Торговля и Склад · 11 мин
Как вводить товарные накладные в 1С
Как ввести товарную накладную в 1С: создание документа поступления, заполнение табличной части, проверка проводок, загрузка из ЭДО и типичные ошибки.
Товарная накладная в 1С оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» в конфигурациях «Бухгалтерия предприятия» или «Поступление товаров и услуг» в «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации». Документ одновременно ставит товар на складской учёт, формирует задолженность перед поставщиком и отражает входной НДС, поэтому ошибки в нём влияют сразу на несколько разделов учёта.
Перед вводом накладной подготовьте бумажный или электронный документ от поставщика: понадобятся номер и дата накладной, реквизиты контрагента, перечень товаров с количеством и ценами, ставки НДС. Если поставщик работает через ЭДО, накладную можно загрузить автоматически и не вводить вручную.
Ниже разобран полный цикл работы с накладной: от создания документа до проверки проводок и исправления ошибок. Инструкции приведены для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Управление торговлей 11 — названия кнопок в других конфигурациях могут немного отличаться, но логика та же.
Где находится документ поступления в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8.3 накладная создаётся в разделе «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Поступление» и выберите вид операции «Товары (накладная)» — это важно, потому что от вида операции зависит набор счетов учёта и состав проводок. Если поставщик прислал универсальный передаточный документ, выберите вариант «Товары, услуги, комиссия» или «УПД».
В 1С:Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации документ называется «Поступление товаров и услуг» и находится в разделе «Закупки». Здесь накладная обычно создаётся на основании заказа поставщику, но можно создать и самостоятельный документ без заказа — если это разрешено настройками учёта.
Создание документа и заполнение шапки
Начните с полей шапки, потому что от них зависит заполнение остального документа. Укажите организацию (если в базе их несколько), контрагента-поставщика и договор. По договору программа подтянет валюту расчётов, порядок учёта НДС и условия оплаты, поэтому пропускать выбор договора нельзя — без него документ в большинстве конфигураций не проведётся.
Далее заполните номер и дату входящего документа — именно реквизиты накладной поставщика, а не внутренний номер, который 1С присваивает сама. Эти данные попадут в книгу покупок и отчётность по НДС, поэтому переписывайте их с бумажного документа точно, включая буквы и дефисы в номере.
Выберите склад поступления. От склада зависит, на каком счёте и в какой аналитике отразится товар, а в торговых конфигурациях — на каком складе появится остаток, доступный к продаже. Если фактически товар принят на другом складе, исправьте склад до проведения документа.
- 1Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Поступление» → «Товары (накладная)»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и склад
- 3Введите номер и дату входящей накладной
- 4Заполните табличную часть товарами с количеством, ценой и ставкой НДС
- 5Сверьте итоговую сумму документа с бумажной накладной
- 6Нажмите «Провести» и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
Заполнение табличной части с товарами
Товары добавляются кнопкой «Добавить» (по одной строке) или «Подбор» — через форму подбора удобнее переносить длинные списки позиций. Номенклатуру ищите по наименованию, артикулу или штрихкоду. Если товар новый и его нет в справочнике, создайте карточку прямо из документа: программа предложит создать элемент при вводе неизвестного наименования.
По каждой строке укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма строки рассчитается автоматически. Внимательно сверяйте ставку НДС с накладной поставщика: если в бумажном документе ставка 20 %, а в карточке номенклатуры по умолчанию стоит другая, программа подставит неверное значение, и сумма НДС разойдётся с первичкой.
Если в накладной много позиций, используйте загрузку из файла: в типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа», а в УТ 11 — встроенная загрузка из Excel через кнопку «Заполнить». Это заметно быстрее ручного ввода и снижает число опечаток.
Ввод накладной через ЭДО и на основании других документов
Если с поставщиком настроен обмен электронными документами, накладная появится в списке входящих документов ЭДО (раздел «ЭДО» или «Обмен электронными документами»). Откройте входящий документ и нажмите «Создать документ учёта» — программа сама заполнит поставщика, товары, цены и НДС. Ваша задача — сопоставить номенклатуру, если позиции не распознались автоматически, и проверить склад.
Второй способ — ввод на основании. В 1С:Бухгалтерии накладную можно создать из документа «Счёт на оплату поставщика», в УТ 11 — из «Заказа поставщику»: откройте исходный документ и нажмите «Создать на основании». Табличная часть заполнится из заказа, а программа проконтролирует, чтобы не принять товара больше, чем заказано.
Какой способ выбрать
Способы ввода накладной
Подходит для разовых поставщиков и коротких накладных. Медленнее и чреват опечатками в номенклатуре и ценах.
Оптимально при постоянных поставщиках: данные без ошибок переносятся из электронного документа. Требует настроенного обмена и сопоставления номенклатуры.
Удобно при плановых закупках: контролируется соответствие поставки заказу. Не подходит для закупок без предварительного заказа.
Выход для длинных накладных от поставщиков без ЭДО. Требует аккуратного сопоставления колонок файла с полями документа.
Проверка проводок и результата после проведения
После проведения откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» (в УТ — «Проводки» в меню «Ещё»). Типовая накладная с НДС формирует записи: Дт 41 (или Дт 10 для материалов) — Кт 60 на стоимость товара без НДС и Дт 19 — Кт 60 на сумму НДС. Если видите другие счета, проверьте вид операции документа и счета учёта в карточке номенклатуры или договоре.
Затем проверьте складской остаток: сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с детализацией по складам). Принятое количество должно появиться на выбранном складе. Если остаток не изменился — чаще всего документ просто не проведён или проведён на другой склад.
Как проверить результат
Совпадает с бумажной накладной до копейки
Расхождение в сумме или НДС — ищите строку с неверной ценой или ставкой
Дт 41/10 — Кт 60 и Дт 19 — Кт 60 с верными суммами
Проводок нет, счета другие или сумма НДС не совпадает с накладной
Количество по накладной появилось на нужном складе
Остаток не изменился или появился на другом складе
Зарегистрирован и попадает в книгу покупок
Счёт-фактура отсутствует или с другими реквизитами
Счёт-фактура и НДС по накладной
Если поставщик — плательщик НДС, после ввода накладной зарегистрируйте счёт-фактуру: в 1С:Бухгалтерии для этого есть поле «Счёт-фактура» внизу документа — введите номер и дату и нажмите «Зарегистрировать». Программа создаст документ «Счёт-фактура полученный», который попадёт в книгу покупок.
При вводе УПД отдельный счёт-фактура не нужен — вычет НДС оформляется самим универсальным документом. Если поставщик работает без НДС (упрощенец), в накладной ставится ставка «Без НДС», и проводки по счёту 19 не формируются — это нормально, а не ошибка.
Исправление и отмена накладной
Пока документ не проведён, его можно свободно редактировать. После проведения исправляйте аккуратно: измените данные и перепроведите документ, проводки пересчитаются автоматически. Если накладная введена ошибочно целиком, пометьте её на удаление — проводки будут удалены, а документ останется в базе с пометкой.
Если поставщик прислал исправленную накладную или обнаружилась расхождение при приёмке, не правьте исходный документ задним числом, если период уже закрыт. В типовых конфигурациях для этого есть документ «Корректировка поступления», который оформляется текущей датой и корректно отражает изменения в учёте НДС.
Перед массовым вводом накладных от нового поставщика проведите одну накладную и сверьте результат с бумажным документом: суммы, проводки, склад, счёт-фактуру. Найти системную ошибку на одном документе в разы проще, чем исправлять десятки уже проведённых накладных.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли ввести накладную, если товар ещё не приехал на склад?
Технически можно, но делать этого не стоит: после проведения товар появится в учёте как доступный к продаже, хотя физически его нет. Введите документ, но не проводите его до фактической приёмки, либо используйте в УТ 11 статусную схему ордерного склада, где поступление и приёмка оформляются разными документами.
Что делать, если количество в накладной не совпадает с фактически принятым?
Вводите документ по фактически принятому количеству и зафиксируйте расхождение актом. Сумму претензии поставщику отразите через корректировку поступления после согласования, либо запросите у поставщика исправленную накладную и введите её вместо первоначальной.
Как ввести накладную в валюте?
Выберите договор с валютой расчётов — документ переключится на валютные цены и автоматически рассчитает рублёвую сумму по курсу на дату документа. Курс подтягивается из справочника валют, поэтому перед вводом убедитесь, что курсы загружены за нужную дату.
Почему документ не проводится с ошибкой по договору?
Чаще всего у контрагента нет договора с видом «С поставщиком» или договор создан для другой организации. Откройте карточку контрагента, создайте договор с правильным видом и организацией, затем выберите его в документе.
Как найти уже введённую накладную?
Откройте журнал «Поступление (акты, накладные, УПД)» и используйте поиск по номеру входящего документа, контрагенту или сумме. В УТ 11 удобно фильтровать список по поставщику и периоду через быстрые отборы в шапке журнала.
Нужно ли вводить накладную при УСН?
Да. Даже без НДС накладная ставит товар на складской учёт и формирует задолженность перед поставщиком, а стоимость товара влияет на расходы при УСН «доходы минус расходы». Разница только в том, что счёт-фактура не регистрируется и проводок по НДС нет.
Что важно запомнить
Накладная вводится документом поступления: заполните контрагента, договор, склад и входящие реквизиты, добавьте товары с точными ценами и ставками НДС, сверьте итог с бумажным документом и только потом проводите. После проведения проверьте проводки, складской остаток и счёт-фактуру, а ошибки в закрытых периодах исправляйте корректировкой, а не правкой задним числом.