Как завести склад в 1С 8.3 Предприятие

Склад в 1С 8.3 — это элемент справочника, без которого нельзя оформить поступление товара, отгрузку, перемещение или инвентаризацию. Прежде чем вводить первый документ оприходования, склад нужно создать, указать его тип и при необходимости включить ордерную схему учёта. Ошибки на этом этапе приводят к тому, что остатки «разъезжаются» между регистрами, а документы отгрузки не проводятся.

Порядок действий одинаков по логике в типовых конфигурациях «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация 2», «ERP» и «Бухгалтерия предприятия 3.0», отличается только расположение команд в меню. Ниже разобраны оба пути: через раздел «НСИ и администрирование» (для торговых конфигураций) и через справочник «Склады» в бухгалтерии.

Важный момент: простое создание элемента справочника и полноценная настройка склада — разные задачи. Если компания работает с распределительным центром, комиссией или ордерной схемой, потребуется дополнительно настроить статусы, распоряжения и права пользователей. Всё это рассмотрено в отдельных разделах.

Где находится справочник складов в разных конфигурациях

В конфигурациях на базе «Управление торговлей 11» и «Комплексная автоматизация» справочник открывается через раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склады и магазины». Если пункт не виден, проверьте, включён ли в функциональных опциях учёт по нескольким складам: без этой опции система использует один склад по умолчанию и скрывает справочник из интерфейса.

В «1С:Бухгалтерии 8» путь короче: раздел «Справочники» → «Склады». Здесь склад — простой элемент справочника с наименованием, типом (оптовый, розничный, НТТ) и ответственным лицом. Ордерной схемы в бухгалтерии нет, поэтому настройка занимает меньше минуты.

В «ERP Управление предприятием» склады могут называться «Склады и магазины» и дополнительно объединяться в складские группы для маршрутизации и отчётности. Если планируется несколько помещений внутри одного логического склада, используйте складские помещения — они включаются отдельной функциональной опцией.

Пошаговое создание склада в УТ 11 / КА / ERP

Откройте раздел «НСИ и администрирование», перейдите в «Настройка НСИ и разделов» и выберите «Склады и магазины». В открывшемся списке нажмите кнопку «Создать». Система предложит выбрать тип: оптовый склад или розничный магазин. Выбор типа важен, потому что от него зависят доступные схемы учёта и виды цен.

Заполните обязательные поля: наименование (оно будет выводиться в документах и печатных формах), при необходимости — складскую группу, подразделение и ответственное лицо. Для розничного магазина дополнительно укажите тип цен продажи и формат магазина. После заполнения нажмите «Записать и закрыть» — склад появится в списке и станет доступен для выбора в документах.

Проверьте результат: создайте тестовый документ «Приобретение товаров и услуг» и убедитесь, что новый склад есть в списке выбора. Если склад не отображается, чаще всего причина в том, что элемент записан в неактивную группу или пользователю не назначены права на этот склад.

1. 1
   Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склады и магазины
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите тип: оптовый склад или розничный магазин
3. 3
   Заполните наименование, подразделение, ответственное лицо
4. 4
   Для розницы укажите тип цен продажи
5. 5
   При необходимости включите ордерную схему и статусы
6. 6
   Запишите элемент и проверьте доступность склада в тестовом документе

Настройка ордерной схемы учёта

Ордерная схема разделяет финансовую и физическую части складской логистики: менеджер оформляет распоряжение (например, «Реализацию товаров и услуг»), а кладовщик на его основании создаёт расходный ордер. Это нужно, когда документы и фактическая отгрузка выполняются разными людьми или в разное время.

Включается схема в карточке склада: флаг «Ордерная схема при отгрузке», отдельно — «при поступлении» и «при отражении излишков и недостач». Для каждой операции ордерная схема настраивается независимо. После включения укажите дату, с которой схема действует: остатки на дату перехода должны быть корректно введены, иначе появятся расхождения между товарами к отгрузке и фактическими остатками.

Учтите ограничение: ордерную схему не стоит включать «на всякий случай». Она удваивает количество документов и требует дисциплины: если кладовщики не оформляют ордера, товары зависают в статусе «к отгрузке», и менеджеры видят недоступные остатки. Для небольшого склада, где один сотрудник и оформляет, и отпускает товар, ордерная схема избыточна.

Розничный склад: особенности заведения

Розничный магазин создаётся тем же способом, но требует дополнительных настроек. В карточке укажите тип цен розничной торговли — именно по нему программа будет рассчитывать отпускную стоимость и валовую прибыль в отчётах. Без типа цен документы розничной продажи не заполнят цены автоматически.

Если магазин работает с ККТ, после создания склада потребуется привязать к нему кассу ККМ и настроить рабочее место кассира. Сам склад при этом остаётся обычным элементом справочника, но отчёт «О розничных продажах» и документ «Отчет о розничных продажах» будут формироваться в его разрезе. Для неавтоматизированной торговой точки (НТТ) в бухгалтерии дополнительно выбирается способ учёта — по стоимости приобретения или по продажной стоимости.

Типичная ситуация: магазин создан, но продажи не проводятся из-за отсутствия цен. Причина не в складе, а в том, что по указанному типу цен не установлены значения для номенклатуры. Проверяйте это документом «Установка цен номенклатуры», а не пересозданием склада.

Типы складов

Оптовый склад

Подходит для хранения и отгрузки юридическим лицам. Поддерживает ордерную схему, адресное хранение, резервирование. Не используется для продаж через ККТ.

Розничный магазин

Для продаж физическим лицам через кассу. Требует тип цен и привязки кассы ККМ. Ордерная схема обычно не применяется.

НТТ (в бухгалтерии)

Неавтоматизированная точка: учёт по продажным ценам без ведения номенклатуры на месте. Подходит для малой розницы, ограничивает аналитику.

Права доступа и подразделения

Если в компании несколько складов и разные сотрудники отвечают за каждый, настройте ограничение доступа на уровне записей (RLS). Это делается в профилях групп доступа: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» → «Группы доступа». Кладовщик увидит и сможет изменять документы только по своим складам.

Без ограничения прав любой пользователь с доступом к документам может случайно отгрузить товар с чужого склада. Внешне это выглядит безобидно, но остатки по фактическому складу станут отрицательными, а по чужому — завышенными, и инвентаризация покажет расхождения. Настройка RLS на старте дешевле, чем разбор накопившихся ошибок.

Привязка склада к подразделению нужна для корректного отражения затрат и для отчётности по структурным единицам. Поле «Подразделение» в карточке склада не обязательное, но его заполнение упрощает анализ в ERP и КА, где учёт ведётся в разрезе направлений деятельности.

Проверка результата и первые документы

После создания склада выполните контрольный цикл: оформите тестовое поступление, затем перемещение на другой склад и списание. Все документы должны проводиться без ошибок, а отчёт «Остатки и доступность товаров» (в УТ/КА) или «Остатки товаров на складах» (в бухгалтерии) — показывать корректные количества в разрезе нового склада.

Если склад ордерный, дополнительно проверьте цепочку «распоряжение → ордер»: после проведения реализации товар должен появиться в статусе «к отгрузке», а после оформления расходного ордера — списаться. Разрыв цепочки виден в отчёте «Оформление накладных и ордеров».

Тестовые документы после проверки пометьте на удаление или отмените проведение, чтобы не искажать учёт. Если база рабочая и тестировать в ней нельзя, выполняйте проверку в копии базы — это стандартная практика перед изменением складской структуры.

Контрольные точки

Как проверить результат

Склад в списке выбора документа

Норма

Склад виден и выбирается в поступлении и реализации

Тревожный признак

Склад отсутствует — проверьте права и заполненность справочника

Отчёт по остаткам

Норма

Остатки отображаются в разрезе нового склада

Тревожный признак

Склад не попадает в отбор — не заполнена группа или нет движений

Ордерная схема

Норма

После реализации товар в статусе «к отгрузке», ордер создаётся на основании

Тревожный признак

Документы проводятся мимо ордеров — схема включена не на все операции

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — создание дублей складов с похожими наименованиями («Склад», «Основной склад», «Склад основной»). Дубли размывают остатки: часть товара приходуется на один элемент, часть — на другой. Перед созданием нового склада выполните поиск по справочнику и убедитесь, что подходящего элемента ещё нет.

Вторая ошибка — включение ордерной схемы задним числом на складе с историей. Документы до даты включения остаются в старой логике, после — в новой, и сверка остатков превращается в ручную работу. Включайте схему только с начала нового периода после инвентаризации.

Третья группа проблем — попытка удалить склад с остатками. Программа не даст удалить элемент, на который ссылаются документы, и это правильно. Если склад закрывается, сначала выведите остатки перемещением или списанием, затем пометьте склад на удаление. Альтернатива — не удалять, а переименовать с префиксом «Не используется», чтобы сохранить историю.

Частые вопросы

Можно ли переименовать склад, если по нему уже есть документы?

Да, наименование — это просто реквизит справочника, его изменение не влияет на проведённые документы и остатки. Новое название начнёт отображаться и в старых документах, так как они хранят ссылку на элемент, а не текст. Учитывайте только, что в уже распечатанных формах останется старое название.

Как закрыть склад, который больше не используется?

Сначала выведите все остатки документом «Перемещение товаров» на действующий склад или спишите их. Затем проведите инвентаризацию для фиксации нулевых остатков. После этого пометьте склад на удаление — система удалит его, только если не останется ссылок, либо просто переименуйте с пометкой «не использовать».

Чем склад отличается от складского помещения?

Склад — самостоятельная единица учёта с собственными остатками и документами. Складское помещение — это зона внутри одного склада (например, «зона приёмки», «стеллаж А»), которая включается функциональной опцией и используется для детализации хранения без заведения отдельных складов. Остатки по помещениям суммируются в остаток склада.

Нужно ли заводить отдельный склад для товаров на комиссии?

Не обязательно. В УТ 11 и КА товары на комиссии учитываются по виду запасов и соглашению с комитентом, а не по отдельному складу. Отдельный склад оправдан, только если комиссионный товар физически хранится изолированно и вы хотите видеть его остатки отдельной строкой без дополнительных отборов в отчётах.

Почему новый склад не виден у части пользователей?

Наиболее вероятная причина — ограничение доступа на уровне записей: в профиле группы доступа пользователя склад не добавлен в список разрешённых. Проверьте настройки в разделе «Настройка пользователей и прав». Вторая возможная причина — устаревший кэш интерфейса, помогает перезапуск сеанса пользователя.

Можно ли переместить документы с одного склада на другой массово?

Штатной массовой операции «перебросить все документы» нет — это было бы небезопасно для учёта. Остатки переносятся документом «Перемещение товаров», который можно заполнить по остаткам склада-источника. Сами исторические документы изменять не нужно: они отражают фактические операции прошлых периодов.