Как списать товар с истекшим сроком годности в 1С

Просроченный товар нельзя продавать, но он продолжает числиться на складе и искажает остатки, себестоимость и отчеты. Чтобы корректно убрать его из учета, в 1С используется документ «Списание товаров» (в 1С:Управление торговлей — «Списание недостач товаров»), а сама операция должна опираться на акт инвентаризации и решение руководителя. Без этих оснований списание вызовет вопросы при налоговой проверке.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексной автоматизации списание оформляется через складской ордер и документ списания недостач, в 1С:Бухгалтерии — через документ «Списание товаров» в разделе «Склад». Логика везде одинаковая: зафиксировать факт порчи, выбрать счет списания и корректно отразить НДС.

Отдельный вопрос — налоговый учет. Расходы на списание просроченной продукции по умолчанию не считаются экономически обоснованными, поэтому в налоговом учете их чаще относят на статью, не принимаемую для налога на прибыль, либо обосновывают как нормативные потери. Это решение должен принимать бухгалтер с учетом учетной политики организации.

Подготовка: что проверить перед списанием

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе ведется учет сроков годности. В 1С:Управление торговлей это включается в настройках номенклатуры: для вида номенклатуры должен быть установлен признак использования серий с политикой учета сроков годности. Если серии не ведутся, списать можно по общему количеству, но тогда просрочку придется выявлять вручную.

Определите точное количество испорченного товара. Для этого проводят инвентаризацию склада: в УТ 11 создается документ «Пересчет товаров», фактическое наличие фиксируется, и программа автоматически показывает расхождения. Списывать «на глаз» нельзя — количество в документе списания должно совпадать с актом.

Проверьте, что товар реально находится на том складе и в том статусе, с которых вы планируете списание. Частая ситуация: просрочка лежит в торговом зале, а остаток висит на оптовом складе. Сначала оформите перемещение или отразите реальное местоположение, иначе по складу возникнет отрицательный остаток.

Списание в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 списание просроченного товара оформляется документом «Списание недостач товаров». Он находится в разделе «Склад и доставка» → «Списания, инвентаризации». Документ можно создать вручную или на основании ордера на отражение недостач, если на складе включен ордерный учет.

Порядок оформления: укажите склад, добавьте товары с просроченным сроком годности, выберите серию с нужным сроком (если серии ведутся) и укажите статью расходов. Статья расходов определяет, куда уйдет сумма: обычно создают отдельную статью «Потери от порчи и списания товаров» с аналитикой, не принимаемой в налоговом учете, либо принимаемой — по решению бухгалтера.

После проведения документа товар спишется с остатков, а себестоимость сформируется при расчете месяца. Если на складе включен ордерный контур, до списания нужно оформить ордер на отражение недостач — иначе документ не проведется или остатки разойдутся между учетным и складским контурами.

1. 1
   Проведите пересчет товаров и зафиксируйте просроченное количество
2. 2
   Получите приказ руководителя и акт комиссии о списании
3. 3
   Откройте «Склад и доставка» → «Списания, инвентаризации» → создайте «Списание недостач товаров»
4. 4
   Укажите склад, добавьте товары, выберите серии с истекшим сроком годности
5. 5
   Заполните статью расходов и аналитику (принимается / не принимается в НУ)
6. 6
   Проведите документ и сверьте остатки по складу
7. 7
   Проверьте движения в регламентированном учете после закрытия месяца

Списание в 1С:Бухгалтерии 3.0

В 1С:Бухгалтерии используется документ «Списание товаров» (раздел «Склад» → «Списание товаров»). В шапке указывается склад, в табличной части — номенклатура и количество. Ключевое поле — счет списания: сначала сумма обычно проходит через счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», затем проводкой Дт 91.02 Кт 94 относится на прочие расходы.

Можно списать сразу на 91.02 с субконто «Потери от порчи и списания ТМЦ», если решение о признании расхода уже принято. Для субконто важно корректно настроить статью прочих доходов и расходов: снимите или установите флаг «Принимается к налоговому учету» в зависимости от того, как организация квалифицирует потерю.

Если списание оформляется по результатам инвентаризации, удобнее сначала провести документ «Инвентаризация товаров на складе», а на его основании создать списание — тогда количество подтянется автоматически и совпадет с инвентаризационной ведомостью ИНВ-3.

НДС при списании просроченного товара

Вопрос о восстановлении входного НДС по списанной просрочке спорный. Официальная позиция Минфина и ФНС долгое время сводилась к тому, что НДС нужно восстановить, так как товар не использован в облагаемых операциях. Однако судебная практика нередко вставала на сторону налогоплательщиков: списание просроченной продукции — часть обычной хозяйственной деятельности, а не выбытие вне налогообложения.

Практический подход такой: если организация готова отстаивать позицию, НДС можно не восстанавливать; если хочется минимизировать риски — восстановите налог проводкой Дт 91.02 Кт 68.02 и зарегистрируйте счет-фактуру поставщика в книге продаж. В 1С:Бухгалтерии восстановление оформляется документом «Восстановление НДС» или вручную через формирование записей книги продаж.

Решение по НДС должно быть закреплено и применяться последовательно. Нельзя в одном квартале восстанавливать налог, а в другом — нет, без изменения подхода: это типичный повод для претензий при камеральной проверке.

Налоговый учет: принимать расход или нет

Налоговый кодекс прямо не называет просроченную продукцию в составе расходов. Есть два подхода. Первый — консервативный: списание относится на расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли (пункт 49 статьи 270 НК РФ как «расходы, не соответствующие критериям»). Второй — потери квалифицируются как расходы в пределах норм естественной убыли или как обоснованные потери от порчи, если организация документально докажет их производственный характер.

Чтобы расход принять, нужны доказательства: учетная политика с порядком списания, акты комиссии, данные о том, что списание — системная часть деятельности (для торговли скоропортящимися товарами это обычно так), а для норм естественной убыли — утвержденные нормы по соответствующей группе товаров. Даже при таком подходе налоговый риск сохраняется, поэтому многие организации выбирают не принимать расход.

В 1С разница реализуется через настройку статьи расходов: для непринимаемых расходов в УТ 11 в статье снимается признак принятия в НУ, в БП 3.0 аналогично настраивается статья прочих расходов. При расчете налога на прибыль такие суммы автоматически исключатся из базы и попадут в постоянные разницы.

Маршрут решения

Как выбрать подход к учету

Организация минимизирует налоговые рискиОтнесите списание на расходы, не принимаемые в НУ, и восстановите НДС

Списания регулярны и есть нормы естественной убылиОбоснуйте потери нормами и актами, расход примите в пределах норм, позицию закрепите в учетной политике

Товар испорчен по вине перевозчика или поставщикаНе списывайте в расходы — оформите претензию и отнесите сумму на расчеты с виновником (счет 76.02)

Товар на комиссии или в ответхраненииОформите возврат собственнику, а не списание

Проверка результата после списания

После проведения документа откройте отчет по остаткам склада: в УТ 11 это «Ведомость по товарам на складах», в БП 3.0 — оборотно-сальдовая ведомость по счету 41. Списанного товара в остатках быть не должно, отрицательных остатков тоже — их появление означает, что списали больше, чем числилось, либо не тот склад.

Проверьте проводки. В БП 3.0 откройте движения документа: должна быть запись Дт 94 (или 91.02) Кт 41 на себестоимость. В УТ 11 регламентированные проводки формируются при отражении в учете — убедитесь, что документ отражен и суммы сошлись с управленческими.

Сверьте бумажный пакет: акт о списании (например, по форме ТОРГ-16 для продовольственных товаров или самостоятельно разработанная форма), приказ, инвентаризационные документы. Суммы в актах и в программе должны совпадать — расхождение станет проблемой при выверке.

Контрольные точки

Как проверить результат списания

Остаток товара на складе

Норма

Просроченная позиция отсутствует, отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Остаток ушел в минус — списано больше фактического

Проводки по документу

Норма

Дт 94/91.02 Кт 41 на себестоимость

Тревожный признак

Проводок нет или сумма не совпадает с себестоимостью

Статья расходов

Норма

Признак принятия в НУ соответствует решению бухгалтера

Тревожный признак

Непринимаемый расход попал в налоговую базу

Документальное оформление

Норма

Есть акт, приказ, инвентаризация, суммы совпадают

Тревожный признак

Списание есть только в программе, бумаг нет

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — списание без инвентаризации. Количество берется «по памяти», потом при полной инвентаризации склада всплывают расхождения, и разобраться в их причинах уже сложно. Всегда начинайте с пересчета.

Вторая ошибка — неверный выбор серии. Если ведется учет сроков годности, в документе нужно указать именно просроченную серию. Списание свежей серии вместо просроченной искажает отчет по срокам годности, и просрочка продолжит числиться на складе.

Третья группа ошибок — налоговые: принятие расхода без обоснования, непоследовательная позиция по НДС, отсутствие приказа. Эти ошибки дороже всего: доначисления по налогу на прибыль и НДС сопровождаются пенями и штрафом.

Частые вопросы

Можно ли списать просроченный товар без инвентаризации?

Технически документ проведется, но такое списание не будет иметь документального обоснования. При налоговой проверке расход без акта и инвентаризационных документов, скорее всего, снимут. Поэтому перед списанием всегда оформляйте пересчет или инвентаризацию.

Как найти весь просроченный товар в УТ 11?

Если ведется учет серий со сроками годности, используйте отчет «Товары с истекающими сроками годности» в разделе складских отчетов. Он покажет остатки по сериям с датами годности. Если серии не ведутся, просрочку выявляют только физической инвентаризацией.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании просрочки?

Однозначной нормы нет. Минфин традиционно требует восстановления, суды часто поддерживают налогоплательщиков. Выберите позицию с учетом готовности к спорам, применяйте ее последовательно и отразите в учетной политике. При консервативном подходе НДС восстанавливается и относится на прочие расходы.

На какой счет списывать просроченный товар в 1С:Бухгалтерии?

Стандартная цепочка: сначала Дт 94 Кт 41 (фиксация недостачи), затем Дт 91.02 Кт 94 (признание прочего расхода) после утверждения акта. Если решение о списании в расходы уже принято, допустимо сразу указать счет списания 91.02 с соответствующей статьей.

Что делать, если просрочен товар, принятый на комиссию?

Списывать его как собственный нельзя — это имущество комитента. Оформите возврат товара комитенту (документ «Возврат товаров комитенту») с актом о порче, либо согласуйте с комитентом порядок утилизации и отражения убытка по договору.

Можно ли принять расходы на списание просрочки в налоговом учете?

Да, если удастся обосновать производственный характер потерь: регулярность списаний для данного вида деятельности, акты комиссии, при необходимости — нормы естественной убыли. Риск претензий сохраняется, поэтому многие организации выбирают не принимать такой расход. Решение принимает бухгалтер с учетом позиции организации.