Как отразить инвентаризацию в 1С:ERP

Инвентаризация в 1С:ERP оформляется связкой из трёх документов: приказ на проведение инвентаризации, пересчет товаров и итоговые документы списания недостач или оприходования излишков. Такая цепочка позволяет зафиксировать учётные остатки на дату проверки, ввести фактические данные со склада и автоматически рассчитать расхождения без ручных вычислений.

Порядок действий зависит от того, ведётся ли на складе ордерный учёт и адресное хранение. На простом складе достаточно создать пересчет товаров и внести количество по факту. На ордерном складе потребуется дополнительно контролировать статусы складских ордеров, а при адресном хранении — статусы отборов и размещений, иначе программа не даст корректно завершить инвентаризацию.

Перед началом работы убедитесь, что все товарные документы за период проведены, а незавершённые складские операции закрыты. Если на момент инвентаризации останутся товары «в пути» между статусами ордеров, учётные остатки в пересчете будут искажены, и расхождения окажутся ложными.

Подготовка склада и учётных данных перед инвентаризацией

Главное условие корректной инвентаризации — актуальные учётные остатки. Проверьте, что все поступления, реализации, перемещения и сборки за период проведены и не находятся в черновиках. Документы, оставленные непроведёнными, не попадут в расчёт учётного количества, и программа покажет фиктивные расхождения.

На ордерном складе дополнительно проверьте исполнение распоряжений: все «Приходные ордеры на товары» и «Расходные ордеры на товары» должны быть в финальных статусах. Товары, принятые по распоряжению, но не оформленные ордером (или наоборот), создают зависшие остатки, которые исказят данные пересчета.

Полезно заранее сформировать отчёт «Остатки и доступность товаров» или «Ведомость по товарам на складах» по нужному складу и сверить его с ожиданиями материально ответственного лица. Крупные аномалии проще разобрать до начала пересчета, чем объяснять их в акте инвентаризации.

Контрольные точки

Как проверить готовность склада

Непроведённые товарные документы за период

Норма

Отсутствуют или осознанно исключены из проверки

Тревожный признак

Есть черновики поступлений и реализаций — учётные остатки будут неверны

Статусы складских ордеров

Норма

Все ордеры в финальном статусе, нет зависших распоряжений

Тревожный признак

Есть ордеры в работе — возможны ложные расхождения

Остатки по отчёту

Норма

Остатки выглядят правдоподобно, нет больших отрицательных позиций

Тревожный признак

Отрицательные остатки по многим позициям — сначала разберитесь с причиной

Создание приказа на проведение инвентаризации

Приказ на инвентаризацию — необязательный, но рекомендуемый документ. Он фиксирует дату начала проверки, склад, ответственных лиц и служит основанием для пересчетов. Перейдите в раздел «Склад и доставка» → «Приказы на инвентаризацию» (в некоторых настройках интерфейса — «Склад» → «Инвентаризации») и создайте новый документ.

В приказе укажите организацию, склад и дату начала инвентаризации. Поле «Источник информации о ценах» и настройки печатных форм позволяют сразу сформировать унифицированные бланки ИНВ-3 и ИНВ-19 для бумажного документооборота. Проведённый приказ запоминает учётные остатки на момент начала инвентаризации — это важно, если склад продолжает работать во время пересчета.

Если инвентаризация проводится выборочно (по группе товаров, ячейкам или конкретной номенклатуре), приказ всё равно создаётся на склад целиком, а отбор позиций выполняется уже в документе пересчета.

Оформление пересчета товаров

Документ «Пересчет товаров» создаётся на основании приказа либо самостоятельно в разделе «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров». При создании на основании приказа склад и дата учётных остатков подставляются автоматически, что исключает ошибку выбора периода.

После заполнения шапки нажмите «Заполнить» — табличная часть загрузится номенклатурой с учётным количеством на дату инвентаризации. Колонка «Количество факт» изначально равна учётной; в неё вносится результат физического подсчёта. Колонка «Отклонение» рассчитывается автоматически: положительное значение — излишек, отрицательное — недостача.

Ввод фактических данных вручную и по штрихкодам

На небольшом складе фактическое количество вводится прямо в таблицу. На крупном удобнее работать со сканером штрихкодов: программа ищет номенклатуру по штрихкоду и увеличивает фактическое количество. Для серийного учёта и номенклатуры с характеристиками проверьте, что сканируется именно нужная модификация товара.

Пересчет при адресном хранении

Если на складе включено адресное хранение, пересчет ведётся по ячейкам: для каждой ячейки создаётся отдельное задание или пересчет разбивается по зонам. Перед началом убедитесь, что все отборы и размещения завершены — товар «в движении» между ячейками может быть не посчитан или посчитан дважды.

1. 1
   Создайте приказ на инвентаризацию и проведите его
2. 2
   На основании приказа создайте «Пересчет товаров»
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — загрузятся учётные остатки
4. 4
   Внесите фактическое количество по каждой позиции
5. 5
   Проверьте колонку «Отклонение» и проведите документ
6. 6
   Создайте документы списания недостач и оприходования излишков

Отражение недостач и излишков

Сам по себе пересчет товаров не меняет складские остатки — он только фиксирует расхождения. Чтобы учёт сошёлся с фактом, на основании пересчета создаются два документа: «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров». В типовой цепочке они формируются кнопкой создания на основании прямо из пересчета.

В списании укажите статью расходов и аналитику: недостача в пределах норм естественной убыли, недостача за счёт материально ответственного лица или порча. От выбранной аналитики зависит, на какой счёт попадёт сумма в регламентированном учёте и как операция отразится в отчётности. Если виновник установлен, сумма относится на расчёты с сотрудником, а не на прочие расходы.

В оприходовании излишков укажите статью доходов. Излишки приходуются по учётной цене, которая определяется настройками вида цен или себестоимостью — проверьте, чтобы сумма оприходования была экономически обоснованной, поскольку она формирует внереализационный доход.

Особенности ордерного склада и статусы пересчета

На ордерном складе документы списания и оприходования являются распоряжениями: фактическое движение товара оформляется складскими ордерами. После проведения списания недостач склад должен оформить расходный ордер (или программа спишет товар автоматически при соответствующем статусе), а после оприходования излишков — приходный ордер.

Пересчет товаров имеет статусы: «В работе», «Внесение результатов», «Выполнено». Пока пересчет не переведён в финальный статус, связанные документы списания и оприходования могут быть недоступны или неполными. Типовая логика предполагает, что сначала завершается пересчет, и только потом оформляются итоговые документы.

Если после завершения инвентаризации обнаружилась ошибка в фактических данных, не редактируйте проведённый пересчет задним числом без анализа последствий: уже созданные списания и оприходования придётся перепроводить. Безопаснее создать корректирующий пересчет и новые итоговые документы.

Проверка результата и печатные формы

После проведения всех документов сформируйте отчёт «Остатки и доступность товаров» по складу и сравните с фактическими данными инвентаризации. Учётные остатки должны совпасть с результатами пересчета: недостающие позиции списаны, излишки оприходованы. Дополнительно проверьте отсутствие отрицательных остатков — их появление означает, что списание прошло по позициям, которых не было в учёте.

Для бумажного документооборота из приказа и пересчета доступны унифицированные формы: инвентаризационная опись ИНВ-3, сличительная ведомость ИНВ-19, акт ИНВ-26 для отходов. Печатные формы заполняются данными документов, поэтому расхождения между актом и базой обычно означают, что документы редактировались после печати.

Итоговый контроль удобно делать по сличительной ведомости: сумма недостач в ней должна равняться сумме документов списания, сумма излишков — сумме оприходований. Если цифры не сходятся, ищите позиции, по которым итоговые документы не созданы или созданы частично.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию без приказа?

Да, документ «Пересчет товаров» создаётся самостоятельно. Но без приказа учётные остатки берутся на текущий момент, что рискованно на работающем складе: движения во время подсчёта исказят расхождения. Приказ фиксирует остатки на конкретную дату и время.

Почему в пересчете не заполняется табличная часть?

Чаще всего причина в неверно указанном складе, дате учётных остатков или в том, что по складу нет остатков на выбранную дату. Также проверьте, не установлен ли отбор, исключающий всю номенклатуру, и есть ли у пользователя права на просмотр остатков склада.

Что делать, если обнаружилась пересортица?

Если по одному товару недостача, а по схожему — излишек, оформлять оба документа сразу не обязательно. По решению руководства возможен взаимозачёт: в базе это отражается списанием и оприходованием с соответствующими статьями, но экономически результат сводится к разнице в стоимости позиций.

Как провести инвентаризацию по части номенклатуры?

Создайте пересчет товаров и при заполнении используйте отбор по товарной группе, категории или произвольному списку номенклатуры. При адресном хранении выборочная инвентаризация обычно выполняется по диапазону ячеек или зоне склада.

Меняет ли пересчет товаров складские остатки?

Нет. Пересчет только фиксирует фактическое количество и рассчитывает отклонения от учётных данных. Остатки изменяются только после проведения документов «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров», а на ордерном складе — после оформления соответствующих складских ордеров.

Как исправить ошибку в уже проведённой инвентаризации?

Если итоговые документы ещё не созданы, откорректируйте фактические данные в пересчете и перепроведите его. Если списания и оприходования уже проведены, безопаснее оформить новый пересчет с корректными данными и сторнирующие итоговые документы, а не править старую цепочку задним числом.