Торговля и Склад · 9 мин
Как в 1С создать возвратную накладную
Пошаговая инструкция: как оформить возвратную накладную в 1С для возврата товара поставщику или от покупателя. Проводки, ошибки, проверка результата.
Возвратная накладная в 1С оформляется в двух зеркальных ситуациях: когда покупатель возвращает товар вам и когда вы возвращаете товар поставщику. В типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) для этого предусмотрены отдельные документы «Возврат товаров от клиента» и «Возврат товаров поставщику», а в Бухгалтерии предприятия возврат оформляется через документы реализации и поступления с соответствующей операцией.
Правильно оформленный возврат влияет сразу на несколько участков учёта: восстанавливает или уменьшает складские остатки, корректирует задолженность перед контрагентом, сторнирует выручку или себестоимость и формирует корректировочные документы по НДС. Ошибка в выборе вида операции приводит к зависшим остаткам и расхождениям в расчётах, которые потом приходится искать вручную.
Ниже разобраны оба сценария на примере типовых конфигураций, даны проверки результата и типичные ошибки. Интерфейс описан для актуальных релизов; в старых версиях названия кнопок могут немного отличаться, но логика документов сохраняется.
Какой документ выбрать: определяем направление возврата
Первый шаг — понять, кто кому возвращает товар. От этого зависит вид документа и дальнейшие проводки. Если вы отгрузили товар покупателю, а он вернул его обратно, используется «Возврат товаров от клиента». Если вы сами получили некачественный или излишний товар и отправляете его обратно поставщику — «Возврат товаров поставщику».
В 1С:Бухгалтерии 8.3 отдельных документов возврата нет: возврат поставщику оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары, услуги, комиссия» или через корректировку поступления, а возврат от покупателя — документом «Возврат товаров от покупателя» либо корректировкой реализации, в зависимости от релиза и настроек. Перед началом работы уточните, какая схема принята в вашей учётной политике.
Сравнение вариантов
Подходит, когда вы отгружаете товар обратно контрагенту, у которого его купили. Уменьшает складские остатки и вашу задолженность перед поставщиком.
Подходит, когда покупатель возвращает вам ранее отгруженный товар. Увеличивает остатки на складе и уменьшает задолженность клиента.
Подходит, когда меняется цена или количество без физического движения товара, либо когда возврат оформляется в том же периоде.
Возврат товара поставщику: пошаговая инструкция
Откройте раздел «Закупки» (в УТ 11) или «Покупки» (в Бухгалтерии) и найдите журнал «Возвраты товаров поставщикам». Нажмите «Создать». Быстрее и надёжнее другой путь: откройте исходный документ «Поступление товаров и услуг» и нажмите кнопку «Ввести на основании» → «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически подставит контрагента, договор, склад и табличную часть с товарами и ценами.
Проверьте и заполните ключевые поля: организацию, контрагента, договор, склад отгрузки. В табличной части удалите строки с товарами, которые не возвращаются, и скорректируйте количество — по умолчанию подставляется весь объём из поступления. Если возврат частичный, укажите фактическое количество возвращаемого товара.
Укажите причину возврата, если в конфигурации предусмотрено такое поле, — оно попадёт в печатную форму и упростит претензионную работу. Затем проверьте суммы и ставки НДС: они должны соответствовать исходному поступлению. Нажмите «Провести» и распечатайте накладную (обычно ТОРГ-12) и при необходимости УПД.
- 1Откройте исходное поступление и нажмите «Ввести на основании» → «Возврат товаров поставщику»
- 2Проверьте организацию, контрагента, договор и склад
- 3Скорректируйте количество возвращаемых товаров в табличной части
- 4Сверьте цены, суммы и ставки НДС с исходным документом
- 5Проведите документ и распечатайте ТОРГ-12 или УПД
- 6Проверьте остатки по складу и взаиморасчёты с поставщиком
Возврат товара от покупателя: оформление и нюансы
Когда товар возвращает покупатель, перейдите в раздел «Продажи» и создайте документ «Возврат товаров от клиента». Как и в предыдущем случае, удобнее ввести его на основании исходной реализации — тогда цены, скидки и НДС подтянутся автоматически, а риск расхождений в стоимости будет минимальным.
Обратите внимание на поле «Склад» и качество товара. Если возвращённый товар исправен, он поступает на основной склад и снова доступен к продаже. Если товар бракованный, в конфигурациях с расширенным складским учётом его следует оприходовать на отдельный склад (или с указанием статуса «некачественный»), чтобы он не попал в резерв и не был отгружен следующему клиенту.
После проведения документа уменьшается задолженность покупателя. Если оплата уже была получена, образуется аванс, который можно вернуть деньгами документом списания с расчётного счёта или зачесть в счёт других отгрузок. Для НДС по возврату от покупателя оформляется корректировочный счёт-фактура либо отражается вычет — в зависимости от ситуации и настроек учётной политики.
Печать накладной и сопроводительных документов
Из проведённого документа возврата доступны стандартные печатные формы: товарная накладная ТОРГ-12, универсальный передаточный документ (УПД), а при оформлении возврата от клиента — иногда требуется акт о возврате. Кнопка «Печать» находится в командной панели документа. Если нужной формы нет, проверьте настройки: в некоторых конфигурациях УПД формируется только при определённом статусе счёта-фактуры.
При возврате поставщику оригинал накладной передаётся с товаром, второй экземпляр остаётся у вас с отметкой принимающей стороны. При возврате от покупателя накладную обычно предоставляет сам покупатель, а вы проверяете соответствие количества и номенклатуры фактической поставке. Расхождения фиксируйте актом до проведения документа в программе.
Проверка результата: остатки, взаиморасчёты и НДС
После проведения возврата обязательно убедитесь, что документ отработал корректно на всех участках. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и проверьте, что количество по возвращённой номенклатуре изменилось на ожидаемую величину. Затем сформируйте акт сверки с контрагентом или отчёт «Взаиморасчёты с контрагентами» — задолженность должна уменьшиться на сумму возврата.
Для контроля НДС проверьте книгу покупок и книгу продаж за период: корректировочные записи должны появиться автоматически после формирования регламентных документов. Если записей нет, убедитесь, что счёт-фактура по возврату зарегистрирован и проведён.
Как проверить результат
Количество по возвращённому товару изменилось ровно на объём возврата
Остаток не изменился или появился отрицательный остаток
Задолженность уменьшилась на сумму возврата
Долг завис или появился непонятный аванс без документа
Корректировочная запись отражена в книге покупок или продаж
Записей нет, счёт-фактура не зарегистрирован
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — создание возврата «с нуля» вместо ввода на основании. В этом случае цены вручную вводятся с расхождениями, документ не связывается с исходной накладной, и отчёты по продажам показывают некорректную себестоимость. Вторая распространённая проблема — возврат количества больше, чем было отгружено по документу-основанию: программа либо не даст провести документ, либо создаст отрицательные остатки.
Учитывайте и организационные ограничения: для проведения возврата у пользователя должны быть права на соответствующие документы, а период исходной накладной — не закрыт для редактирования. Если исходный документ находится в закрытом периоде, возврат оформляется текущей датой, но корректировка НДС потребует дополнительных действий и, возможно, уточнённой декларации — здесь лучше согласовать порядок с бухгалтером.
Частые вопросы
Можно ли оформить частичный возврат по накладной?
Да. Введите возврат на основании исходного документа и в табличной части оставьте только возвращаемые позиции, скорректировав количество. Программа проведёт документ на указанный объём, остальная часть товара останется учтённой по первоначальной накладной.
Что делать, если товар возвращают через несколько месяцев после продажи?
Оформите возврат текущей датой со ссылкой на исходную реализацию. Проверьте, не закрыт ли период исходного документа, и согласуйте с бухгалтером порядок отражения НДС — при сдаче отчётности за прошлый период может потребоваться уточнённая декларация или корректировка в текущем периоде.
Как вернуть деньги покупателю после возврата товара?
После проведения возврата у клиента образуется аванс (переплата). Оформите документ «Списание безналичных денежных средств» или «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат оплаты клиенту», указав тот же договор. После проведения взаиморасчёты закроются.
Почему документ возврата не проводится из-за отрицательных остатков?
При возврате поставщику программа списывает товар со склада, и если фактический остаток меньше возвращаемого количества, появляется ошибка. Проверьте отчёт по остаткам: возможно, товар уже частично продан или перемещён. Скорректируйте количество в возврате или сначала разберитесь с расхождением остатков.
Чем возврат отличается от сторнирования документа?
Сторнирование (пометка на удаление или отмена проведения) полностью отменяет исходную операцию и допустимо только если документ был ошибочным. Возврат — самостоятельная хозяйственная операция с собственной накладной, движением товара и корректировкой НДС. Для реального возврата товара всегда используйте документ возврата.
Что важно запомнить
Возврат оформляется отдельным документом: «Возврат товаров поставщику» или «Возврат товаров от клиента», лучше всего — на основании исходной накладной. После проведения обязательно проверьте складские остатки, взаиморасчёты и регистрацию счёта-фактуры, а при закрытом периоде согласуйте действия с бухгалтером.