Торговля и Склад · 11 мин
Как списать некачественный товар в 1С
Как списать некачественный товар в 1С:Управление торговлей и Бухгалтерии — документ списания, инвентаризация, проводки, НДС, возврат поставщику и типичные ошибки.
Списание некачественного товара в 1С — стандартная операция, но у неё есть важные нюансы: от выбора документа зависят проводки, налоговый учёт и корректность остатков на складе. Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям между учётными данными и фактическими остатками, а также к претензиям при налоговой проверке, если списание не подтверждено документально.
Перед списанием нужно определить природу некачественности: товар пришёл бракованным от поставщика, испортился при хранении, истёк срок годности или выявлена недостача при инвентаризации. От этого зависит сценарий — возврат поставщику, списание по акту порчи или оформление результатов инвентаризации. В статье разобраны все три пути на примере 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Бухгалтерии 8.3.
Материал ориентирован на пользователей с базовыми навыками работы в 1С: вы должны уметь создавать документы, проводить их и смотреть движения по регистрам. Если у вас нет прав на создание документов списания, обратитесь к администратору системы за назначением роли.
Определите причину брака и выберите сценарий
Главная ошибка при списании — использование одного и того же документа для разных ситуаций. В учёте различаются как минимум три случая: поставщик отгрузил некачественный товар, товар испортился по вине организации (нарушение хранения, истёк срок годности), недостача выявлена при инвентаризации. Для каждого случая предусмотрен свой документ и свои проводки.
Если брак обнаружен при приёмке или вскоре после неё, правильный путь — возврат поставщику, а не списание. Возврат восстанавливает дебиторскую задолженность или обязательство поставщика заменить товар, и деньги за брак не ложатся в расходы организации. Списание же означает, что организация признаёт убыток своим.
Если товар испортился в процессе хранения или у него вышел срок годности, оформляется списание с отнесением стоимости на расходы. Если при этом виновато конкретное лицо (например, кладовщик нарушил температурный режим), убыток можно отнести на виновное лицо через счёт 73 или 94 — это требует отдельного оформления и согласования с руководством.
Как выбрать сценарий
Подготовьте основание: акт о браке и документы
Списание без документального обоснования — прямой риск при налоговой проверке: расходы могут не признать, а суммы доначислить. Поэтому до работы в 1С подготовьте акт о выявлении брака или порчи товара. Типовой формы, обязательной для всех случаев, нет — организация разрабатывает её сама и закрепляет в учётной политике.
В акте укажите наименование и количество товара, причину порчи, дату обнаружения, состав комиссии и подписи ответственных лиц. Если речь о пищевой продукции с истёкшим сроком годности, дополнительно оформляется акт на утилизацию — просто выбросить такой товар нельзя, утилизация должна быть подтверждена.
При претензии поставщику приложите к акту фотофиксацию брака и направьте письменную претензию в сроки, установленные договором. Только после реакции поставщика (согласие на возврат или отказ) выбирайте между возвратом и списанием.
Списание товара в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 списание оформляется документом «Списание недостач товаров» (в некоторых версиях — «Списание товаров»). Он находится в разделе «Склад и доставка» → «Списания, инвентаризации товаров». Документ списывает товар с выбранного склада и формирует расход по указанной статье.
Порядок заполнения: укажите организацию и склад, с которого списывается товар. В табличную часть добавьте номенклатуру — вручную или через подбор. Программа покажет доступный остаток; если остатка недостаточно, документ не проведётся либо уйдёт в отрицательный остаток при отключённом контроле. В поле «Статья расходов» выберите подходящую статью, например «Потери от порчи товаров», с аналитикой на склад или подразделение.
Если ведётся учёт по сериям или характеристикам, заполните эти реквизиты — иначе спишется не та единица товара, и остатки по сериям разойдутся с фактическими. После проведения проверьте движения документа кнопкой «Дт/Кт» или отчётом по движениям: должна сформироваться запись по дебету счёта расходов и кредиту 41 (или 45, если товар был отгружен, но не реализован).
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания, инвентаризации товаров» → «Создать» → «Списание недостач товаров»
- 2Укажите организацию, склад и дату документа
- 3Добавьте номенклатуру и количество бракованного товара, при необходимости — серии и характеристики
- 4Выберите статью расходов с корректной аналитикой
- 5Проведите документ и проверьте проводки через «Дт/Кт»
- 6Распечатайте акт списания и приложите к нему первичные документы о браке
Списание товара в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии используется документ «Списание товаров» из раздела «Склад» → «Списание товаров». Здесь логика проще: указывается склад, табличная часть с номенклатурой и счёт списания. По умолчанию программа предлагает счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — это правильный вариант, если причина ещё выясняется или есть виновное лицо.
Если виновник не установлен и порча признана производственным риском, стоимость списывается сразу на счёт 91.02 «Прочие расходы» или на счета затрат (20, 44) — в зависимости от учётной политики. Выбор счёта влияет на налоговый учёт: расходы по 94-му счёту без подтверждённого отсутствия виновных лиц в налоговом учёте обычно не признаются.
После проведения откройте движения документа и сверьте суммы: списывается учётная стоимость товара по методу, заданному в учётной политике (FIFO или по средней). Если в номенклатуре ведётся партионный учёт, убедитесь, что списалась именно та партия, в которой числится брак.
Списание по результатам инвентаризации
Если некачественный или недостающий товар выявлен при инвентаризации, списывать его отдельным документом не нужно — это сделает сама инвентаризация. В УТ 11 создаётся «Приказ на проведение инвентаризации», затем «Пересчёт товаров», куда вносятся фактические остатки, и по итогам автоматически формируются документы списания недостач и оприходования излишков.
В 1С:Бухгалтерии документ «Инвентаризация товаров» заполняется учётными остатками, пользователь вводит фактические количества, и при проведении программа сама формирует проводки по недостачам на счёт 94. Разносить суммы по виновным лицам или расходам придётся отдельными операциями.
Преимущество этого пути — полное документальное оформление: инвентаризационная опись, сличительная ведомость и решение руководства образуют закрытый пакет документов, который выдерживает проверку. Минус — процедура длиннее, поэтому для разового брака на небольшую сумму проще прямое списание с актом.
Способы оформления
Быстро, подходит для разового брака; требует отдельного акта и контроля выбора статьи расходов
Дольше, но даёт полный пакет документов; оптимально при плановых инвентаризациях и массовых расхождениях
Не списание, а возврат стоимости; применяется, только если поставщик признаёт брак
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа проверьте три вещи. Первое — остатки на складе: отчёт «Остатки товаров на складах» (УТ) или оборотно-сальдовая ведомость по 41 счёту (БП) должны показывать уменьшение именно по списанной номенклатуре. Второе — проводки: дебет счёта расходов или 94, кредит 41, сумма равна учётной стоимости. Третье — отсутствие отрицательных остатков по другим позициям, которые могли возникнуть при списании не той партии или серии.
Частые ошибки: списание товара, которого физически нет на складе (документ уходит в минус и «ломает» себестоимость других движений); выбор неправильной статьи расходов, из-за чего затраты попадают не в тот раздел отчёта о финансовых результатах; списание брака, который следовало вернуть поставщику, — организация теряет возможность взыскать стоимость.
Отдельная группа ошибок — налоговые: списание без акта и приказа, неучёт требований к утилизации просроченной продукции, спорная позиция по восстановлению НДС. Если суммы существенны, сверьте оформление с бухгалтером до закрытия периода.
Как проверить результат
Уменьшился ровно на списанное количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Дт счёта расходов или 94 — Кт 41, сумма равна учётной стоимости
Проводок нет, счёт неверный или сумма не совпадает с актом
Есть акт о браке, приказ, при необходимости акт утилизации
Списание оформлено только в программе без бумажного основания
Частые вопросы
Можно ли списать товар задним числом?
Технически да, но документ должен попасть в открытый период, иначе потребуется перепроведение закрытия месяца и корректировка отчётности. Дата списания должна совпадать с датой акта о порче, а не с датой, когда до него «дошли руки».
Что делать, если документ списания не проводится?
Чаще всего причина — недостаточный остаток на складе или незаполненная статья расходов. Проверьте остатки отчётом, убедитесь, что выбран правильный склад, и заполните все обязательные поля, отмеченные красным.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Однозначной нормы нет, позиции налоговых органов и судов расходятся. Консервативный подход — восстановить НДС, ранее принятый к вычету по списанному товару. Выбранную позицию закрепите в учётной политике.
Как списать товар, если виновен сотрудник?
Списывайте через счёт 94, затем оформите отнесение суммы на счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» с удержанием из зарплаты в пределах, допустимых трудовым законодательством. Потребуется письменное объяснение сотрудника и приказ руководителя.
Чем отличается списание от утилизации в 1С?
В учёте это одна операция — товар уходит со склада в расходы. Разница в документальном оформлении: для продукции, подлежащей уничтожению (просроченные продукты, некоторые категории товаров), дополнительно оформляется акт утилизации, подтверждающий фактическое уничтожение.
Что важно запомнить
Сначала определите причину брака: возврат поставщику, прямое списание или списание по инвентаризации. Оформите акт до проведения документа, выберите правильную статью расходов и счёт, после проведения сверьте остатки и проводки. Без бумажного основания списание — налоговый риск.