Как завести остатки товара в 1С

Заведение остатков товара — обязательный этап при переходе на новую базу 1С, при старте учёта «с нуля» в работающей компании или после инвентаризации, выявившей расхождения. От корректности этого шага зависят себестоимость продаж, остатки на складах, оборотно-сальдовая ведомость и вся последующая отчётность, поэтому спешить здесь не стоит.

В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Управление нашей фирмой) есть два основных способа ввода остатков: специальный помощник ввода начальных остатков и документ «Оприходование излишков товаров». Оба дают одинаковый учётный результат, но отличаются удобством и контролем.

Ниже разобраны оба подхода, подготовка данных перед вводом, проверка результата и ошибки, которые чаще всего приводят к искажению учёта.

Подготовка: что должно быть заполнено до ввода остатков

Документ ввода остатков ссылается на элементы справочников, поэтому сначала проверьте базовые данные. В справочнике «Номенклатура» должны быть созданы все товарные позиции с корректным видом номенклатуры (тип «Товар», а не «Услуга»), единицами измерения и, при необходимости, характеристиками и сериями. Если товар учитывается по характеристикам (размер, цвет), вводить остаток нужно именно в разрезе характеристик — иначе при продаже получите отрицательные остатки.

Второй обязательный блок — склады и организации. Остатки вводятся отдельно по каждому складу и каждой организации, если в базе их несколько. Определите дату ввода остатков: обычно это последний день перед началом ведения учёта в 1С, например 31 декабря, если учёт стартует с 1 января. Все документы движения товара до этой даты в программе отсутствовать должны, иначе остатки задвоятся.

Также заранее решите вопрос с себестоимостью. Для ввода остатков нужна себестоимость каждой позиции — обычно по данным инвентаризации или учётной цене. Если себестоимость неизвестна, введите хотя бы условную оценку и зафиксируйте это решение в учётной политике, потому что от неё будет считаться прибыль при первых продажах.

Способ 1: помощник ввода начальных остатков

В УТ 11, КА и ERP помощник находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение» → «Помощник перехода...» либо «Начальное заполнение» → «Ввод начальных остатков» (в УНФ — «Компания» → «Ещё» → «Ввод начальных остатков»). Помощник показывает список разделов учёта: товары, расчёты с контрагентами, денежные средства и так далее.

Выберите раздел «Товары» (в УТ 11 — «Товары на складах»), создайте новый документ ввода остатков, укажите организацию, склад и дату. Затем заполните табличную часть: номенклатура, характеристика, количество, цена и сумма себестоимости. Для ускорения используйте кнопку «Подбор» или загрузку из табличного документа.

Преимущество помощника в том, что он формирует движения по всем нужным регистрам сразу и виден в журнале ввода остатков — удобно контролировать полноту. Недостаток — при большом ассортименте ручной ввод утомителен, поэтому для тысяч позиций лучше подходит загрузка из Excel.

1. 1
   Откройте НСИ и администрирование → Начальное заполнение → Ввод начальных остатков
2. 2
   Выберите раздел Товары и создайте документ на нужную дату
3. 3
   Укажите организацию и склад
4. 4
   Заполните табличную часть: номенклатура, количество, себестоимость
5. 5
   Проведите документ и проверьте остатки отчётом

Способ 2: документ «Оприходование излишков товаров»

Если помощник в вашей конфигурации отсутствует или неудобен, используйте документ «Оприходование излишков товаров» (раздел «Склад» или «Склад и доставка»). Создайте документ на дату ввода остатков, укажите склад, заполните табличную часть товарами с количеством и ценой, проведите.

Документ формирует те же складские остатки, но есть нюанс с бухгалтерским учётом: оприходование излишков по умолчанию относится на счёт прочих доходов, что искажает финансовый результат. Если база синхронизируется с 1С:Бухгалтерией, корректнее вводить остатки специализированными документами ввода остатков в бухгалтерской программе (раздел «Главное» → «Помощник ввода остатков», счёт 41) или согласовать с бухгалтером корреспонденцию счетов.

Загрузка остатков из Excel при большом ассортименте

При номенклатуре в сотни и тысячи позиций ручной ввод нерационален. В типовых конфигурациях табличные части документов поддерживают вставку из буфера обмена: скопируйте колонки из Excel в том же порядке, что и в табличной части, и вставьте через Ctrl+V или кнопку «Заполнить из внешнего файла» (в УТ 11 есть обработка загрузки данных из табличного документа).

Подготовьте файл заранее: артикул или наименование должны точно совпадать с базой, количество — числом без единиц измерения в тексте, цены — без пробелов-разделителей тысяч. Надёжнее сначала загрузить номенклатуру, потом по ней — остатки, сопоставляя по артикулу или штрихкоду, а не по наименованию: совпадения «почти похожих» названий — главный источник дублей.

Проверка результата после ввода

После проведения документов откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») на дату ввода остатков и сверьте итоговое количество и сумму с данными инвентаризации. Проверяйте не только общий итог, но и выборочно 10–15 позиций по количеству и себестоимости.

Второй контур проверки — бухгалтерский: оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 «Товары» должна сойтись со складским отчётом в суммовом выражении. Если суммы различаются, ищите позиции, где введено количество без себестоимости или наоборот.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт Остатки товаров на складах

Норма

Количество и сумма совпадают с инвентаризационной ведомостью

Тревожный признак

Есть расхождения по позициям или итогу

ОСВ по счёту 41

Норма

Сальдо равно сумме складских остатков

Тревожный признак

Суммы различаются — есть позиции без себестоимости

Отчёт Остатки и доступность товаров

Норма

Нет отрицательных остатков

Тревожный признак

Минусы по характеристикам или складам

Особые ситуации и ограничения

Если товар частично находится в розничном магазине, частично на оптовом складе, вводите остатки отдельными документами по каждому складу — тип ценообразования и учётная схема у розничного склада (АТТ) отличаются. Для товаров с сериями (медикаменты, продукты со сроком годности) остаток вводится с указанием серии и срока годности, иначе серийный учёт сломается.

Комиссионные товары и товары, принятые на ответственное хранение, в общие остатки не включаются — для них используются отдельные операции (принятие на комиссию, ответхранение). Смешение собственных и комиссионных остатков в одном документе — частая причина ошибок при расчётах с комитентами.

FAQ

На какую дату вводить остатки, если учёт начинаем с 1 января?

Стандартная практика — 31 декабря предыдущего года, концом дня. Тогда все документы нового года корректно уменьшают введённые остатки, а отчёты за январь показывают правильную картину.

Что делать, если себестоимость товара неизвестна?

Введите оценочную стоимость (например, по последним закупочным ценам) и зафиксируйте метод оценки в учётной политике. Оставлять нулевую себестоимость нельзя — при продаже прибыль будет завышена на всю выручку.

Можно ли вводить остатки частями, по мере инвентаризации складов?

Да, создавайте отдельные документы ввода остатков по каждому складу по мере готовности инвентаризации. Главное — чтобы дата документов предшествовала началу оперативной работы и остатки не дублировались.

Как исправить ошибочно введённые остатки?

Если документ ещё не «похоронен» под последующими движениями, откройте его, отредактируйте и перепроведите. Если после ввода уже были продажи, корректнее создать корректировочный документ (списание или оприходование) текущей датой на разницу, а не перепроводить цепочку.

Нужно ли вводить остатки по счетам расчётов вместе с товарными?

Для замкнутого контура учёта — да: остатки по расчётам с поставщиками и покупателями, денежным средствам и НДС вводятся тем же помощником в соответствующих разделах. Иначе баланс не сойдётся, а долги контрагентов в программе отслеживаться не будут.