Торговля и Склад · 8 мин
Как сделать возврат чека в 1С по онлайн-кассе
Как оформить возврат чека в 1С через онлайн-кассу: пошаговая инструкция для Розницы и УТ, возврат без чека, в другой смене, ошибки и проверка в ОФД.
Возврат товара покупателю — штатная операция, но в связке «1С + онлайн-касса» у неё есть особенности: нужно правильно выбрать документ основания, пробить чек с корректным признаком расчёта и убедиться, что данные ушли в ОФД. Ошибка в одном из шагов приводит к расхождению учётных данных с фискальными, а это лишние вопросы при проверке и ручная сверка.
Ниже разобран порядок оформления возврата на примере конфигураций «1С:Розница» и «1С:Управление торговлей» с подключённой кассой ККТ. Логика одинакова: сначала создаётся документ возврата в учётной системе, затем на его основании пробивается кассовый чек «Возврат прихода».
Когда оформляется возврат и какие есть ограничения
По закону о защите прав потребителей покупатель вправе вернуть товар надлежащего качества в течение 14 дней (не считая дня покупки), если товар не был в употреблении и сохранены товарный вид и упаковка. Возврат некачественного товара возможен в течение гарантийного срока или разумного срока в пределах двух лет. Эти сроки учётная система не контролирует — их проверяет кассир или менеджер.
Отсутствие у покупателя чека не является основанием для отказа: покупатель может подтвердить покупку свидетельскими показаниями, выпиской по карте или данными самой кассы. В 1С при этом возврат оформляется без документа-основания — «возврат без чека», порядок описан ниже.
Подготовка: что проверить перед оформлением возврата
Перед пробитием чека возврата убедитесь в трёх вещах. Во-первых, кассовая смена должна быть открыта — без открытой смены фискальный регистратор не примет чек. Во-вторых, в кассе должно быть достаточно наличных, если возврат производится наличными: чек пробьётся, но выдать деньги будет нечем, и придётся делать внесение. В-третьих, проверьте связь с ОФД — чек возврата так же обязан быть передан оператору, как и чек продажи.
Также найдите исходный документ продажи. В «1С:Розница» это чек ККМ, в «Управлении торговлей» — чек ККМ или реализация товаров и услуг. Поиск выполняется по номеру чека, дате или сумме. Если исходный чек найден, возврат создаётся на его основании — тогда 1С автоматически подставит товары, цены и суммы, и риск ошибки минимален.
Как проверить готовность к возврату
Смена открыта, в 1С виден номер смены
Смена закрыта — чек не пробьётся
Нет неотправленных документов или их количество не растёт
Накопились неотправленные чеки — сначала восстановите связь
Суммы в денежном ящике хватает на возврат
Наличных меньше суммы возврата — сделайте внесение
Возврат по чеку в течение той же смены
Если покупатель вернул товар в день покупки и смена ещё открыта, в «1С:Розница» откройте рабочее место кассира (РМК), найдите исходный чек через кнопку поиска чеков и выберите операцию возврата. Программа создаст чек ККМ на возврат с теми же позициями. При частичном возврате удалите лишние строки или скорректируйте количество.
После проверки состава нажмите кнопку пробития чека. На фискальный регистратор уйдёт чек с признаком расчёта «Возврат прихода», ККТ напечатает бумажный чек и при включённой настройке отправит электронный чек покупателю. Выдайте деньги тем же способом, которым принимали оплату: при безналичной оплате выполните операцию возврата на эквайринговом терминале до или сразу после пробития чека.
Возврат в другую смену или на следующий день
Если смена, в которой была продажа, уже закрыта, порядок немного отличается. В «1С:Розница» создайте документ «Возврат товаров от покупателя» (раздел «Продажи»), заполните его на основании чека ККМ или вручную, проведите — товар вернётся на склад. Затем в открытой смене пробейте чек ККМ на возврат, указав созданный документ как основание.
В «1С:Управление торговлей» логика аналогична: документ «Возврат товаров от клиента» создаётся на основании реализации или чека ККМ, после чего из рабочего места кассира пробивается чек на возврат. Важно не перепутать: чек возврата пробивается в текущей открытой смене, а не «задним числом» — фискальный накопитель фиксирует реальные дату и время операции.
Возврат без чека и частичный возврат
Когда покупатель не предъявил чек, а найти продажу в базе не удалось, возврат оформляется без основания. В «1С:Розница» в РМК выбирается режим возврата без чека: кассир вручную добавляет товары, указывает цены (обычно по текущей розничной цене или по цене из заявления покупателя) и пробивает чек «Возврат прихода». Для таких операций желательно брать с покупателя заявление на возврат с паспортными данными — это стандартная практика для защиты от злоупотреблений.
Частичный возврат — когда возвращается не весь чек, а одна-две позиции — оформляется так же, но в документе возврата оставляются только возвращаемые товары с корректным количеством. Сумма чека возврата должна точно совпадать с суммой возвращаемых позиций, иначе при оплате картой возврат по терминалу не сойдётся с фискальным чеком.
Проверка результата: ОФД и учётные данные
После пробития чека убедитесь, что он передан в ОФД. В «1С:Розница» это видно в журнале чеков ККМ по статусу или через отчёт «Состояние передачи данных в ОФД». Чек со статусом «не передан» дольше установленного срока означает проблему со связью — при длительном накоплении непереданных документов фискальный накопитель может заблокироваться.
Дополнительно сверьте учётные данные: в документе возврата товар должен быть оприходован на склад, движение денег — отражено по кассе ККМ. В личном кабинете ОФД чек возврата отображается с признаком «Возврат прихода» и корректной суммой. Эту проверку удобно выполнять в конце смены вместе со сверкой Z-отчёта.
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если кассовая смена уже закрыта?
Да. Откройте новую смену и пробейте чек «Возврат прихода» в ней. Дата продажи и дата возврата могут не совпадать — фискальный накопитель фиксирует фактическое время возврата, и это нормально.
Что делать, если покупатель оплатил картой, а терминал не работает?
Чек возврата пробить можно, но деньги на карту без терминала не вернуть. Корректные варианты: дождаться восстановления терминала или оформить возврат через банк по заявлению. Выдавать наличные вместо возврата на карту не следует.
Нужен ли паспорт покупателя для возврата?
Для пробития чека в 1С паспорт не требуется. Но при возврате без чека и при возврате по заявлению многие организации запрашивают паспортные данные и берут письменное заявление — это внутреннее правило, защищающее от мошенничества.
Чем отличается «Чек ККМ на возврат» от «Возврата товаров от покупателя»?
«Возврат товаров от покупателя» — складской и расчётный документ: он возвращает товар на склад и формирует задолженность перед клиентом. «Чек ККМ на возврат» — фискальный документ, который передаётся в ОФД. В типовой схеме сначала создаётся первый, затем на его основании пробивается второй.
Как исправить возврат, пробитый с неверной суммой?
Сторнировать фискальный чек нельзя. Нужно пробить чек коррекции на разницу с правильным типом коррекции («самостоятельно» или «по предписанию»), а при необходимости — корректный чек возврата. Все действия фиксируйте в объяснительной записке для возможной проверки.
Что важно запомнить
Возврат оформляется документом в 1С и чеком с признаком «Возврат прихода» в открытой смене. Деньги возвращаются тем же способом, что и оплата. После пробития проверьте передачу чека в ОФД и оприходование товара на склад.