Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С сделать накладную за поставщика
Как в 1С оформить накладную за поставщика: создание документа поступления, заполнение реквизитов, проверка проводок, печать ТОРГ-12 и УПД, типичные ошибки.
Под «накладной за поставщика» в 1С обычно понимают документ поступления — «Поступление (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии или «Приобретение товаров и услуг» в 1С:Управление торговлей и ERP. Именно этот документ фиксирует приход товара на склад, формирует задолженность перед контрагентом и служит основанием для принятия НДС к вычету. Печатная форма (ТОРГ-12 или УПД) формируется на его основе в один клик.
Работа строится одинаково во всех типовых конфигурациях: создаётся документ, заполняются контрагент, договор, склад и табличная часть с товарами, затем документ проводится и распечатывается. Отличия касаются названий меню и отдельных реквизитов. Ниже разобран порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3 как самой распространённой конфигурации, с уточнениями для УТ и ERP.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов поступления, а в базе корректно заведены контрагент, номенклатура и договор. Ошибки в этих справочниках — главная причина неверных проводок и расхождений в отчётах.
Подготовка справочников перед созданием накладной
Документ поступления подтягивает данные из справочников, поэтому сначала проверьте три вещи. Во-первых, карточку контрагента: ИНН, КПП, юридический адрес и наименование должны совпадать с данными из накладной поставщика — иначе печатная форма и счёт-фактура будут содержать ошибки. В 1С:Бухгалтерии контрагенты находятся в разделе «Справочники» → «Контрагенты», и ИНН можно проверить автоматически по кнопке «Заполнить по ИНН».
Во-вторых, договор с поставщиком. Он создаётся прямо из карточки контрагента по ссылке «Договоры». Укажите вид договора «С поставщиком», номер и дату. Без договора документ в большинстве конфигураций не проведётся. В-третьих, номенклатуру: если товар приходит впервые, создайте карточку с правильным видом номенклатуры (от него зависят счета учёта — 41.01 для товаров, 10.01 для материалов), единицей измерения и ставкой НДС.
Создание документа поступления в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Покупки» и выберите журнал «Поступление (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Поступление» и выберите вид операции: «Товары (накладная)» — если пришёл только товар, «Услуги (акт)» — для услуг, или «Товары, услуги, комиссия» — для смешанной поставки. Для классической накладной подходит первый вариант.
В шапке документа последовательно заполните: контрагента (начните вводить название или ИНН — программа предложит варианты), договор, склад поступления. Поля «Накладная №» и «от» заполните номером и датой из бумажного документа поставщика — эти данные попадут в печатную форму, книгу покупок и счёт-фактуру. Точность здесь критична: расхождение номера с первичкой поставщика создаст проблемы при сверке.
В табличной части добавьте строки товаров: выберите номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС из накладной поставщика. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически, но обязательно сверьте итог документа с итогом бумажной накладной до копейки. Если цены в накладной указаны с НДС, проверьте настройку «НДС включать в стоимость / сверху» — кнопка «НДС» над табличной частью.
- 1Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Поступление» → «Товары (накладная)»
- 2Заполните контрагента, договор и склад
- 3Введите номер и дату накладной поставщика
- 4Добавьте товары: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 5Сверьте итоговую сумму с бумажной накладной
- 6Нажмите «Провести» и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
- 7Распечатайте ТОРГ-12 или УПД через кнопку «Печать»
Особенности в 1С:Управление торговлей и ERP
В 1С:Управление торговлей 11 и ERP документ называется «Приобретение товаров и услуг» и находится в разделе «Закупки». Логика та же, но есть отличия: документ жёстче привязан к соглашению с поставщиком и может создаваться на основании заказа поставщику — тогда табличная часть заполняется автоматически, а программа контролирует расхождения по количеству и ценам между заказом и фактическим поступлением.
В УТ и ERP также разделены статусы документа и порядок оформления: накладная может быть оформлена «на распоряжение» (по ордерному складу) или напрямую. Если склад ордерный, после приобретения потребуется дополнительно оформить «Приходный ордер на товары» — иначе остатки на складе не изменятся, хотя в учёте поступление отразится. Это частая причина расхождений между бухгалтерским и складским учётом.
Где оформлять накладную
Документ «Поступление (акты, накладные, УПД)». Подходит, если ведётся только бухгалтерский учёт без развитого складского контура.
Документ «Приобретение товаров и услуг». Нужен при работе с заказами поставщикам, ордерными складами и контролем цен закупки.
Аналог УТ с расширенным контролем: хозяйственные операции, финансовый результат, интеграция с производством. Избыточен для простого учёта поступлений.
Проверка проводок и результата
После проведения документа откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» (в Бухгалтерии) или «Проводки и регистры». Для накладной на товары типовая корреспонденция: Дт 41.01 (или 10.01) — Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 — Кт 60.01 на сумму входного НДС. Если видите другие счета — проверьте вид номенклатуры в карточках товаров и счета учёта расчётов в договоре.
Дополнительно проверьте три контрольные точки: остаток на складе увеличился на поступившее количество (отчёт «Остатки товаров на складах» или оборотно-сальдовая ведомость по 41 счёту), в учёте расчётов появилась кредиторская задолженность перед поставщиком, а входной НДС доступен для формирования книги покупок при наличии счёта-фактуры.
Как проверить результат
Дт 41.01/10.01 — Кт 60.01 и Дт 19.03 — Кт 60.01
Счета 76, 60.02 или отсутствие проводки по НДС без причины
Количество товара увеличилось на объём поставки
Остатки не изменились — возможно, ордерный склад без приходного ордера
Кредиторка по 60.01 равна сумме накладной
Задолженность зависла на 60.02 или не совпадает с итогом документа
Печать ТОРГ-12 и УПД
Из проведённого документа доступны печатные формы по кнопке «Печать»: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», а при необходимости — счёт-фактура. УПД удобен тем, что объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе: его принимают и как первичный документ, и как основание для вычета НДС.
Обратите внимание: если вы оформляете накладную «за поставщика» в смысле отгрузки от его имени по агентской схеме или комиссии, стандартное поступление не подходит — используются документы с видом операции «Комиссия» или «По договору комиссии», и печатные формы формируются иначе. В простой ситуации, когда вы покупатель и оприходуете товар, достаточно ТОРГ-12 или УПД.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — неправильные счета учёта из-за неверного вида номенклатуры: товар приходуется на 10 счёт как материал или наоборот. Лечится настройкой вида номенклатуры до проведения документа. Вторая ошибка — дубли контрагентов: один и тот же поставщик заведён дважды с разным написанием имени, задолженность дробится, а сверка становится невозможной. Периодически ищите дубли по ИНН обработкой «Поиск и удаление дублей».
Третья группа ошибок связана с НДС: ставка в документе не совпадает со ставкой в накладной, либо сумма НДС расходится на копейки из-за округления. В таком случае сумму НДС в строке можно отредактировать вручную — программа это позволяет. Наконец, нельзя вводить поступление задним числом в закрытом периоде без понимания последствий: это потребует пересчёта итогов, а в закрытом квартале по НДС — подачи уточнённой декларации.
Частые вопросы
Можно ли создать накладную поступления на основании другого документа?
Да. В 1С:Бухгалтерии поступление создаётся на основании счёта поставщика — откройте счёт и нажмите «Создать на основании». В УТ и ERP поступление обычно создаётся на основании заказа поставщику, при этом товары и цены подставляются автоматически, а программа контролирует расхождения.
Что делать, если товар пришёл частично или с браком?
Вносите в документ только фактически принятое количество — учёт должен отражать реальное поступление. Расхождения с накладной поставщика фиксируйте актом и требуйте от поставщика корректирующие документы. В УТ для этого есть механизм «Расхождения при поступлении».
Как оформить поступление, если поставщик работает без НДС?
В документе укажите ставку «Без НДС» по всем строкам. Проводки по 19 счёту не сформируются, и в книге покупок такая накладная не появится. Убедитесь, что в настройках учётной политики и договора не включены параметры, принудительно добавляющие НДС.
Документ не проводится и выдаёт ошибку — с чего начать?
Читайте текст сообщения об ошибке: чаще всего не заполнен договор, склад, счёт учёта или у номенклатуры не указан вид. Также проверьте, не закрыт ли период датой запрета редактирования (раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных»).
Можно ли загрузить накладную из файла поставщика, а не вводить вручную?
Да. Если поставщик присылает электронный документ через ЭДО (в 1С это «1С-ЭДО» или «1С:Такском»), поступление создаётся автоматически из входящего УПД — остаётся проверить и провести. Также во многих конфигурациях есть загрузка табличной части из Excel через кнопку «Загрузить» над таблицей товаров.
Чем УПД отличается от ТОРГ-12 и что выбрать?
ТОРГ-12 — только товарная накладная, для вычета НДС к ней нужен отдельный счёт-фактура. УПД объединяет оба документа и имеет статус, определяющий его функцию. Если поставщик прислал УПД, регистрируйте в 1С именно его номер и дату — это упростит сверку и формирование книги покупок.
Что важно запомнить
Накладная за поставщика оформляется документом поступления: заполните контрагента, договор, склад, номер и дату первички, добавьте товары и сверьте итог с бумажной накладной до проведения. После проведения проверьте проводки, остатки и задолженность, затем распечатайте ТОРГ-12 или УПД. Большинство ошибок связано со справочниками и НДС — проверяйте их заранее.