Как настроить склады в 1С 8.3 Бухгалтерия

Складской учёт в 1С 8.3 Бухгалтерия позволяет вести количественный и суммовой учёт товаров и материалов в разрезе мест хранения. Без корректной настройки складов программа не сможет показать, где физически лежит товар, сформировать инвентаризационные ведомости по конкретному помещению или списать материалы именно с того склада, где они хранятся.

Настройка состоит из нескольких этапов: включения функциональности складского учёта, создания элементов справочника «Склады», указания склада в учётной политике и привычка правильно заполнять склад в каждом документе движения. Пропуск любого шага приводит к тому, что остатки «повисают» на общем уровне и сверка с фактическими остатками становится невозможной.

Важно понимать ограничение конфигурации: 1С Бухгалтерия — это прежде всего учётная система, а не WMS. Она не управляет адресным хранением по ячейкам, не строит маршруты сборки и не ведёт партионный учёт с точностью до серии в полном объёме. Для таких задач предназначены «1С:Управление торговлей» или «1С:ERP». Но для типового учёта оптовой и розничной торговли, производства и склада материалов возможностей Бухгалтерии достаточно.

Когда складской учёт нужен, а когда только мешает

Прежде чем включать раздельный учёт по складам, оцените реальную потребность. Если у организации одно помещение, где хранятся все товары, и материально ответственное лицо одно, то создание нескольких складов не даст ничего, кроме лишнего поля в документах. В этом случае достаточно одного склада «Основной», который будет подставляться автоматически.

Раздельный учёт оправдан, когда товары физически хранятся в разных местах, за разные зоны отвечают разные сотрудники, или требуется разделять оптовый и розничный склад для корректного учёта торговой наценки. Также склады обязательны, если организация ведёт учёт товаров, переданных на комиссию, или материалов, переданных в переработку, — для них создаются отдельные склады с соответствующим типом.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Одно помещение хранения и один материально ответственныйСоздайте один склад «Основной» и назначьте его складом по умолчанию

Несколько помещений или торговых точекСоздайте отдельный склад на каждое место хранения и обучите сотрудников указывать его в документах

Есть розничная торговля с учётом по продажным ценамСоздайте склад типа «Розничный» и настройте счёт 42 для торговой наценки

Товары передаются комиссионерам или в переработкуСоздайте склады типа «Товары на комиссии» и «Материалы в переработке»

Включение функциональности складского учёта

По умолчанию в свежей информационной базе складской учёт может быть отключён, и поле «Склад» в документах не отображается. Чтобы включить его, откройте раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка плана счетов». В открывшемся окне найдите строку «Учёт запасов» и установите флажок «По складам (местам хранения)». Дополнительно можно включить ведение учёта по партиям, если требуется контроль поступлений.

После включения настройки поле «Склад» появится в документах «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг», «Требование-накладная», «Перемещение товаров» и других. Если поле не появилось, проверьте права пользователя и перезапустите сеанс — в редких случаях форма документа кэшируется.

1. 1
   Откройте «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка плана счетов»
2. 2
   Найдите блок «Учёт запасов» и отметьте «По складам (местам хранения)»
3. 3
   При необходимости включите учёт по партиям
4. 4
   Запишите настройки и откройте любой документ поступления — поле «Склад» должно появиться в шапке

Создание складов в справочнике

Справочник «Склады» находится в разделе «Справочники» → «Склады». Нажмите «Создать» и заполните карточку: наименование (лучше давать понятные названия — «Основной склад», «Магазин на Ленина», «Склад брака»), тип склада и при необходимости комментарий. Наименование попадёт в печатные формы, поэтому избегайте сокращений, понятных только бухгалтеру.

Тип склада определяет поведение учёта. «Оптовый склад» — обычное хранение по учётным ценам. «Розничный» — для торговых точек с учётом по продажным ценам и наценкой на счёте 42. «Неавтоматизированная торговая точка» (НТТ) — для точек, где данные о продажах вносятся сводно, без детализации по каждому чеку. Отдельные типы предусмотрены для товаров на комиссии и материалов в переработке.

Количество складов не ограничено, но на практике не стоит плодить лишние: каждый склад должен соответствовать реальному месту хранения с назначенным ответственным лицом. Виртуальные склады допустимы для обособления брака, товаров в пути или резервов, если это согласовано с учётной политикой.

Склад по умолчанию и учётная политика

Чтобы не выбирать склад вручную в каждом документе, задайте склад по умолчанию. Это делается в разделе «Главное» → «Персональные настройки» или в карточке пользователя: программа будет автоматически подставлять указанный склад в новые документы. Для организаций с одним складом это практически исключает ошибки заполнения.

В учётной политике организации («Главное» → «Учётная политика») проверьте способ оценки запасов — ФИФО или по средней. От этого зависит, как программа будет списывать стоимость товаров при реализации. Сам выбор склада на метод списания не влияет, но в сочетании с учётом по партиям определяет итоговую себестоимость.

Если в базе работает несколько организаций, помните, что справочник складов общий для всех. При этом остатки ведутся в разрезе организации и склада одновременно, поэтому один и тот же физический склад можно использовать в документах разных юрлиц — остатки не перепутаются.

Работа с документами: поступление, перемещение, списание

Все движения по складу оформляются стандартными документами. Поступление товаров — документом «Поступление (акты, накладные)» с указанием склада в шапке. Перемещение между складами — документом «Перемещение товаров» (раздел «Склад»), где указывается склад-отправитель и склад-получатель. Списание материалов в производство — «Требование-накладная», реализация — одноимённым документом.

Критически важно следить за тем, чтобы склад в документе соответствовал фактическому месту движения товара. Если товар приняли на «Основной склад», а продали со «Склада магазина», программа спишет остаток в минус по магазину, и при инвентаризации выявится расхождение. Отчёт «Остатки товаров» или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с детализацией по складам покажет отрицательные остатки красным.

Инвентаризация и контроль остатков

Для сверки учётных и фактических остатков используется документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). Укажите склад, дату и при необходимости отбор по номенклатуре — программа заполнит табличную часть учётными остатками. Фактические количества вносятся вручную или загружаются из терминала сбора данных, после чего документ формирует расхождения.

По результатам инвентаризации излишки приходуются документом «Оприходование товаров», а недостачи списываются «Списанием товаров» с указанием счёта списания — обычно 94 с последующим отнесением на виновных лиц или расходы. Печатные формы ИНВ-3 и ИНВ-19 доступны прямо из документа инвентаризации.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 41 с группировкой по складам

Норма

Нет отрицательных остатков, суммы соответствуют ожиданиям

Тревожный признак

Красные (минусовые) остатки по отдельным складам

Отчёт «Остатки товаров» по конкретному складу

Норма

Количество совпадает с фактическим после инвентаризации

Тревожный признак

Систематические расхождения после каждой сверки

Поле «Склад» в документах за период

Норма

Заполнено во всех документах движения

Тревожный признак

Документы с пустым складом — остатки уходят «в никуда»

Типичные ошибки и ограничения конфигурации

Самая частая проблема — документы с незаполненным складом. Если складской учёт включён, но в части документов поле пустое, остатки распадаются на «складские» и «бесскладовые», и сверка превращается в ручную разборку. Лечится поиском таких документов через отбор в журнале и простановкой склада с перепроведением.

Вторая типичная ошибка — создание отдельных складов под каждого поставщика или под временные задачи. Справочник разрастается, сотрудники путаются в выборе, а отчётность теряет читаемость. Склад — это место хранения, а не аналитика контрагента; для поставщиков есть собственный справочник.

Наконец, помните об ограничении: в 1С Бухгалтерии нет адресного хранения, резервирования товара под заказ и контроля сроков годности по сериям в полном объёме. Если бизнесу это необходимо, рассмотрите переход на «1С:Управление торговлей» с последующей синхронизацией данных в бухгалтерию.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести учёт по нескольким складам для одной организации?

Да, это штатный режим. Создайте в справочнике «Склады» столько элементов, сколько реальных мест хранения существует, и указывайте нужный склад в каждом документе. Отчёты по остаткам строятся с группировкой по складам, что позволяет видеть картину по каждому месту хранения отдельно.

Что делать, если поле «Склад» не отображается в документах?

Проверьте настройку «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка плана счетов» → «Учёт запасов» — должен быть установлен флажок ведения учёта по складам. Если флажок стоит, а поля нет, перезапустите программу и проверьте права пользователя.

Как переместить товар с одного склада на другой?

Используйте документ «Перемещение товаров» из раздела «Склад». Укажите склад-отправитель, склад-получатель и табличную часть с номенклатурой. Документ формирует проводки по списанию с одного склада и оприходованию на другой без изменения общей стоимости запасов.

Чем розничный склад отличается от оптового?

Розничный склад предполагает учёт товаров по продажным ценам с отражением торговой наценки на счёте 42, а реализация оформляется отчётом о розничных продажах. Оптовый склад ведёт учёт по учётным (фактическим) ценам, и продажа оформляется документом реализации с выставлением счёта покупателю.

Как найти документы, где не указан склад?

Откройте журнал соответствующих документов, добавьте колонку «Склад» через настройку списка и установите отбор по пустому значению. Найденные документы откройте, укажите склад и перепроведите, после чего пересчитайте итоги и проверьте остатки.

Подойдёт ли 1С Бухгалтерия для адресного хранения по ячейкам?

Нет, конфигурация не поддерживает ячеистое хранение, маршруты отбора и управление складскими операциями. Для таких задач используется «1С:Управление торговлей» или специализированные WMS-решения, а в бухгалтерию передаются итоговые данные для учёта.