Торговля и Склад · 8 мин
Как поставить товар на приход в 1С:Управление торговлей
Пошаговая инструкция по оприходованию товара в 1С:Управление торговлей: создание приходного ордера и поступления товаров, проверка остатков, типичные ошибки.
Оприходование товара — базовая операция складского учёта, от которой зависят остатки, себестоимость и корректность последующих продаж. В 1С:Управление торговлей (редакция 11) приход оформляется документом «Приобретение товаров и услуг», а при ордерной схеме склада дополнительно используется «Приходный ордер на товары». Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям между бумажными и системными остатками, неверной себестоимостью и проблемам с поставщиками.
Порядок действий зависит от настроек склада: если для склада включён ордерный учёт, товар сначала распределяется по ордеру, а затем фиксируется в финансовом учёте. Если ордерная схема отключена, достаточно одного документа поступления. Ниже разобраны оба сценария, проверка результата и типичные ошибки.
Что подготовить перед оприходованием
До создания документа убедитесь, что в базе заведены необходимые справочники: контрагент-поставщик, договор (если ведётся учёт по договорам) и номенклатура. Карточка товара должна иметь вид номенклатуры «Товар» — иначе позиция не попадёт на складской учёт и не появится в остатках.
Проверьте настройки склада: откройте карточку склада (раздел «НСИ и администрирование» → «Склады и магазины») и посмотрите, включена ли ордерная схема при поступлении. От этого зависит, потребуется ли приходный ордер. Также убедитесь, что у пользователя есть права на создание документов закупки — иначе кнопка «Создать» будет недоступна.
Оприходование без ордерной схемы: простой вариант
Если склад работает без ордеров, весь приход оформляется одним документом. Откройте раздел «Закупки» → «Документы закупки» (или «Приобретения товаров и услуг») и нажмите «Создать». Заполните шапку: поставщик, организация, склад, валюта и ценообразование.
На вкладке «Товары» добавьте позиции по кнопке «Добавить» или заполните по сканеру штрихкодов. Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС. Если есть заказ поставщику, удобнее заполнить документ на его основании — программа подтянет номенклатуру и цены автоматически, а вам останется скорректировать фактическое количество.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Признак успеха — документ отображается в журнале без пометки ошибки, а товар появляется в отчёте по остаткам на указанном складе.
- 1Откройте «Закупки» → «Приобретения товаров и услуг» → «Создать»
- 2Заполните поставщика, организацию и склад
- 3Добавьте товары, укажите количество, цены и НДС
- 4Проверьте итоговую сумму по накладной поставщика
- 5Нажмите «Провести и закрыть» и сверьте остатки отчётом
Приход при ордерной схеме склада
Ордерная схема разделяет финансовый и складской учёт: менеджер по закупкам оформляет «Приобретение товаров и услуг» со статусом «К поступлению», а кладовщик принимает товар физически и отражает это «Приходным ордером на товары». Такой подход исключает ситуацию, когда товар числится в учёте, но фактически на склад не поступил.
Кладовщик открывает рабочее место «Приходные ордера на товары» (раздел «Склад и доставка»), выбирает основание — распоряжение на поступление — и создаёт ордер. В табличной части указывается фактически принятое количество. Если пришло меньше, чем заказано, разница остаётся в распоряжении и повисает как недопоставка.
После проведения ордера менеджер меняет статус документа поступления на «Принято» и проводит его окончательно. Только после этого товар считается оприходованным в финансовом учёте и доступен для продажи.
Как выбрать действие
Оприходование излишков и без документов поставщика
Излишки, выявленные инвентаризацией, оформляются иначе — через «Пересчет товаров» (раздел «Склад и доставка»). В документе фиксируется фактическое количество, программа сравнивает его с учётным и автоматически формирует оприходование излишков. Вручную создавать поступление от фиктивного поставщика для этой цели не нужно — это исказит взаиморасчёты.
Если товар пришёл без сопроводительных документов, практика зависит от учётной политики: одни организации оформляют поступление с нулевой ценой и актом о приёмке, другие ждут документы. Уточните принятый порядок у бухгалтера, потому что от него зависят налоговые последствия.
Проверка результата после проведения
После оприходования откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу») с отбором по складу и номенклатуре. Остаток должен увеличиться ровно на принятое количество. Если используется резервирование, проверьте также колонку «Доступно» — товар в резерве под заказы не будет свободен для продажи.
Дополнительно сверьте сумму документа с накладной поставщика и проверьте движения документа по регистрам (кнопка «Ещё» → «Движения документа» в форме поступления). Там должны быть записи по регистрам товаров на складах и себестоимости.
Как проверить результат
Увеличился на принятое количество
Не изменился — документ не проведён или склад указан неверно
«Принято», ордер проведён
«К поступлению» — товар не оприходован в учёте
Совпадает с накладной поставщика
Расхождение — ошибка в ценах или количестве
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — неверный склад в шапке документа. Товар оприходуется, но не туда, и при отгрузке возникает отрицательный остаток на реальном складе. Вторая распространённая проблема — дубли номенклатуры: один и тот же товар заведён дважды, и остатки «размазываются» по двум карточкам.
Также опасно редактировать проведённый документ поступления после того, как товар уже продан: изменение количества или цен меняет себестоимость продаж и может привести к отрицательным остаткам. Перед правкой старого документа распроведите связанные реализации или оформите корректировку поступления.
FAQ: частые вопросы по оприходованию товара
Можно ли оприходовать товар без счёта-фактуры поставщика?
Да, само поступление товара проводится независимо от счёта-фактуры. Счёт-фактура регистрируется отдельно на основании документа поступления и влияет только на вычет НДС, а не на складские остатки.
Что делать, если товар пришёл раньше накладной?
При ордерной схеме кладовщик может оформить приходный ордер по факту приёмки, а документ поступления менеджер создаст позже, когда получит документы. Без ордерной схемы поступление обычно вводят после получения накладной, датой фактического поступления.
Почему товар проведён, но недоступен для продажи?
Чаще всего причина в резервировании: количество зарезервировано под заказы клиентов. Проверьте колонку «В резерве» в отчёте по остаткам. Другой вариант — документ поступления в статусе «К поступлению», и товар ещё не принят ордером.
Как оприходовать товар, если цены в накладной изменились?
Введите поступление по фактическим ценам из накладной, даже если они отличаются от заказа. Если поступление уже проведено по старым ценам, оформите документ «Корректировка приобретения» — он исправит суммы, не трогая исходный документ.
Нужно ли оприходовать тару и упаковку?
Если тара возвратная или учитывается в учётной политике как отдельный актив, её оприходуют отдельными строками с соответствующим видом номенклатуры. Невозвратная упаковка, включённая в цену товара, отдельно не приходуется.
Что важно запомнить
Приход товара оформляется документом «Приобретение товаров и услуг», при ордерной схеме — в связке с приходным ордером. Перед проведением проверяйте склад, цены и количество, после — остатки отчётом. Излишки оформляйте через пересчёт товаров, а старые поступления исправляйте корректировкой, а не прямой правкой.