Торговля и Склад · 10 мин
Как списать товар со склада в 1С Управление торговлей
Пошаговая инструкция по списанию товара со склада в 1С Управление торговлей 11: документ «Списание товаров», причины, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Списание товара со склада в 1С: Управление торговлей 11 выполняется документом «Списание товаров». Он нужен, когда номенклатура выбывает без продажи: порча, бой, недостача по итогам инвентаризации, истёкший срок годности, использование материалов на собственные нужды. Документ уменьшает складские остатки и формирует проводки по счетам учёта, поэтому ошибки в нём напрямую влияют на себестоимость и отчётность.
До оформления списания важно определить причину выбытия и убедиться, что товар физически отсутствует или непригоден. От причины зависят статья расходов, счёт списания и дальнейшая налоговая картина: например, недостача в пределах норм естественной убыли и порча по вине сотрудника отражаются по-разному. Сам документ создаётся вручную за пару минут, но подготовка данных занимает больше времени, чем ввод.
Ниже разобраны подготовка, пошаговое создание документа, сценарии для разных причин списания, проверка проводок и остатков, а также типичные ошибки, из-за которых списание приходится переделывать.
Подготовка: что проверить до создания документа
Первое условие — права доступа. Пользователь должен иметь роль, позволяющую создавать складские документы, например «Кладовщик», «Менеджер по складу» или полные права. Если кнопка создания списания недоступна, обратитесь к администратору 1С, а не ищите обходные пути через другие документы.
Второе — корректные остатки. Списать можно только то количество, которое числится на складе в учёте. Если фактический остаток больше учётного, сначала проводится инвентаризация и оприходование излишков; если меньше — недостача фиксируется именно через инвентаризационную цепочку документов, а не ручным списанием «на глаз».
Третье — определённая причина и статья расходов. Заранее решите, куда будет отнесена сумма списания: на расходы по обычным видам деятельности, на виновное лицо, на прочие расходы. В типовой конфигурации используется справочник «Статьи расходов», и от его настройки зависит аналитика в регистрах и бухгалтерских проводках.
Создание документа «Списание товаров» шаг за шагом
Откройте раздел «Склад и доставка» и выберите журнал «Списания товаров». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию и склад, с которого списывается товар. Если используется ордерная схема склада, списание может быть связано с расходным ордером — тогда порядок оформления будет двухдокументным.
Заполните табличную часть «Товары». Добавляйте позиции кнопкой «Добавить» или подбором, указывайте номенклатуру, характеристику (если ведётся учёт по характеристикам), серию (для серийного учёта) и количество. Количество не должно превышать доступный остаток на складе — при контроле остатков программа выдаст предупреждение или запретит проведение.
Укажите причину списания и статью расходов. В типовой УТ 11 для этого есть поле «Причина» либо аналитика в табличной части в зависимости от настроек. Затем нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Документ сразу уменьшит остатки по регистрам складского учёта.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию и склад в шапке документа
- 3Добавьте товары с характеристиками, сериями и количеством
- 4Укажите причину списания и статью расходов
- 5Проведите документ и проверьте проводки через «Дт/Кт»
- 6Сверьте остатки отчётом «Ведомость по товарам на складах»
Сценарии списания по разным причинам
Порча и бой товара
Самый частый случай. Списание оформляется на фактически испорченное количество со ссылкой на акт о порче. Статья расходов обычно ведёт на прочие расходы или на расходы по обычной деятельности — в зависимости от учётной политики. Если установлено виновное лицо, сумма относится на расчёты с персоналом, и это оформляется отдельно.
Недостача по итогам инвентаризации
При инвентаризации недостача выявляется документом «Пересчёт товаров», а списание создаётся на его основании. Такой порядок корректнее ручного ввода: в базе остаётся связь между актом инвентаризации и списанием, что упрощает проверки и пояснения при аудите.
Использование на собственные нужды
Если товар передаётся в хозяйственное подразделение (например, упаковочные материалы или канцелярия из собственного склада), списание оформляется со статьёй расходов соответствующего подразделения. В ряде конфигураций для этого используется документ «Внутреннее потребление товаров» — он функционально близок к списанию, но предназначен именно для такого сценария.
Как выбрать действие
Проводки и влияние на учёт
При проведении документ формирует движения по регистрам «Товары на складах», «Себестоимость товаров» и другим, а в бухгалтерском учёте — проводку вида Дт счёта расходов / Кт 41 (или счёта товаров, принятого в учётной политике). Посмотреть проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа при включённом отражении в регламентированном учёте.
Сумма списания определяется себестоимостью списываемых партий. Если расчёт себестоимости выполняется при закрытии месяца, точная сумма в проводках появится или уточнится после выполнения регламентной операции. Поэтому не паникуйте, если сразу после проведения сумма отличается от ожидаемой — проверьте её после закрытия месяца.
Для налогового учёта важно документальное обоснование: акт о порче, приказ о списании, результаты инвентаризации. Без первичных документов расходы могут быть сняты при проверке, а НДС по списанному товару в спорных случаях — доначислен.
Проверка результата после списания
Базовая проверка — отчёт «Ведомость по товарам на складах» (раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу»). Сформируйте его по нужному складу и номенклатуре: остаток должен уменьшиться ровно на списанное количество. Если остаток не изменился, документ не проведён или проведён по другому складу.
Для контроля себестоимости используйте отчёт «Себестоимость товаров» в разделе «Финансовый результат и контроллинг». Он покажет, по какой стоимости списались партии. Расхождение с ожидаемой суммой обычно означает, что закрытие месяца ещё не выполнено или в учёте есть отрицательные остатки по партиям.
Как проверить результат
Уменьшился на списанное количество
Не изменился или стал отрицательным
Дт счёта расходов — Кт счёта товаров с суммой себестоимости
Проводок нет или счёт расходов не соответствует причине
Документ проведён, помечен зелёной отметкой
Документ записан, но не проведён
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — списание «в минус». Если контроль остатков отключён или ослаблен, документ проводится при отсутствии товара на складе, и по партиям образуются отрицательные остатки. Это ломает расчёт себестоимости и требует разбора: какой документ поступления не проведён или введён не той датой.
Вторая ошибка — неверная статья расходов. Из-за этого затраты попадают не в ту аналитику, искажаются управленческие отчёты и финансовый результат по направлениям. Исправляется изменением статьи в документе и перепроведением, но если месяц закрыт — потребуется повторное закрытие.
Третья группа ошибок — работа с характеристиками и сериями. Если учёт ведётся по характеристикам, а в списании указана другая характеристика или она не указана вовсе, остаток «повиснет» на одной позиции, а по другой уйдёт в минус. Всегда сверяйте аналитику списания с отчётом по остаткам в том же разрезе.
Альтернативные способы и ограничения
Не любое уменьшение остатков — это списание. Перемещение между складами оформляется документом «Перемещение товаров», возврат поставщику — «Возврат товаров поставщику», сборка и разукомплектация — «Сборка (разборка) товаров». Использование списания вместо этих документов искажает обороты и мешает анализу движения товаров.
Массовое списание удобнее выполнять через обработку заполнения по инвентаризации или через загрузку табличной части из файла, если такая обработка внедрена в базе. Ручной ввод сотен строк приводит к ошибкам в количестве и аналитике.
Перед массовым списанием сделайте копию базы или выгрузите документы в файл. Отмена проведения сотни документов занимает минуты, а восстановление ошибочно списанных данных без копии — часы работы с отчётами по остаткам.
Что важно запомнить
Списание оформляется документом «Списание товаров» из раздела «Склад и доставка»: склад, товары с аналитикой, причина и статья расходов. Недостачу списывайте через инвентаризацию, результат проверяйте ведомостью по складам и проводками, а работу в закрытом периоде согласовывайте с бухгалтером.
Частые вопросы
Можно ли списать товар, которого нет на складе по учёту?
Технически — да, если отключён контроль отрицательных остатков, но делать этого не стоит. Возникнут отрицательные остатки по партиям, себестоимость посчитается некорректно. Сначала найдите, почему товар не числится: непроведённое поступление, неверный склад или дата документа.
Чем списание отличается от внутреннего потребления?
«Внутреннее потребление товаров» предназначено для передачи товара на нужды собственных подразделений и корректно отражает затраты по подразделениям. «Списание товаров» — для выбытия по причинам порчи, недостачи и подобных случаев. Для хозяйственных нужд правильнее использовать внутреннее потребление.
Почему в проводках списания нет суммы сразу после проведения?
При партионном учёте себестоимость рассчитывается регламентной операцией закрытия месяца. До её выполнения сумма может отсутствовать или быть предварительной. Проверьте проводки повторно после закрытия месяца.
Как исправить ошибочно проведённое списание?
Если период открыт — отмените проведение документа или пометьте его на удаление, остатки восстановятся автоматически. Если месяц закрыт, согласуйте с бухгалтером: потребуется сторнирующий документ или повторное закрытие периода после исправления.
Нужен ли расходный ордер при списании с ордерного склада?
Зависит от настроек склада. Если для склада включена ордерная схема на отгрузку, списание оформляется в связке с расходным ордером на товары: сначала распоряжение, затем ордер по факту отбора. Статус ордера проверяется в журнале документов склада.
Как списать товар по результатам инвентаризации?
Создайте «Приказ на проведение инвентаризации» и «Пересчёт товаров», зафиксируйте фактические остатки. Затем на основании пересчёта с расхождениями сформируйте «Списание товаров» — программа подставит недостающие позиции и количества автоматически.