Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С оформить прослеживаемые товары
Как в 1С оформить прослеживаемые товары: настройка учёта РНПТ, поступление, реализация, уведомления о ввозе и перемещении, отчётность и типичные ошибки.
Прослеживаемость — это механизм государственного контроля за оборотом отдельных категорий товаров: каждая партия получает регистрационный номер партии товара (РНПТ), и все операции с ней отражаются в системе прослеживаемости ФНС. Организации и предприниматели, которые покупают, продают, перемещают или ввозят такие товары, обязаны передавать сведения в налоговую, а просрочка или ошибки в РНПТ грозят штрафами по статье 15.29 КоАП.
В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) учёт прослеживаемых товаров реализован штатно: номенклатура помечается признаком прослеживаемости, в документах указываются РНПТ, а уведомления и отчёты формируются автоматически. Ниже разобран порядок настройки и оформления всех основных операций.
Проверка, попадает ли товар под прослеживаемость
Прослеживаемости подлежат товары из перечня, утверждённого постановлением Правительства РФ № 807: это ряд позиций электроники, бытовой техники, детских колясок, одежды и постельного белья, оптики и других категорий. Принадлежность определяется по коду ТН ВЭД ЕАЭС, а не по названию товара — поэтому первый шаг всегда один: сверить код ТН ВЭД вашей номенклатуры с действующим перечнем.
Если код входит в перечень, организация обязана работать с РНПТ независимо от системы налогообложения и объёма оборотов. Освобождение действует для отдельных случаев: например, для личных вещей физлиц, товаров для диппредставительств и некоторых других ситуаций, прямо перечисленных в правилах. Во всех остальных случаях уклонение от передачи сведений — нарушение.
Практический совет: заведите внутренний регламент, по которому при заведении новой номенклатуры сотрудник обязан проверить код ТН ВЭД по перечню. Это дешевле, чем потом исправлять цепочку документов за весь период.
Настройка учёта прослеживаемости в 1С
В типовых конфигурациях функциональность прослеживаемости включается в настройках учёта. В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» путь обычно такой: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» (или «Казначейство и взаиморасчёты» → «Прослеживаемость товаров» в зависимости от версии). Установите флаг учёта прослеживаемых товаров и укажите дату начала учёта.
В «Бухгалтерии предприятия» прослеживаемость включается в разделе «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Прослеживаемость товаров». После включения в документах появятся поля для РНПТ, а в разделе отчётности — уведомления о ввозе, перемещении и выбытии.
Убедитесь, что программа обновлена до актуального релиза: состав прослеживаемых товаров и форматы уведомлений периодически меняются, и старая версия конфигурации может не содержать актуальных кодов ТН ВЭД или форм. Перед обновлением рабочей базы сделайте резервную копию и проверьте обновление на копии.
Настройка номенклатуры и признака прослеживаемости
Для каждой позиции, попадающей под контроль, откройте карточку номенклатуры и заполните код ТН ВЭД. После этого станет доступен флаг «Прослеживаемый товар» (в некоторых конфигурациях — «Вести учёт по РНПТ»). Установите его — с этого момента документы по данной позиции будут требовать указания РНПТ.
Если позиций много, используйте групповую обработку изменения реквизитов («Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Групповое изменение реквизитов»), чтобы массово проставить признак по отбору номенклатуры. Перед массовой обработкой выгрузите список и проверьте его — ошибочная установка признака на непрослеживаемые товары заблокирует проведение документов без РНПТ.
Обратите внимание на единицы измерения. В уведомлениях количество указывается в единицах, соответствующих коду ТН ВЭД (для многих позиций это штуки, для отдельных — килограммы). Если в карточке товара базовая единица не совпадает с требуемой, настройте её корректно до начала оформления документов.
Оформление поступления прослеживаемых товаров
При покупке прослеживаемого товара у российского поставщика ключевое требование — получить от него корректные РНПТ в УПД или счёте-фактуре. В документе «Поступление товаров и услуг» (в Бухгалтерии — «Поступление (акты, накладные, УПД)») в табличной части по прослеживаемым позициям появляется колонка «РНПТ». Заполните её строго по данным поставщика.
Если вы сами ввозите товар из-за пределов ЕАЭС, РНПТ формируется при таможенном оформлении — номер указывается в декларации на товары (обычно это графа с регистрационным номером партии). В 1С поступление импортного товара оформляется документом с указанием данных ГТД и РНПТ. При ввозе из стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия) вместо декларации подаётся уведомление о ввозе прослеживаемых товаров.
Для товаров, произведённых в России, РНПТ получает производитель через личный кабинет ФНС, и далее номер передаётся по цепочке покупателям в отгрузочных документах. Если поставщик не может предоставить РНПТ по прослеживаемой позиции — это повод приостановить приёмку и запросить пояснения, потому что без номера вы не сможете корректно продать товар дальше.
- 1Проверьте код ТН ВЭД поставщика по перечню прослеживаемых товаров
- 2Получите от поставщика УПД с указанными РНПТ
- 3Создайте документ поступления и заполните колонку РНПТ по каждой прослеживаемой позиции
- 4Сверьте количество и единицы измерения с данными поставщика
- 5Проведите документ и проверьте отчёт по остаткам РНПТ
Реализация и отражение РНПТ в отгрузочных документах
При продаже прослеживаемого товара РНПТ обязательно указывается в УПД или счёте-фактуре — для каждой строки с прослеживаемой позицией. В документе реализации 1С программа подставляет РНПТ из остатков, но ответственность за корректность номера остаётся на вас: сверяйте, из какой партии фактически отгружается товар.
Если товар хранится по нескольким РНПТ, программа может предложить выбор партии. Не смешивайте партии в одной строке без необходимости: для покупателя проще и безопаснее получать отдельные строки по каждому номеру. При частичной отгрузке из партии указывайте фактическое количество — остаток по РНПТ уменьшится автоматически.
Продажа физическому лицу в розницу (конечному потребителю) — это выбытие товара из прослеживаемости. Такие операции отражаются в отчёте об операциях с прослеживаемыми товарами по коду выбытия, а не в УПД. Убедитесь, что розничные продажи корректно попадают в этот отчёт — особенно если используется обмен с кассовой программой.
Уведомления и отчётность по прослеживаемости
В зависимости от операции в ФНС подаются разные документы: уведомление о ввозе прослеживаемых товаров (при ввозе из ЕАЭС), уведомление о перемещении (при перемещении между обособленными подразделениями), уведомление о вывозе и ежеквартальный отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами. Все они формируются в разделе «1С-Отчётность» или «Отчётность, справки».
Сроки строгие: уведомление о ввозе подаётся не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем ввоза; отчёт об операциях — ежеквартально до 25-го числа после окончания квартала. Уведомление о перемещении подаётся при каждом перемещении между подразделениями, выделенными на отдельный баланс или имеющими разные КПП по месту нахождения товара.
Отправка выполняется через 1С-Отчётность при наличии действующего договора с оператором и настроенного обмена с ФНС. После отправки дождитесь квитанции о приёме: статус «сдано» без квитанции не считается подтверждённым. Если пришёл отказ с протоколом ошибок — исправьте указанные реквизиты и отправьте корректировку.
Контроль остатков и типичные ошибки
Главный инструмент самопроверки — отчёт по остаткам прослеживаемых товаров в разрезе РНПТ (в УТ/КА — «Ведомость по товарам» с детализацией по РНПТ, в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая по счету с аналитикой РНПТ). Сверяйте его с фактическими остатками на складе и с данными личного кабинета прослеживаемости ФНС. Расхождения означают, что где-то в цепочке документ указан неверный номер или количество.
Проверку делайте до закрытия квартала, а не после сдачи отчёта: исправление задним числом требует корректировки цепочки документов и повторной отправки сведений. Особое внимание уделите возвратам — при возврате от покупателя РНПТ должен совпадать с номером, по которому товар был продан.
Как проверить результат
Остатки по каждому номеру неотрицательные и совпадают со складом
Минус по РНПТ или остаток по номеру, которого нет на складе
По каждому документу есть квитанция о приёме ФНС
Статус «не сдано», отказ или отсутствие квитанции
РНПТ указаны по всем прослеживаемым позициям
Пустые графы РНПТ по позициям из перечня
FAQ по прослеживаемым товарам в 1С
Что делать, если поставщик не указал РНПТ в УПД?
Запросите у поставщика исправленный УПД с указанием РНПТ — без корректного номера вы не сможете правомерно реализовать товар дальше и отразить его в отчётности. До получения исправления товар можно принять на склад, но продажу лучше приостановить. Если поставщик отказывается, это признак того, что товар введён в оборот с нарушениями.
Нужно ли подавать уведомление при перемещении между складами?
Только если склады относятся к разным обособленным подразделениям с разными КПП. Перемещение внутри одного подразделения (один КПП) уведомления не требует — достаточно внутреннего документа перемещения в 1С.
Как оформить продажу прослеживаемого товара физическому лицу?
Розничная продажа конечному потребителю — это выбытие из прослеживаемости. Оформляется обычным розничным документом, а сведения о выбытии попадают в ежеквартальный отчёт об операциях с соответствующим кодом вида операции. УПД и РНПТ покупателю при этом не выдаются.
Какой штраф грозит за ошибки в прослеживаемости?
Ответственность установлена статьёй 15.29 КоАП: за непредставление сведений или представление недостоверных данных предусмотрены штрафы для должностных лиц и организаций, при крупном размере возможна уголовная ответственность. Размеры санкций периодически пересматриваются — актуальные суммы уточняйте в действующей редакции КоАП.
Можно ли вести прослеживаемость в 1С:Бухгалтерии или нужна УТ?
Базовый учёт прослеживаемых товаров (признак в номенклатуре, РНПТ в документах, уведомления и отчёт об операциях) доступен и в «1С:Бухгалтерии предприятия». Конфигурации УТ, КА и ERP удобнее при больших оборотах: там шире отчётность по РНПТ, контроль остатков по партиям и интеграция со складским учётом.
Что делать с остатками товара, купленного до включения его кода в перечень?
Для остатков на дату включения товара в перечень предусмотрен особый порядок: организация получает РНПТ на такие остатки через механизм ФНС (уведомление об остатках) и далее работает с ними как с обычными прослеживаемыми партиями. Конкретный порядок зависит от того, как товар был введён в оборот, — сверьтесь с разъяснениями ФНС по вашей ситуации.
Что важно запомнить
Основа корректного учёта — три вещи: признак прослеживаемости в карточке номенклатуры, точные РНПТ во всех документах цепочки и своевременная отправка уведомлений с квитанциями ФНС. Регулярная сверка остатков по РНПТ до закрытия квартала позволяет исправить ошибки до того, как они превратятся в штрафы.