Торговля и Склад · 9 мин
Как создать накладную в 1С:Розница: пошаговая инструкция
Как создать накладную в 1С Розница: приходная и расходная накладные, перемещение товаров, заполнение табличной части, проведение, печать и типичные ошибки.
Накладная в 1С:Розница — это общее название складских документов, которыми оформляют движение товаров: поступление от поставщика, отгрузку покупателю, перемещение между магазинами и складами. В зависимости от операции используются разные виды документов: «Поступление товаров», «Реализация товаров», «Перемещение товаров», «Возврат товаров поставщику».
Ошибка при выборе вида документа приводит к неверным остаткам и искажению себестоимости, поэтому первый шаг — определить, какую хозяйственную операцию вы отражаете. Ниже разобраны все основные сценарии: от приходной накладной до возврата, с указанием конкретных полей, проверок результата и типичных ошибок.
Какой документ выбрать под вашу операцию
В конфигурации «1С:Розница» нет единого документа «Накладная» — вместо него используется набор специализированных документов. Выбор зависит от направления движения товара и участников операции.
Виды накладных в 1С:Розница
Приход товара от поставщика на склад магазина. Раздел «Закупки». Увеличивает остатки и задолженность перед поставщиком.
Оптовая отгрузка покупателю по накладной. Раздел «Продажи». Уменьшает остатки, формирует задолженность покупателя.
Передача товара между магазинами или складами одной организации. Раздел «Склад». Остатки в целом не меняются, меняется их распределение.
Обратная отгрузка брака или невостребованного товара. Создаётся на основании поступления.
Корректировка остатков по результатам инвентаризации: излишки и недостачи.
Если товар пришёл от поставщика — это всегда «Поступление товаров». Если товар уходит оптовому покупателю с оформлением накладной и счёта-фактуры — «Реализация товаров». Розничная продажа через кассу оформляется не накладной, а чеком ККМ и отчётом о розничных продажах — не путайте эти операции.
Подготовка: что проверить до создания накладной
До создания документа убедитесь, что в программе заполнены базовые справочники, иначе накладную не получится провести корректно. Проверьте наличие организации, магазина (склада), контрагента и карточек номенклатуры.
Откройте карточку магазина и убедитесь, что указан правильный склад, а в настройках учётной политики задан нужный способ оценки товаров. Если товар новый, заранее создайте карточку номенклатуры с корректным видом номенклатуры, единицей измерения и ставкой НДС — ставка подтянется в документ автоматически.
Создание приходной накладной (поступление товаров)
Приходная накладная — самый частый складской документ в рознице. Она оформляет закупку товара у поставщика и одновременно формирует задолженность перед ним.
- 1Откройте раздел «Закупки» → «Поступления товаров» и нажмите «Создать».
- 2Заполните шапку: организацию, магазин (склад получения), поставщика и договор.
- 3Укажите номер и дату входящей накладной поставщика — они нужны для сверки и входящего НДС.
- 4Добавьте товары в табличную часть: вручную, подбором, по штрихкоду или загрузкой из файла поставщика.
- 5Проверьте количество, цены закупки и ставки НДС в каждой строке.
- 6Укажите цены продажи, если используете установку розничных цен при поступлении.
- 7Нажмите «Провести» и убедитесь, что документ провёлся без ошибок.
Табличную часть удобно заполнять сканером штрихкодов: курсор ставится в поле поиска, и каждый отсканированный товар добавляется строкой или увеличивает количество существующей. Если поставщик прислал электронную накладную в Excel, используйте загрузку из внешнего файла — это исключает ошибки ручного ввода артикулов.
После проведения проверьте результат: откройте отчёт «Остатки товаров» по нужному магазину и убедитесь, что количество по позициям из накладной увеличилось. Также проверьте задолженность перед поставщиком в разделе «Закупки» — она должна соответствовать сумме документа.
Создание расходной накладной (реализация товаров)
Расходная накладная оформляет оптовую отгрузку покупателю. Документ находится в разделе «Продажи» → «Реализация товаров». Принцип заполнения похож на поступление, но есть отличия.
В шапке укажите покупателя и договор, магазин-отправитель и организацию. В табличной части цены подставляются из действующих розничных или оптовых цен — при необходимости скорректируйте их вручную в каждой строке. Следите за тем, чтобы отгружаемое количество не превышало доступный остаток, если в настройках включён контроль остатков.
На основании реализации можно сразу оформить счёт-фактуру и напечатать ТОРГ-12 или товарную накладную по унифицированной форме. Кнопка «Печать» в документе предлагает доступные печатные формы.
Перемещение товаров между магазинами и складами
Перемещение оформляется, когда товар физически переезжает из одного магазина в другой или на центральный склад, но собственник не меняется. Документ находится в разделе «Склад» → «Перемещение товаров».
Заполните магазин-отправитель и магазин-получатель — это ключевые поля документа. В табличной части укажите передаваемые позиции и количество. После проведения остаток уменьшится на складе отправителя и увеличится на складе получателя, а суммарный остаток по организации не изменится.
Возврат товаров поставщику и оприходование излишков
Возврат поставщику удобнее всего создавать на основании исходного поступления: откройте документ поступления, нажмите «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров поставщику». Табличная часть заполнится автоматически — останется скорректировать количество возвращаемых позиций.
Излишки и недостачи по результатам инвентаризации оформляются документами «Оприходование товаров» и «Списание товаров» из раздела «Склад». Перед вводом этих документов рекомендуется оформить «Приказ на проведение инвентаризации» и пересчёт товаров — тогда оприходование и списание создаются на основании фактических данных, а не вручную.
Проверка результата и печать накладной
После проведения любого складского документа обязательно сверьте результат с ожиданием. Основной инструмент — отчёт «Остатки товаров» в разделе «Склад» или «Отчёты»: он показывает количество и сумму по каждому магазину.
Как проверить результат
Количество изменилось ровно на величину из накладной
Остаток не изменился или изменился вдвое — документ не проведён или продублирован
Долг равен сумме накладной с учётом оплат
Сумма не совпадает — проверьте цены, НДС и скидки в документе
По всем позициям остаток нулевой или положительный
Минус по позициям — реализация проведена раньше поступления или с неверным складом
Для печати откройте документ и нажмите кнопку «Печать»: доступны товарная накладная (ТОРГ-12), накладная на перемещение (ТОРГ-13), счёт-фактура и другие формы в зависимости от вида документа. Если стандартная форма не подходит, её можно доработать через макет печатной формы, но это задача для специалиста по конфигурированию.
Если накладные от одного поставщика повторяются из недели в неделю, не создавайте их с нуля — копируйте предыдущий документ кнопкой «Скопировать» и корректируйте количество. Это быстрее и снижает риск ошибок в номенклатуре и ценах.
Что важно запомнить
Вид накладной выбирается по хозяйственной операции: поступление — от поставщика, реализация — покупателю, перемещение — между своими складами. Документ влияет на остатки только после проведения, а результат всегда сверяйте по отчёту остатков. Не используйте перемещение между разными юрлицами и не редактируйте документы задним числом без контроля связанных данных.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли создать накладную на основании заказа поставщику?
Да. Откройте документ «Заказ поставщику», нажмите «Создать на основании» и выберите «Поступление товаров». Табличная часть заполнится из заказа, что исключает расхождения между заказанным и оприходованным количеством. При частичной поставке скорректируйте количество вручную.
Что делать, если накладная не проводится?
Программа выводит сообщение об ошибке в нижней части окна. Чаще всего причины: не заполнено обязательное поле (магазин, контрагент, склад), нулевое количество в строке, превышение остатка при включённом контроле или закрытый период. Исправьте указанную причину и проведите документ повторно.
Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?
Откройте документ, внесите изменения и проведите его снова — движения перезапишутся автоматически. Если документ находится в закрытом периоде или по нему уже созданы связанные документы (возврат, оплата, инвентаризация), сначала оцените последствия: может потребоваться перепроведение цепочки. При сомнениях сделайте архивную копию базы.
Можно ли загрузить накладную от поставщика из Excel?
Да, в 1С:Розница есть механизм загрузки табличных частей из внешних файлов. Подготовьте файл с колонками артикула или штрихкода, количества и цены, затем используйте команду загрузки в табличной части документа. Перед загрузкой убедитесь, что номенклатура сопоставляется по штрихкоду или артикулу, иначе появятся дубли карточек.
Чем накладная отличается от чека ККМ в 1С:Розница?
Чек ККМ оформляет розничную продажу физическому лицу через кассу и пробивается на фискальном регистраторе. Накладная (реализация товаров) — это документ оптовой отгрузки контрагенту с договором, счётом-фактурой и печатной формой. Остатки списываются в обоих случаях, но учёт взаиморасчётов и налоговые документы формируются только по накладной.