте элемент справочника, отредактируйте поля и запишите. Большинство реквизитов (наименование, артикул, штрихкод, ставка НДС) меняется свободно и не влияет на уже проведённые документы — в них сохранились старые значения на момент проведения. Осторожнее с видом номенклатуры и единицей измерения: их смена после движений может привести к расхождениям в отчётах.

Что делать, если обнаружились дубли номенклатуры?

Используйте типовую обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она находит похожие элементы и заменяет все ссылки в документах на выбранную «правильную» карточку, после чего дубль помечается на удаление. Перед операцией сделайте резервную копию базы.

Нужно ли заполнять характеристики и серии?

Только если это требуется учётной политикой: характеристики — когда один и тот же товар различается по размеру, цвету или другому параметру (например, одежда), серии — для учёта по срокам годности или серийным номерам. Включение этих механизмов настраивается в виде номенклатуры. Если товар уникален и не делится на варианты, характеристики не нужны.

Почему товар не выгружается на кассу или сайт?

Чаще всего причины три: не установлена цена нужного вида, карточка помечена на удаление или не включена в сегмент/отбор выгрузки. Проверьте также заполненность обязательных для обмена полей — штрихкода, наименования для печати и ставки НДС: многие обмены отклоняют позиции с пустыми обязательными реквизитами.