Как списывать продукты в 1С: инструкция для бухгалтера и кладовщика

Списание продуктов в 1С — это снятие товара с учёта при порче, истечении срока годности, использовании на собственные нужды или естественной убыли. Для этого используется документ «Списание товаров» (в конфигурациях «Управление торговлей», «Розница», «ERP») или «Списание материалов» / «Требование-накладная» в «Бухгалтерии предприятия». Конкретное название зависит от конфигурации, но логика везде одинаковая: выбирается склад, указывается номенклатура и количество, определяется счёт списания, документ проводится.

Главная ошибка начинающих пользователей — списывать товар «в минус» без проверки остатков или списывать с неправильным счётом затрат, из-за чего потом приходится исправлять проводки и объясняться с налоговой. Правильная последовательность: сначала убедиться, что остаток на складе соответствует факту (при необходимости провести инвентаризацию), затем оформить списание с корректной статьёй расходов, затем проверить проводки и оборотно-сальдовую ведомость.

Ниже разобраны основные сценарии: разовое списание испорченных продуктов, списание по результатам инвентаризации, списание на производство и на собственные нужды, а также особенности работы в разных конфигурациях и типичные ошибки.

Какие документы используются для списания продуктов

В 1С не существует одного универсального документа «Списание продуктов» — выбор зависит от конфигурации и цели списания. В «1С:Управление торговлей 11», «1С:Розница» и «1С:ERP» основной документ — «Списание товаров» (раздел «Склад» или «Склад и доставка»). В «1С:Бухгалтерия 8» продукты, учтённые как материалы, списываются документом «Списание материалов» или «Требование-накладная», а товары — документом «Списание товаров» из раздела «Склад».

Если продукты передаются в производство (например, кафе списывает ингредиенты на приготовление блюд), используется документ «Производство без заказа» или «Сборка (запекание)» в зависимости от конфигурации. В «1С:Общепит» и отраслевых решениях для общепита есть специальные документы «Приготовление» и «Списание по нормам».

Как оформить разовое списание испорченных продуктов

Стандартный сценарий: обнаружена порча продуктов (истёк срок годности, нарушена упаковка, испорчены при хранении). Откройте раздел «Склад и доставка» → «Списания товаров» и создайте новый документ. Укажите организацию и склад, на котором числится товар — от склада зависит, какие остатки будут уменьшены.

В табличной части добавьте номенклатуру и количество списываемых продуктов. Если ведётся учёт по сериям и срокам годности, укажите серию — программа подставит её автоматически по остаткам, но при нескольких сериях выберите ту, что реально испорчена. В поле «Статья расходов» (или «Приходуемый на аналитику расходов») выберите статью с видом расходов «Списание товаров» / «Потери от порчи» — от этого зависит, на какой счёт уйдёт сумма в бухгалтерском учёте.

Проведите документ и откройте результат кнопкой «Дт/Кт» (показать проводки). Типовая проводка: Дт 44 (или 91.02 при некомпенсируемых потерях) — Кт 41. Если сумма не выглядит правдоподобно, проверьте, какая себестоимость рассчиталась — при методе «по средней» она зависит от всех поступлений за месяц.

1. 1
   Откройте Склад и доставка → Списания товаров → Создать
2. 2
   Укажите организацию и склад, где числятся продукты
3. 3
   Добавьте номенклатуру, количество и серию (если ведётся учёт по сериям)
4. 4
   Выберите статью расходов с нужным видом (порча, недостача, собственные нужды)
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой Дт/Кт
6. 6
   Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что остаток уменьшился корректно

Списание по результатам инвентаризации

Если недостача выявлена при пересчёте, списывать вручную не нужно — правильнее оформить цепочку документов инвентаризации. В «Управлении торговлей» это «Приказ на проведение инвентаризации» → «Пересчёт товаров» → «Списание недостач товаров». Программа сама сравнит учётные и фактические остатки и создаст списание только на разницу.

Преимущество этого пути: в учёте остаётся полный след — кто проводил пересчёт, какие остатки были по данным программы и по факту, на какую сумму образовалась недостача. При проверке это существенно упрощает объяснения. Кроме того, автоматическое списание исключает арифметические ошибки при ручном подборе позиций.

Обратите внимание: излишки оформляются отдельным документом «Оприходование излишков товаров». Не компенсируйте недостачу по одной позиции излишком по другой вручную — для пересортицы в инвентаризационных документах предусмотрен механизм зачёта, но он применяется только к однородным товарам по решению руководства.

Списание продуктов на собственные нужды и в производство

Когда продукты расходуются внутри компании — на дегустации, рекламные акции, питание сотрудников, представительские цели — используется тот же документ «Списание товаров», но со статьёй расходов соответствующего вида: «Расходы на рекламу», «Представительские расходы» и т.п. От вида статьи зависит, нормируются ли расходы в налоговом учёте и на какой счёт попадёт сумма.

Если продукты — это сырьё для выпуска готовой продукции (кафе, пекарня, цех), простое списание не подходит: оно не покажет, что из сырья что-то произведено. Используйте документ «Сборка товаров» (если готовое блюдо учитывается как комплект) или «Производство без заказа» в ERP. Тогда сырьё спишется со склада, а готовая продукция оприходуется — и себестоимость будет считаться корректно.

Для общепита важно вести рецептуры (калькуляционные карты) в справочнике комплектов или спецификаций. Без них придётся каждый раз вручную перечислять ингредиенты, что неизбежно приведёт к расхождениям остатков.

Сравнение вариантов

Списание товаров

Подходит для порчи, недостачи, собственных нужд. Не подходит для переработки сырья в готовую продукцию.

Сборка товаров

Подходит, когда из ингредиентов получается один комплект (набор, блюдо по фиксированной рецептуре). Ограничение — один вид продукции на документ.

Производство без заказа

Подходит для серийного выпуска нескольких видов продукции в ERP/КА. Требует настроенных спецификаций и ресурсных спецификаций.

Особенности в 1С:Бухгалтерия

В «1С:Бухгалтерия 8» продукты, купленные для перепродажи, учитываются на счёте 41 и списываются документом «Склад» → «Списание товаров». Продукты, купленные как материалы (например, для офисной кухни или производства), учитываются на счёте 10 и списываются через «Производство» → «Требование-накладная».

В требовании-накладной на вкладке «Материалы» укажите позиции и количество, на вкладке «Счёт затрат» — счёт списания: 44 для торговых расходов, 26 для общехозяйственных, 20 для производства. Если счёт не указать, программа либо не проведёт документ, либо отнесёт сумму не туда.

При списании проверьте метод оценки МПЗ в учётной политике: «по средней» или «ФИФО». От этого зависит сумма списания. Менять метод в середине года нельзя — это делается только с начала нового года через учётную политику.

Проверка результата и контроль остатков

После проведения списания убедитесь, что учёт отражает реальность. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в торговых конфигурациях) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41/10 (в Бухгалтерии) и сверьте остаток по списанной позиции. Он должен уменьшиться ровно на списанное количество.

Проверьте проводки: сумма списания должна соответствовать себестоимости, а не продажной цене. Если сумма завышена или равна нулю — вероятно, нарушена последовательность проведения документов или есть отрицательные остатки. В этом случае перепроведите документы поступления за период или запустите регламентную обработку закрытия месяца повторно.

Полезно периодически проверять отчёт «Ведомость по товарам на складах» на предмет отрицательных остатков — они почти всегда указывают на ошибки в документах: списание раньше поступления по времени, неправильный склад или дубли номенклатуры.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по позиции в отчёте

Норма

Уменьшился ровно на списанное количество

Тревожный признак

Остаток стал отрицательным или не изменился

Проводки документа

Норма

Дт счёта затрат — Кт 41/10, сумма равна себестоимости

Тревожный признак

Сумма нулевая, завышена или счёт затрат не тот

Ведомость по товарам за месяц

Норма

Нет отрицательных остатков по складу

Тревожный признак

Есть минусы — документы проведены в неверной последовательности

Типичные ошибки при списании продуктов

Самая частая ошибка — списание с неправильного склада. Если в программе несколько складов (торговый зал, кухня, холодильник), а товар списан не с того, на одном складе образуется минус, на другом — завышенный остаток. Всегда сверяйте склад в документе с фактическим местонахождением продуктов.

Вторая распространённая проблема — неверная статья расходов. Если списать порчу на статью «Реализация» или оставить статью пустой, расходы попадут не в ту строку отчёта о финансовых результатах, а при закрытии месяца могут возникнуть ошибки распределения. Заведите отдельные статьи: «Порча товаров», «Недостача», «Естественная убыль», «Собственные нужды».

Третья ошибка — ручное списание вместо инвентаризационной цепочки при недостаче. Тогда в учёте нет документального обоснования, и при проверке расходы могут быть сняты. Также опасно списывать продукты «задним числом» после закрытия периода — это требует корректировки уже сданной отчётности.

FAQ: частые вопросы о списании продуктов в 1С

Можно ли списать продукты, если остаток по ним нулевой?

Технически — да, если в настройках склада отключён контроль остатков, но делать этого не стоит. Документ проведётся «в минус», себестоимость рассчитается некорректно, а остатки придётся выравнивать инвентаризацией. Сначала найдите, почему остаток нулевой: не оформлено поступление, товар на другом складе или оприходован под другим наименованием.

На какой счёт списывать испорченные продукты?

Зависит от причины. Порча в пределах норм естественной убыли — на расходы продаж (44). Недостача с установленным виновником — на расчёты с персоналом (73). Потери без виновных лиц (например, при порче по неустановленной причине) — на прочие расходы (91.02). Счёт определяется настройкой статьи расходов в документе.

Чем списание отличается от возврата поставщику?

Списание уменьшает остаток безвозвратно — товар выброшен или израсходован. Если продукты испорчены, но поставщик согласен их принять или компенсировать, оформляется «Возврат товаров поставщику»: тогда уменьшается задолженность поставщика или возникает требование к нему, а не расходы компании.

Как списать продукты с истёкшим сроком годности при учёте по сериям?

Включите в карточке номенклатуры учёт по сериям с указанием срока годности. Тогда в документе списания программа предложит выбрать конкретную серию, а отчёт «Остатки товаров с истекающим сроком годности» (в УТ 11 / ERP) заранее покажет позиции, которые нужно списать. Это исключает списание «не той» партии.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченных продуктов?

Вопрос спорный и зависит от позиции компании и практики. Налоговые органы нередко требуют восстановления НДС при списании недостач, но суды часто встают на сторону налогоплательщика, если порча документально подтверждена. Порядок действий согласуйте с бухгалтером или налоговым консультантом — в самой 1С восстановление оформляется отдельным документом «Восстановление НДС».

Как списать продукты, израсходованные на дегустацию в магазине?

Оформите документ «Списание товаров» со статьёй расходов вида «Расходы на рекламу» (или аналогичной). Сумма уйдёт на счёт 44 и будет учтена как рекламный расход. Сохраните подтверждающий документ — акт на проведение дегустации или приказ о рекламной акции, чтобы обосновать расход.