Торговля и Склад · 10 мин
Как провести ревизию в 1С: полная инструкция
Как провести ревизию (инвентаризацию) в 1С: подготовка, инвентаризационная опись, ввод фактических остатков, оприходование излишков и списание недостач.
Ревизия (инвентаризация) в 1С — это сверка фактических остатков товара на складе с данными учёта и оформление расхождений документами. В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:Розница, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) для этого предусмотрены специальные документы: приказ на инвентаризацию, инвентаризационная опись и документы отражения результатов — оприходование и списание.
Главная ошибка при ревизии — сразу списывать недостачу «вручную» обычным документом списания, минуя инвентаризационные документы. Такой подход ломает отчётность по инвентаризации, не формирует сличительную ведомость и затрудняет последующие разбирательства по пересортице. Правильная схема всегда строится вокруг инвентаризационной описи.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки базы до закрытия расхождений, с проверкой результатов и типичными ошибками. Инструкция ориентирована на конфигурации линейки УТ 11 / КА 2 / ERP 2 и 1С:Розница — названия документов и пунктов меню в них близки.
Подготовка базы перед началом ревизии
До создания инвентаризационных документов нужно привести учёт в актуальное состояние. Проведите все приходные и расходные накладные, перемещения, возвраты и документы сборки, которые относятся к ревизуемому складу. Непроведённый документ не участвует в остатках, и после ревизии его проведение «задним числом» создаст новое расхождение.
Проверьте отрицательные остатки по складу через отчёт «Остатки товаров» (в УТ 11 — «Ведомость по товарам на складах»). Минусовые остатки означают, что расход проведён раньше прихода или приход вообще не оформлен. Ревизия на базе с минусами даст некорректные учётные количества в описи, и расхождения будут искажены.
Договоритесь о «заморозке» склада: на время пересчёта не должно быть приёмки и отгрузки. Если остановить работу полностью нельзя, фиксируйте движения, произошедшие после снятия остатков, отдельно и учитывайте их при вводе фактических данных.
Создание приказа на инвентаризацию
В УТ 11, КА 2 и ERP 2 документ называется «Приказ на проведение инвентаризации» и находится в разделе «Склад и доставка» → «Инвентаризации» (в некоторых версиях — «Склад» → «Приказы на инвентаризацию»). В приказе указывают склад, даты начала и окончания, при необходимости — состав комиссии в комментарии или печатной форме.
Приказ служит основанием для инвентаризационной описи: одна опись привязывается к одному приказу, и по приказу удобно контролировать статус всей ревизии. В 1С:Розница отдельного приказа нет — работа начинается сразу с документа «Инвентаризация товаров», что упрощает процесс для небольших магазинов.
Практический совет: создавайте отдельные приказы по каждому складу или даже по товарной группе, если ревизия идёт частями. Это позволяет закрывать ревизию поэтапно и не держать весь склад «замороженным».
Заполнение инвентаризационной описи
Инвентаризационная опись (в УТ 11 — «Пересчет товаров» или «Инвентаризационная опись» в зависимости от версии и настроек) создаётся на основании приказа. По кнопке «Заполнить» → «Заполнить по остаткам» табличная часть загружается учётными остатками на дату документа по выбранному складу.
Колонка «Количество (учёт)» показывает данные программы, колонка «Количество (факт)» заполняется результатами физического пересчёта. Пока факт не введён, во многих версиях программа считает факт равным учёту — внимательно проверяйте, что реально пересчитанные позиции внесены, а не оставлены «по умолчанию».
Если на складе используются терминалы сбора данных, фактические количества загружаются из ТСД через обработку загрузки. При ручном пересчёте удобно распечатать опись без учётных количеств (форма «слепого» пересчёта), чтобы считающий не подгонял цифры под учёт.
- 1Создайте приказ на инвентаризацию по нужному складу
- 2Создайте опись на основании приказа и заполните её по остаткам
- 3Распечатайте бланк пересчёта или выгрузите номенклатуру на ТСД
- 4Проведите физический пересчёт и внесите фактические количества
- 5Проверьте расхождения, проведите опись
- 6Создайте на основании описи оприходование и списание
Ввод фактических данных и анализ расхождений
После ввода фактических количеств программа автоматически считает отклонение по каждой строке. Перед проведением описи просмотрите все строки с расхождениями: крупные отклонения по дорогим позициям имеет смысл пересчитать повторно — значительная часть «недостач» оказывается ошибкой пересчёта или товаром, отложенным в другом месте.
Обратите внимание на пересортицу: когда по одной номенклатуре недостача, а по похожей — излишек на сопоставимую сумму. В типовых конфигурациях пересортица оформляется через документ «Пересортица товаров» (в УТ 11 создаётся на основании описи), который взаимозачитывает излишки и недостачи без отдельных оприходований и списаний.
Для анализа используйте печатную форму «Сличительная ведомость» (ИНВ-19) — она формируется из описи и показывает расхождения в количественном и суммовом выражении. Именно этот документ подписывает комиссия при официальной инвентаризации.
Как проверить результат перед закрытием
Нет отрицательных остатков, остатки совпадают с фактом
Минусы или остатки не совпадают с пересчётом
Все расхождения объяснены и перепроверены
Крупные отклонения без повторного пересчёта
Оприходование и списание созданы на основании описи
Расхождения закрыты ручными документами вне описи
Оформление результатов: оприходование и списание
Излишки оформляются документом «Оприходование товаров» (в УТ 11 — «Оприходование излишков товаров»), недостачи — «Списание товаров» («Списание недостач товаров»). Создавайте их кнопкой «Создать на основании» из описи: тогда документы подтянут только расходящиеся позиции и будут связаны с ревизией в отчётах.
В документах результата укажите статью доходов/расходов и аналитику: излишки обычно относят на прочие доходы, недостачи — на прочие расходы или на виновных лиц при установленной ответственности. От выбранной аналитики зависит, как суммы попадут в финансовый результат и регламентированную отчётность.
После проведения документов результатов вернитесь к приказу и убедитесь, что ревизия закрыта полностью: в УТ 11 по приказу видно, все ли расхождения распределены. Откройте отчёт по остаткам склада и сверьте с фактическими данными пересчёта — это финальная проверка корректности всей цепочки.
Типичные ошибки при проведении ревизии
Самая частая ошибка — проведение документов задним числом после ревизии. Если после закрытия описи провести накладную датой до ревизии, остатки снова разойдутся с фактом. Правило простое: после начала ревизии все документы по складу оформляются только текущей датой и после завершения пересчёта.
Вторая ошибка — заполнение фактических количеств копированием учётных без реального пересчёта «проблемных» зон. Такая ревизия формально закрывается, но недостача накапливается и всплывает позже большей суммой. Третья типичная проблема — игнорирование товара в пути, на комиссии или в резерве: эти остатки могут числиться на складе, но физически отсутствовать, и их нужно корректно интерпретировать, а не списывать.
Особенности в разных конфигурациях
В 1С:Розница процесс компактнее: документ «Инвентаризация товаров» объединяет опись и результат, а списание и оприходование формируются автоматически при проведении. Это удобно для магазина с одним складом, но даёт меньше контроля над этапами.
В УТ 11 и ERP 2 доступны ордерный складской учёт и пересчёты по ячейкам (в адресном складе). При ордерной схеме перед ревизией проверьте расхождения между товарными документами и складскими ордерами — ревизия покажет остатки по учёту, а расхождения «накладная/ордер» разбираются отдельным механизмом.
Сравнение вариантов
Один документ «Инвентаризация товаров», результаты формируются автоматически. Подходит магазину с одним-двумя складами, меньше контроля этапов
Полная цепочка: приказ, опись, пересортица, оприходование, списание. Подходит для нескольких складов, адресного хранения и официальных инвентаризаций
Документ «Инвентаризация товаров» с созданием оприходования и списания на основании. Подходит, если складской учёт ведётся только в БП
FAQ по ревизии в 1С
Можно ли провести ревизию по части товара, а не по всему складу?
Да. Создайте отдельный приказ и опись, а при заполнении описи отберите нужную товарную группу или список номенклатуры через отбор. Остальной ассортимент продолжает работать в обычном режиме — «замораживать» нужно только пересчитываемые позиции.
Что делать, если фактический остаток ввели с ошибкой и опись уже проведена?
Если документы результатов ещё не созданы, отмените проведение описи, исправьте количество и проведите заново. Если оприходование или списание уже проведены, отмените и их, затем исправьте опись и пересоздайте результаты. Исправления делайте до закрытия периода и сдачи отчётности.
Как оформить пересортицу, чтобы не списывать и не оприходовать лишнего?
В УТ 11 на основании описи создайте документ «Пересортица товаров»: укажите позицию с недостачей и позицию с излишком. Программа взаимозачтёт количества, а разницу в стоимости отнесёт на доходы или расходы. После пересортицы оставшиеся расхождения закрываются обычными оприходованием и списанием.
Почему в описи учётное количество не совпадает с отчётом по остаткам?
Чаще всего опись заполнялась на одну дату или момент времени, а отчёт смотрится на другую, и между ними были движения. Также проверьте отбор по складу: опись могла быть заполнена по одному складу, а отчёт построен по нескольким. Заполните опись заново на актуальный момент и сверьте снова.
Нужна ли ревизия в 1С, если фактический пересчёт уже сделан на бумаге?
Да. Бумажный пересчёт не меняет учётные остатки: без инвентаризационной описи и документов результатов программа продолжит показывать старые количества, а расхождения не попадут в учёт. Бумажные данные вносятся в опись как фактические количества.
Как часто нужно проводить ревизию?
Обязательная инвентаризация проводится перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица и в иных случаях, установленных законодательством и учётной политикой. Сверх этого многие компании делают выборочные ревизии по ходовым группам товара — это снижает накопление скрытых недостач.
Что важно запомнить
Ревизия в 1С — это цепочка «приказ → опись → оприходование и списание». Перед началом проведите все документы и уберите минуса, во время пересчёта остановите движения по складу, результаты создавайте только на основании описи, а в конце сверьте отчёт по остаткам с фактом.