Как в 1С:Бухгалтерии отразить маркированный товар

Учет маркированных товаров в 1С:Бухгалтерии строится вокруг обмена данными с системой «Честный ЗНАК» и обязательной фиксации кодов маркировки при поступлении и реализации. Программа поддерживает работу с обувью, одеждой, табаком, водой, лекарствами и другими товарными группами, для которых введена обязательная маркировка.

Ошибки в отражении маркировки приводят не только к расхождениям в учете, но и к штрафам: продажа немаркированного товара или передача неверных сведений в систему маркировки — административное нарушение. Поэтому важно настроить программу до начала работы и контролировать каждый этап движения товара.

Ниже разобраны настройка учетной системы, приемка товара с кодами DataMatrix, розничная и оптовая продажа, возвраты, списание и проверка корректности данных. Материал ориентирован на типовую 1С:Бухгалтерию 8.3 с актуальными обновлениями.

Подготовка: включение учета маркированной продукции

До начала работы проверьте, что в программе включен функционал маркировки. Откройте раздел «Администрирование» → «Настройки учета» → «Маркировка» (в некоторых релизах путь: «Администрирование» → «Общие настройки» → «Маркированная продукция»). Установите флажки для тех товарных групп, с которыми работаете: обувь, одежда и белье, табак, молочная продукция, вода и прочие.

Далее настройте обмен с оператором ЭДО — через него 1С получает универсальные передаточные документы (УПД) от поставщиков с кодами маркировки и отправляет сведения о выбытии. В разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами» укажите учетную запись оператора и проверьте, что подключение активно.

Также потребуется регистрация в «Честном ЗНАКе» и наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) на руководителя или уполномоченное лицо. Без действующей подписи документы в систему маркировки не уйдут, а коды останутся в неподтвержденном статусе.

Создание номенклатуры маркированного товара

Каждая маркированная позиция заводится в справочнике «Номенклатура» с указанием товарной группы маркировки. При создании карточки выберите вид номенклатуры, для которого настроена маркировка, либо заполните поле «Товарная группа» вручную — от этого зависит, какие коды программа будет ожидать и какие документы формировать.

Для товаров, учитываемых поштучно по кодам (обувь, одежда), в карточке важно корректно указать GTIN — код товара из штрихкода EAN-13. Если поставщик прислал электронный УПД, номенклатура часто создается автоматически при сопоставлении: программа подтягивает наименование, GTIN и товарную группу из документа.

Не создавайте дубли карточек под один и тот же товар: расхождение GTIN в номенклатуре и в коде маркировки приведет к ошибкам при сканировании на кассе и при передаче сведений о выбытии.

Поступление маркированного товара

Приемка по электронному УПД

Оптимальный сценарий — поставщик присылает УПД через ЭДО, и коды маркировки загружаются в программу автоматически. В разделе «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» создайте документ на основании входящего электронного документа. Программа заполнит табличную часть товарами и кодами маркировки.

После загрузки выполните контрольную приемку: отсканируйте сканером 2D фактические коды DataMatrix на коробах или единицах товара и сверьте с данными документа. В документе поступления есть кнопка проверки кодов — расхождения подсвечиваются. Если коды не совпадают, не проводите документ до выяснения причины: либо поставщик ошибся в УПД, либо вложение не соответствует.

Приемка без электронного документа

Если поставщик не передает УПД (что само по себе нарушение для оборота маркированного товара между организациями), коды придется вводить вручную сканированием каждой единицы в табличную часть документа поступления. Для больших партий это трудоемко, поэтому настаивайте на электронном документообороте.

1. 1
   Получите УПД от поставщика через ЭДО и загрузите в базу
2. 2
   Создайте документ поступления на основании УПД
3. 3
   Отсканируйте фактические коды DataMatrix и сверьте с документом
4. 4
   Проведите поступление — товар и коды встанут на учет
5. 5
   Проверьте статусы кодов в разделе маркировки

Продажа маркированного товара

Розничная продажа через кассу

В рознице код маркировки считывается на кассе при пробитии чека. Для этого кассовое место должно быть настроено на работу с фискальным регистратором, поддерживающим передачу кодов в чеке (тег 1163), и подключен 2D-сканер. В 1С:Бухгалтерии розничные продажи отражаются документом «Отчет о розничных продажах», куда коды попадают с кассы при загрузке данных или при ручном сканировании.

Если касса сторонняя (например, отдельное ПО), убедитесь, что выгрузка в 1С передает не только суммы, но и сведения о маркированных позициях, иначе выбытие кодов придется оформлять отдельным документом.

Оптовая продажа

При продаже организации или ИП оформляется документ «Реализация (акты, накладные, УПД)». В табличной части для маркированных позиций сканируются коды DataMatrix отгружаемых единиц. Затем на основании реализации формируется исходящий УПД, который подписывается УКЭП и отправляется покупателю через ЭДО — сведения о кодах уходят в «Честный ЗНАК» автоматически в составе документа.

Покупатель должен принять УПД — только после этого коды маркировки окончательно перейдут к нему. Контролируйте статус доставки электронных документов: «зависшие» УПД означают, что коды числятся за вами.

Возвраты, списание и прочие операции выбытия

Возврат товара от покупателя оформляется документом «Возврат товаров от покупателя» с указанием кодов маркировки возвращаемых единиц. Если товар возвращается поставщику — документом «Возврат товаров поставщику», и по нему также формируется корректировочный или обратный УПД с кодами.

Списание брака, порчи, использование для собственных нужд отражается документом «Списание товаров», после чего создается документ «Выбытие маркированной продукции» (в разделе маркировки) с указанием причины выбытия. Этот документ передает в «Честный ЗНАК» сведения о выводе кодов из оборота.

При инвентаризации маркированного товара используйте сканирование кодов: программа сравнит фактически отсканированные коды с учетными остатками и покажет излишки и недостачи по конкретным кодам, а не только по количеству.

Проверка статусов кодов и отчеты

Контролируйте движение кодов в разделе «Покупки» или «Склад» → «Маркировка» (точное расположение зависит от релиза). Здесь доступны документы оборота: поступления, выбытия, уведомления. По каждому коду можно посмотреть текущий статус — в обороте, выбыл, ожидает подтверждения.

Полезные отчеты: «Остатки товаров» с детализацией по кодам маркировки и анализ расхождений между учетными остатками и данными «Честного ЗНАКа». Регулярная сверка (хотя бы перед инвентаризацией и сдачей отчетности) позволяет вовремя найти неотсканированные продажи и непроведенные документы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус кода после продажи

Норма

Код выбыл из оборота, чек содержит тег маркировки

Тревожный признак

Код числится в обороте спустя сутки после продажи

Входящий УПД от поставщика

Норма

Документ принят, коды встали на остаток

Тревожный признак

УПД висит без подтверждения, коды недоступны

Остатки по кодам

Норма

Учетные остатки совпадают с фактическим сканированием

Тревожный признак

Есть коды в учете, которых нет физически, или наоборот

Частые вопросы

Можно ли вести маркированный товар в 1С:Бухгалтерии без сканера?

Технически коды можно вводить вручную, но на практике это применимо только при единичных операциях: код DataMatrix длинный, вероятность ошибки ввода высока. Для регулярной работы нужен 2D-сканер штрихкодов — это фактически обязательное оборудование для торговли маркированной продукцией.

Что делать, если поставщик прислал УПД без кодов маркировки?

Для маркированного товара передача кодов в УПД обязательна. Запросите у поставщика корректный документ — без кодов вы не сможете законно принять товар в оборот и продать его. Принимать такой товар «как есть» нельзя: это риск штрафа за оборот немаркированной продукции.

Как продать маркированный товар, если касса не передает коды?

Обновите прошивку фискального регистратора и настройки кассового ПО — формат фискальных данных должен поддерживать передачу кода маркировки (ФФД не ниже 1.05, для ряда групп требуется 1.2). До устранения проблемы продажа маркированного товара незаконна.

Нужна ли отдельная номенклатура для каждого размера одежды или обуви?

Да, обычно каждая комбинация товара с уникальным GTIN (размер, цвет) заводится отдельной карточкой или через характеристики номенклатуры, если механизм характеристик включен. Код маркировки привязан к конкретному GTIN, поэтому объединять разные размеры в одну позицию нельзя.

Как оформить остатки маркированного товара при переходе на 1С?

Введите остатки документом «Ввод остатков» с указанием кодов маркировки по каждой позиции. Коды можно загрузить списком из файла или отсканировать. Если товар уже в обороте и коды действительны, дополнительного перемаркирования не требуется.