Торговля и Склад · 13 мин
Как создать пересчет товаров в 1С:Розница
Пошаговая инструкция по созданию пересчета товаров в 1С:Розница: документы, ТСД, списание и оприходование, контроль расхождений и типичные ошибки.
Пересчет товаров в 1С:Розница — это инвентаризация остатков конкретного склада или магазина, в ходе которой фактическое количество сверяется с учетным. Результатом становятся документы списания недостач и оприходования излишков, которые приводят учетные остатки в соответствие с реальными. Без регулярных пересчетов остатки «разъезжаются»: продажи идут в минус, а отчеты показывают неверную прибыль.
Типовая схема в конфигурации «1С:Розница» строится вокруг трех документов: «Приказ на проведение пересчета товаров», «Пересчет товаров» и связанных с ним «Списание товаров» и «Оприходование товаров». В зависимости от версии конфигурации названия и расположение команд могут немного отличаться, но логика одинакова: сначала фиксируется учетный остаток, затем вводится факт, после чего программа рассчитывает расхождения.
Пересчет можно проводить вручную (с распечатанной ведомостью), с помощью терминала сбора данных или прямо в форме документа со сканером штрихкодов. Выбор способа зависит от размера ассортимента и оснащения магазина. Ниже разобраны все варианты, условия корректного проведения и контроль результата.
Подготовка: что сделать до начала пересчета
Главное условие корректной инвентаризации — актуальные учетные остатки на момент начала. Перед созданием приказа проведите все непроведенные документы по складу: поступления, перемещения, реализации, возвраты, списания. Если в очереди обмена с кассами остались незагруженные чеки (автономный режим работы РМК), сначала выполните обмен и убедитесь, что продажи попали в базу.
Второй шаг — остановить движение товара по пересчитываемому складу на время физического подсчета. Если магазин продолжает продавать во время инвентаризации, фактические цифры будут «плыть» относительно учетных, и расхождения окажутся недостоверными. На практике пересчет делают до открытия, после закрытия или в нерабочий день.
Проверьте также права пользователя: для создания приказа и пересчета нужны права на документы склада, а для списания и оприходования — соответствующие роли. Если пересчет ведет кладовщик, а проводит результаты товаровед, распределите роли заранее, чтобы не блокировать работу в середине процесса.
Создание приказа на проведение пересчета
Откройте раздел «Склад» (в ряде версий — «Закупки» или «Запасы и закупки») и найдите журнал «Пересчеты товаров» или отдельный журнал «Приказы на проведение пересчета товаров». Создайте новый документ приказа. В нем укажите склад (магазин), дату начала и окончания пересчета, а при необходимости — отбор по товарным группам или поставщику, если проводится частичная инвентаризация.
При заполнении приказа программа фиксирует учетные остатки на указанную дату. Это ключевой момент: именно с этими цифрами будет сравниваться факт. Если приказ создать заранее, а пересчет провести через несколько дней, учетные количества устареют — в таком случае перезаполните документ перед началом подсчета.
Частичный пересчет удобен для больших магазинов: можно инвентаризировать одну товарную группу в день, не останавливая работу всей торговой точки. При этом важно, чтобы товар физически не перемещался между зонами во время цикла пересчетов, иначе одна и та же единица может быть посчитана дважды или не посчитана вовсе.
Ввод фактических остатков в документ «Пересчет товаров»
На основании приказа создайте документ «Пересчет товаров» — кнопка «Создать на основании» или соответствующая команда в форме приказа. Документ откроется с табличной частью, где уже заполнены номенклатура и учетное количество. Ваша задача — внести фактическое количество по каждой строке.
Способов ввода три. Первый — ручной: распечатайте инвентаризационную ведомость (печатная форма доступна из документа), посчитайте товар на полках и в подсобном помещении, внесите цифры в таблицу. Второй — со сканером штрихкодов: курсор ставится в поле ввода, товар сканируется, программа находит строку и увеличивает фактическое количество. Третий — через терминал сбора данных: товар сканируется на ТСД, затем данные выгружаются в документ.
Обратите внимание на товары с нулевым учетным остатком: они могут отсутствовать в табличной части, если не включен режим показа нулевых остатков. Если физически такой товар обнаружен, добавьте его в документ вручную через подбор — это типичная ситуация излишков. Проверьте также, что считаются все места хранения: торговый зал, склад, витрины, товар в резерве.
- 1Откройте документ «Пересчет товаров» на основании приказа
- 2Проверьте, что учетные количества соответствуют текущим остаткам
- 3Внесите фактическое количество по каждой строке (вручную, сканером или с ТСД)
- 4Добавьте вручную товары, найденные в зале, но отсутствующие в таблице
- 5Проверьте расхождения по колонке «Отклонение» и запишите документ
Работа с терминалом сбора данных
Терминал сбора данных существенно ускоряет пересчет при большом ассортименте. Общая схема: в 1С настраивается обмен с ТСД (раздел «Администрирование» — «Подключаемое оборудование» или «Обмен с ТСД», в зависимости от версии), на терминал выгружается справочник товаров со штрихкодами, сотрудник сканирует товар и вводит количество, затем данные загружаются в документ пересчета.
Перед выгрузкой убедитесь, что у товаров заполнены штрихкоды — без них ТСД не сможет идентифицировать позицию. Товары без штрихкодов придется считать вручную и добавлять в документ отдельно. Также проверьте формат обмена: типовая Розница поддерживает обмен через файлы или прямое подключение драйвером, конкретный вариант зависит от модели терминала и установленного ПО.
После загрузки данных с ТСД обязательно сверьте количество строк и итоговые количества в документе с показаниями терминала. При обрыве связи или повторной загрузке одного файла строки могут задвоиться — это одна из самых частых причин фиктивных излишков.
Оформление результатов: списание и оприходование
После записи пересчета программа показывает расхождения: где факт меньше учета — недостача, где больше — излишки. На основании документа пересчета создаются «Списание товаров» и «Оприходование товаров». В типовой конфигурации эти документы формируются автоматически по кнопке создания на основании, при этом в каждый попадают только соответствующие строки.
Перед проведением списания проверьте расхождения по крупным суммам вручную. Значительная недостача по одной позиции чаще всего означает ошибку подсчета, пересорт (товар перепутан с похожим) или неучтенное перемещение, а не реальную потерю. Пересортица оформляется не списанием и оприходованием, а корректировкой: списывается один товар и оприходуется другой с аналогичной стоимостью — в новых версиях конфигурации для этого может быть отдельный механизм, уточните в документации к вашему релизу.
Оприходование излишков тоже требует внимания: программа предложит цену учета, от которой зависит внереализационный доход. Проверьте, что излишек — не результат незагруженного прихода. Если поставка была, но документ поступления не введен, правильнее ввести поступление, а не оприходование.
Проверка результата после проведения документов
После проведения списания и оприходования откройте отчет по остаткам склада — «Товары на складах» или «Остатки товаров» (точное название зависит от версии). Сформируйте его по пересчитываемому складу и сравните с фактическими данными ведомости: остатки должны совпадать с результатами подсчета.
Дополнительно проверьте отрицательные остатки по всей базе. Если после пересчета где-то появились минусы, значит, продажи прошли по товару, которого учетно не было — вероятно, не введено поступление или пересчет закрыл не тот склад. Отрицательные остатки искажают себестоимость продаж и требуют разбора до закрытия периода.
Контрольная точка — валовая прибыль по магазину за период инвентаризации. Резкое изменение рентабельности после крупного списания ожидаемо, но если прибыль изменилась без значимых расхождений, проверьте, не проведено ли списание дважды или по неверной цене.
Как проверить результат
Совпадают с фактической ведомостью пересчета
Есть расхождения — проверьте движения после даты приказа
Отсутствуют по всем складам
Минусы — ищите неучтенное поступление или неверный склад
Одно списание и одно оприходование на основании пересчета
Дубли документов или непроведенные черновики
Частичный пересчет и особые сценарии
Пересчет по товарной группе
Для точечной инвентаризации в приказе установите отбор по товарной группе, поставщику или марке. Документ пересчета заполнится только отобранными позициями. Это штатный режим для алкогольной и табачной продукции, где сверка требуется чаще. Учтите: если товар числится в нескольких группах или отбор настроен неточно, часть позиций выпадет из пересчета — сверьте количество строк с отчетом по остаткам с тем же отбором.
Пересчет алкоголя с учетом ЕГАИС
По алкогольной продукции расхождения нужно сопоставлять с остатками ЕГАИС, а не только с учетными данными 1С. Перед списанием запросите остатки по регистрам ЕГАИС и убедитесь, что недостача оформляется актом списания в УТМ, иначе расхождения с контролирующей системой сохранятся. Порядок взаимодействия с ЕГАИС зависит от версии конфигурации — сверяйтесь с документацией к вашему релизу.
Пересчет в распределенной базе
Если магазин работает в узле РИБ, пересчет создается в узле магазина и после обмена уходит в центральную базу. Не создавайте пересчет по одному и тому же складу одновременно в центре и в узле — при обмене возможны конфликты документов. Дождитесь завершения обмена перед анализом расхождений в центральной базе.
Удобный прием: перед большим пересчетом сделайте копию базы или запишите документы без проведения списания и оприходования. Сначала проанализируйте расхождения в режиме «предварительного итога», найдите ошибки подсчета по крупным позициям, пересчитайте их повторно — и только потом проводите финансовые документы. Это сильно сокращает количество исправительных операций.
Ограничения типового механизма и когда нужна доработка
Типовой пересчет в Рознице рассчитан на дискретную инвентаризацию: остановили движение, посчитали, оформили. Он не поддерживает «вечную инвентаризацию» с параллельными продажами, адресный учет ячеек и сложные схемы с комиссионным товаром из коробки. Если магазин работает круглосуточно или использует адресное хранение, потребуется либо переход на УТ/ERP для склада, либо доработка конфигурации.
Еще одно ограничение — серийный учет и маркированный товар. Для маркированной продукции (обувь, табак, лекарства и др.) пересчет по количеству недостаточен: нужно сверять коды маркировки через «Честный знак». В типовой Рознице есть инструменты сверки кодов, но их состав зависит от релиза — проверьте актуальность настроек обмена с системой маркировки.
Если пересчеты проводятся часто и штат большой, имеет смысл настроить разграничение прав: кладовщик вводит только фактические количества и не видит учетных остатков (режим «слепого» пересчета снижает риск подгонки цифр), а товаровед анализирует расхождения и проводит итоговые документы. Такая настройка выполняется через профили групп доступа.
Что важно запомнить
Пересчет в 1С:Розница строится по цепочке: приказ → пересчет товаров → списание и оприходование. Корректность результата определяется подготовкой: проведенными документами, загруженными продажами и остановкой движения товара. После проведения обязательно сверьте отчет по остаткам с фактической ведомостью и проверьте отсутствие отрицательных остатков.
Частые вопросы
Можно ли проводить пересчет, пока магазин торгует?
Технически документ создать можно, но результат будет недостоверным: каждая продажа во время подсчета меняет учетный остаток, и расхождения искажаются. Если остановить торговлю нельзя, пересчитывайте магазин частями — по товарным группам или зонам, временно исключая их из продажи.
Что делать, если фактическое количество больше учетного?
Сначала проверьте, не пропущено ли поступление или возврат от покупателя — если документ не введен, введите его, а не оприходуйте излишек. Если приход оформлен корректно, а товар физически есть, оформляется «Оприходование товаров» на основании пересчета. Также проверьте вариант пересортицы: возможно, этот товар ошибочно продавали под видом другого.
Почему в документе пересчета нет части товаров?
Чаще всего причина в отборе приказа (по группе или поставщику) либо в нулевых учетных остатках — позиции с нулем могут не выводиться. Товар, найденный физически, добавьте в табличную часть вручную через подбор. Проверьте также, что смотрите остатки по тому же складу, что указан в приказе.
Как исправить ошибочно проведенное списание?
Отмените проведение документа списания, скорректируйте документ пересчета (фактические количества) и создайте списание заново. Если списание уже попало в закрытый период или отчетность, исправление делайте текущей датой через сторнирующие операции, чтобы не трогать закрытый период.
Можно ли загрузить данные пересчета из Excel?
Типовой механизм загрузки табличных частей из внешних файлов в Рознице ограничен, но существуют стандартные обработки загрузки данных из табличного документа (для управляемых форм) и сторонние решения. Практичнее использовать ТСД или сканер штрихкодов, а Excel применять как промежуточный формат при обмене с терминалом, если он поддерживает файловый обмен.
Как часто нужно проводить полный пересчет?
Полная инвентаризация обычно проводится по графику, установленному учетной политикой организации, а также обязательна при смене материально ответственного лица и перед годовой отчетностью. Между полными пересчетами эффективны выборочные сверки по проблемным группам: товарам с высокой оборачиваемостью, маркированной и акцизной продукции.