Как создать накладную в 1С Управление торговлей

Накладная в 1С «Управление торговлей» — это документ, которым оформляют движение товаров: отгрузку покупателю, поступление от поставщика, перемещение между складами или возврат. Чаще всего под «создать накладную» понимают документ «Реализация товаров и услуг» (расходная накладная), но логика работы одинакова и для приходных документов. Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до проведения документа и печати ТОРГ-12.

Перед началом работы убедитесь, что у вас заполнены базовые справочники: номенклатура, контрагенты, склады и договоры. Если карточка товара или покупателя отсутствует, накладную создать можно, но провести её корректно не получится — программа либо выдаст ошибку, либо спишет товар с неправильными данными. Пять минут на проверку справочников экономят часы на исправление остатков.

Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию «1С:Управление торговлей» редакции 11. В более ранних версиях (10.3) названия пунктов меню и расположение кнопок отличаются, но принцип работы сохраняется: документ создаётся из журнала, заполняется шапка и табличная часть, затем документ проводится.

Какие накладные бывают в 1С Управление торговлей

Программа разделяет документы по типу операции, и важно выбрать правильный с самого начала — от этого зависят проводки, движение остатков и печатные формы. Основные виды накладных в УТ:

• Реализация товаров и услуг — отгрузка покупателю, списывает товар со склада и формирует задолженность покупателя;
• Поступление товаров и услуг — приход от поставщика, увеличивает остатки и задолженность перед контрагентом;
• Перемещение товаров — движение между своими складами без смены владельца;
• Возврат товаров от покупателя / поставщику — корректирует ранее оформленные операции;
• Реализация (акт, накладная) в новых релизах — объединённый документ отгрузки.

Если отгрузка идёт по заказу покупателя, накладную правильнее создавать на основании заказа — тогда программа сама подтянет товары, цены и соглашение, а вам останется только скорректировать количество. Ручное создание без заказа допустимо, но разрывает цепочку «заказ → реализация → оплата», и отчёты по заказам покажут невыполнение.

Подготовка: что проверить перед созданием накладной

Большинство ошибок в накладных возникает не при заполнении, а из-за незаполненных справочников. Перед созданием документа откройте карточку покупателя и убедитесь, что в ней указаны правильные реквизиты: ИНН, КПП, юридический адрес. Именно эти данные попадут в ТОРГ-12 и счёт-фактуру, и ошибка в них сделает документ юридически недействительным для покупателя.

Второй шаг — проверка соглашения или договора с клиентом. В УТ 11 цены, условия оплаты и порядок расчётов задаются в соглашении с клиентом. Если соглашение не создано, накладная откроется с пустыми ценами, и их придётся вбивать вручную по каждой строке. Для разовых отгрузок допустимо работать без соглашения, но при регулярных продажах его стоит завести.

Третий момент — склад. Убедитесь, что склад, с которого планируется отгрузка, существует в справочнике и на нём есть нужные остатки. Проверить остатки можно через отчёт «Остатки товаров на складах» в разделе «Склад и доставка». Если товара нет в наличии, решите заранее: отгружать «в минус» (если это разрешено настройками) или сначала оформить поступление.

Пошаговое создание расходной накладной (реализации)

Основной сценарий — оформление отгрузки покупателю. Последовательность действий в типовой конфигурации УТ 11:

1. Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Реализация товаров и услуг» (в новых релизах — «Документы продажи» или «Реализации (акты, накладные)»).
2. Нажмите кнопку «Создать». Если отгрузка идёт по заказу, откройте заказ и используйте кнопку «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг».
3. В шапке документа укажите партнёра и контрагента (покупателя), соглашение, склад отгрузки и организацию, от имени которой оформляется продажа.
4. На вкладке «Товары» добавьте позиции: через кнопку «Добавить», подбор из номенклатуры или кнопку «Заполнить» → «Подобрать товары». Укажите количество и проверьте цены.
5. Проверьте автоматически рассчитанный НДС в каждой строке и итоговые суммы внизу документа.
6. При необходимости заполните вкладку «Дополнительно»: грузоотправитель, грузополучатель, адрес доставки, ответственный менеджер.
7. Нажмите «Провести и закрыть». Документ получит номер, спишет товар со склада и сформирует задолженность.

1. 1
   Раздел «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» → «Создать»
2. 2
   Заполнить покупателя, соглашение, склад и организацию
3. 3
   Добавить товары в табличную часть, проверить количество и цены
4. 4
   Проверить НДС и итоговую сумму
5. 5
   Нажать «Провести и закрыть»
6. 6
   Распечатать ТОРГ-12 кнопкой «Печать»

После проведения откройте документ повторно и сверьте итоги: сумма по документу должна совпадать с суммой в счёте или заказе, а количество строк — с фактической отгрузкой. Если товар подбирался сканером штрихкодов, дополнительно сверьте характеристики и серии — они влияют на то, какая именно единица номенклатуры спишется со склада.

Как создать накладную на основании другого документа

Ввод на основании — самый надёжный способ оформления, потому что программа копирует данные из исходного документа и сохраняет связь между ними. Связанные документы видны в структуре подчинённости, что упрощает поиск цепочки «заказ → реализация → оплата» при разборе расхождений.

На основании заказа покупателя

Откройте заказ, нажмите «Создать на основании» и выберите «Реализация товаров и услуг». Программа предложит варианты заполнения: отгрузить всё по заказу или только доступные на складе позиции. Если отгружаете частично, удалите лишние строки или скорректируйте количество — заказ останется частично выполненным, и по нему можно будет оформить следующую накладную.

На основании счёта на оплату

Если ведёте учёт через счета, накладную можно создать и из счёта покупателю. Данные о товарах и ценах подтянутся автоматически. Учтите, что счёт сам по себе не резервирует товар — перед отгрузкой всё равно проверьте остатки.

Копированием ранее созданной накладной

Для повторяющихся отгрузок одному и тому же клиенту удобно копирование: в журнале документов выделите нужную накладную и нажмите F9 или «Ещё» → «Скопировать». Обязательно проверьте дату, цены и остатки — программа скопирует документ «как есть», включая возможные устаревшие цены.

Способы создания накладной

Вручную с нуля

Подходит для разовых отгрузок без заказа. Минус: все данные вводятся руками, выше риск ошибки в ценах.

На основании заказа

Оптимально при работе с заказами: цены и состав подтягиваются автоматически, сохраняется связь документов.

Копированием

Удобно для регулярных одинаковых отгрузок. Требует проверки цен и остатков — данные могли устареть.

Заполнение табличной части и работа с ценами

Табличная часть «Товары» — ядро накладной. Каждая строка содержит номенклатуру, количество, цену, ставку НДС и сумму. При заполненном соглашении цены подставляются из действующих цен номенклатуры (прайса) автоматически. Если цена не подставилась, проверьте, установлена ли она документом «Установка цен номенклатуры» на дату накладной.

Колонки табличной части можно настраивать: через меню «Ещё» → «Изменить форму» включите нужные колонки, например «Характеристика», «Серия», «Упаковка». Для товаров с учётом по характеристикам (размеры, цвета) заполнение характеристики обязательно — без неё документ не проведётся. То же касается серий для серийного учёта и номеров ГТД для импортных товаров.

Скидки в УТ 11 применяются автоматически, если настроены в разделе «CRM и маркетинг» → «Скидки (наценки)». Ручную скидку можно задать по строке или по документу целиком через кнопку «Цены и скидки» над табличной частью. Помните: ручная скидка, превышающая установленный в настройках порог, может быть заблокирована правами пользователя.

Проведение документа и контроль остатков

При нажатии «Провести» программа выполняет контроль остатков: если товара на складе недостаточно, появится сообщение об ошибке с перечнем нехватающих позиций. Поведение при нехватке зависит от настроек: в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» можно разрешить отгрузку в отрицательные остатки, но делать это постоянно не стоит — «минуса» искажают себестоимость и усложняют инвентаризацию.

После проведения проверьте результат по отчётам. Откройте «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что количество по отгруженным позициям уменьшилось. Задолженность покупателя видна в отчёте «Задолженность клиентов» в разделе «Продажи». Если обороты не изменились — скорее всего, документ сохранён, но не проведён: в журнале у него не будет «проведённой» отметки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус в журнале документов

Норма

Документ проведён, есть номер и дата

Тревожный признак

Документ помечен как непроведённый или помечен на удаление

Отчёт «Остатки товаров на складах»

Норма

Остаток уменьшился на отгруженное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Задолженность клиента

Норма

Долг увеличился на сумму накладной

Тревожный признак

Долг не изменился или появился у другого контрагента

Печатная форма ТОРГ-12

Норма

Все реквизиты и суммы заполнены верно

Тревожный признак

Пустые поля грузоотправителя или неверные реквизиты

Печать ТОРГ-12, УПД и счёта-фактуры

Печатные формы вызываются из открытого документа кнопкой «Печать». Для реализации доступны: товарная накладная ТОРГ-12, универсальный передаточный документ (УПД), акт, счёт-фактура и другие формы в зависимости от настроек. ТОРГ-12 формируется автоматически на основе данных документа — отдельно её заполнять не нужно.

Если организация работает с НДС, после проведения накладной создайте счёт-фактуру: в открытой реализации нажмите ссылку «Оформить счёт-фактуру» внизу документа или используйте «Создать на основании». Программа подставит номер и дату автоматически. При отгрузке УПД счёт-фактура отдельно может не требоваться — УПД объединяет оба документа.

Перед выводом на принтер используйте предварительный просмотр: проверьте, что в форму попали правильные грузоотправитель и грузополучатель, а итоговые суммы сходятся с документом. Если реквизиты пустые — вернитесь в карточку контрагента или организации и заполните их, затем переформируйте печатную форму.

Если отгрузка оформляется со склада, а оплата приходит на другую организацию внутри холдинга, проверьте поле «Организация» в шапке до проведения. Исправить её после проведения можно, но придётся перепроводить документ, а при выставленном счёте-фактуре — ещё и перевыпускать его.

Типичные ошибки и как их исправить

Первая частая ситуация — документ не проводится из-за нехватки остатков, хотя товар физически есть. Причина обычно в том, что поступление оформили на другой склад или не провели. Откройте отчёт по остаткам с детализацией до склада и найдите, где «завис» товар: либо переместите его документом «Перемещение товаров», либо исправьте склад в накладной.

Вторая ошибка — неверные цены или пустые цены в строках. Это признак того, что не выбрано соглашение либо не установлены цены номенклатуры на дату документа. Заполните соглашение и используйте кнопку «Цены и скидки» → «Заполнить цены по соглашению», чтобы пересчитать табличную часть.

Третья группа проблем — ошибки в реквизитах, обнаруженные уже после подписания документов покупателем. Исправить проведённую накладную можно: откройте её, внесите изменения и перепроведите. Но если по документу уже выставлен счёт-фактура и прошёл отчётный период, потребуется корректировка реализации — отдельный документ, который корректно отразит изменения в учёте НДС.

Частые вопросы

Чем накладная отличается от счёта-фактуры в 1С?

Накладная (реализация) фиксирует факт отгрузки товара и списывает его со склада, формируя задолженность покупателя. Счёт-фактура — документ для учёта НДС, он создаётся на основании накладной и не влияет на складские остатки. Один без другого при работе с НДС не используется.

Можно ли создать накладную без заказа покупателя?

Да, документ «Реализация товаров и услуг» создаётся и самостоятельно. Но если в программе включён учёт заказов, отгрузка без заказа нарушит аналитику: в отчётах заказ будет числиться невыполненным, а реализация — вне плана продаж. Для разовой продажи это допустимо, для регулярной работы — нет.

Почему программа не даёт провести накладную?

Наиболее частые причины: недостаточно товара на выбранном складе, не заполнены обязательные поля (характеристика, серия, склад в строке), документ пытаются провести в закрытом периоде либо у пользователя нет прав на проведение. Текст сообщения об ошибке указывает конкретную причину — читайте его полностью.

Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?

Если период ещё открыт, откройте документ, внесите изменения и нажмите «Провести» повторно — движения перезапишутся. Если период закрыт или выставлен счёт-фактура, прошедший отчётность, используйте документ «Корректировка реализации», созданный на основании исходной накладной.

Как распечатать накладную по форме ТОРГ-12?

Откройте проведённую реализацию, нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)». Форма заполнится данными документа автоматически. Если нужных реквизитов нет — дополните карточки контрагента и организации, затем переформируйте печатную форму.

Можно ли оформить накладную на перемещение между складами?

Да, для этого служит отдельный документ «Перемещение товаров» в разделе «Склад и доставка». В нём указывают склад-отправитель и склад-получателя, а табличную часть заполняют аналогично реализации. Задолженность и цены при перемещении не формируются — меняется только расположение товара.