Торговля и Склад · 11 мин
Как сделать заявку на склад в 1С
Как оформить заявку на склад в 1С:Управление торговлей и ERP: создание внутреннего заказа, заполнение товаров, согласование, контроль исполнения и типичные ошибки.
Заявка на склад в 1С — это документ, с помощью которого подразделение или сотрудник сообщает складу, какие товары, материалы или комплектующие нужны, в каком количестве и к какому сроку. В зависимости от конфигурации эта задача решается разными документами: «Заказ на внутреннее потребление», «Внутренний заказ», «Заявка на расходование средств» для денежных операций или заказ поставщику с адресной доставкой. Чаще всего потребность оформляется в 1С:Управление торговлей 11 или 1С:ERP через документ «Заказ на внутреннее потребление».
Правильно оформленная заявка решает сразу несколько задач: склад видит потребность заранее и может зарезервировать остатки, закупка понимает, что нужно докупить, а руководитель получает основание для контроля расходов. Если заявки оформляются устно или в Excel, потребности теряются, а складские остатки расходятся с фактическими.
Ниже разобран полный цикл работы с заявкой: от проверки настроек до контроля исполнения. Инструкция ориентирована на 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP 2, но логика применима и к другим конфигурациям на управляемых формах.
Какой документ использовать для заявки на склад
В типовых конфигурациях 1С нет документа с названием «Заявка на склад» — потребность оформляется одним из стандартных документов в зависимости от ситуации. Выбор неправильного документа — частая причина того, что заявка «не видна» складу или не резервирует остатки.
Для передачи потребности складу внутри одной организации используется «Заказ на внутреннее потребление». Если нужно переместить товар с одного склада на другой — оформляется «Заказ на перемещение». Если товара нет и его нужно купить, заявка превращается в «Заказ поставщику», а обеспечение потребностей рассчитывается мастером «Формирование заказов по потребностям».
Сравнение вариантов
Подходит, когда подразделению нужны материалы или товары со склада для собственных нужд: расходники, инвентарь, комплектующие. Не подходит для продажи клиенту.
Используется, когда товар нужно переместить между складами одной организации, например с центрального склада на склад филиала.
Оформляется, если на складе нет нужного товара и его требуется закупить. Может создаваться автоматически на основании внутренних заказов.
Что проверить перед созданием заявки
Прежде чем оформлять первую заявку, убедитесь, что в программе включены нужные функциональные опции. В 1С:УТ 11 и ERP перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и проверьте, что включены внутренние заказы и, при необходимости, статусы и согласование. Без включённой опции документ просто не появится в списке.
Второе условие — заполненные справочники. Должны быть созданы склад (с типом «оптовый» или «розничный»), подразделение-заказчик и номенклатура с корректными единицами измерения. Если номенклатура заведена без указания единицы хранения или с дублями, заявка уйдёт на склад с неоднозначными позициями и кладовщик отгрузит не то.
Третий момент — права доступа. Пользователю нужны права на создание и проведение документов внутреннего заказа. Если кнопка «Создать» недоступна, обратитесь к администратору 1С: самостоятельно расширять свои права не стоит, это нарушает разграничение ответственности.
Пошаговое создание заявки на внутреннее потребление
Откройте раздел «Закупки» (в ERP — «Склад и доставка» или «Планирование») и найдите журнал «Заказы на внутреннее потребление». Нажмите «Создать». Откроется форма нового документа, которую нужно заполнить последовательно.
В шапке документа укажите организацию, подразделение-заказчика и склад, с которого должен быть отгружен товар. Поле «Подразделение» определяет, на кого будет списана стоимость материалов, поэтому ошибка здесь исказит управленческую отчётность по затратам. Если используется согласование, выберите статус «К согласованию».
Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции: через кнопку «Добавить», подбор или сканирование штрихкода. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и, при необходимости, назначение (обособленную потребность). Проверьте дату отгрузки — по умолчанию она может подставляться текущей, а складу важно видеть реальный срок потребности.
- 1Откройте журнал «Заказы на внутреннее потребление» в разделе «Закупки» или «Склад и доставка»
- 2Нажмите «Создать» и заполните шапку: организация, подразделение, склад, дата отгрузки
- 3Добавьте товары на вкладке «Товары» с точным количеством и единицами измерения
- 4Установите статус «К согласованию» или «К выполнению» в зависимости от принятого регламента
- 5Нажмите «Провести и закрыть» и убедитесь, что документ появился в журнале без пометки ошибки
- 6Сообщите складу номер заявки или убедитесь, что она видна в рабочем месте кладовщика
Согласование и статусы заявки
В большинстве внедрений заявка проходит цепочку статусов: «К согласованию» → «К выполнению» → «Закрыт». Пока документ находится в статусе «К согласованию», склад не должен начинать отгрузку — это защищает компанию от несанкционированного расхода материалов. Переводит статус обычно руководитель подразделения или ответственный за бюджет.
Если в вашей конфигурации настроено согласование через задачи или механизм «Согласование документов», согласующий получит уведомление в списке задач. После утверждения автор заявки или согласующий переводит документ в статус «К выполнению» — с этого момента заявка становится основанием для отгрузки и может резервировать остатки.
Проверьте настройку резервирования: в УТ 11 резерв под заказ включается в карточке склада или в действиях документа через команду «Резервировать». Если резерв не установлен, к моменту отгрузки товар может быть израсходован по другим документам, и заявка останется необеспеченной.
Как склад исполняет заявку и как это проверить
Кладовщик открывает заявку в статусе «К выполнению» и на её основании создаёт документ отгрузки — «Внутреннее потребление товаров» (кнопка «Создать на основании»). Программа автоматически переносит позиции и количество из заявки, что исключает ошибки ручного ввода. Фактическое количество при этом можно скорректировать, если отгружено меньше.
Частичное исполнение — нормальная ситуация: склад может отгрузить товар двумя документами в разные дни. Заявка при этом остаётся открытой, пока не отгружено всё количество или пока её не закроют принудительно. Закрытие без полной отгрузки выполняется командой «Закрыть заказ» с указанием причины — это важно для чистоты аналитики неисполненных потребностей.
Исполнение контролируется через отчёт «Состояние выполнения заказов» (доступен из формы документа по кнопке «Отчёты») или через рабочее место «Внутренние заказы». В отчёте видно, сколько заказано, сколько отгружено и какой остаток потребности ещё не обеспечен.
Как проверить результат
Заявка проведена, зелёная отметка проведения, статус соответствует этапу
Документ не проведён или помечен на удаление — склад его не увидит
Колонки «Заказано» и «Отгружено» совпадают после исполнения
Есть неотгруженный остаток при закрытой заявке — потребность потеряна
После отгрузки остаток уменьшился на отгруженное количество
Остатки не изменились — документ отгрузки не проведён или создан не на основании заявки
Типичные ошибки при оформлении заявок
Самая распространённая ошибка — создание заявки на неправильный склад. Если у компании несколько складов и заявка ушла не туда, кладовщик целевого склада её просто не увидит в своём рабочем месте, а потребность зависнет. Всегда сверяйте склад в шапке с тем, где физически лежит товар.
Вторая группа ошибок связана с номенклатурой: выбор дублирующей карточки, неверная единица измерения (штуки вместо упаковок), отсутствие характеристики, если учёт ведётся по характеристикам. Результат — отгрузка не того товара или невозможность провести документ отгрузки.
Третья проблема — игнорирование статусной модели. Когда сотрудники создают заявки и сразу просят склад отгрузить «по телефону», документы отгрузки создаются без основания, аналитика потребностей разваливается, а споры «кто заказывал» решаются только по памяти.
Если типовой заявки не хватает
В некоторых компаниях требуется расширенный процесс: многоуровневое согласование, лимиты по подразделениям, заявки через мобильное приложение или личный кабинет сотрудника. В таких случаях используют либо настройку бизнес-процессов внутри конфигурации, либо доработку — добавление отдельного документа «Заявка на склад» с собственными маршрутами согласования.
Прежде чем заказывать доработку, проверьте типовые возможности: механизм согласования, дополнительные реквизиты документа, варианты отчётов и рассылку уведомлений закрывают большинство потребностей без изменения конфигурации. Доработки оправданы, когда процесс реально не укладывается в типовую логику — например, заявки принимаются от внешних пользователей через портал.
Перед массовым запуском заявок проведите пилот на одном подразделении: оформите 5–10 реальных заявок от создания до закрытия и проверьте, что статусы, резервирование и отчёты работают как ожидается. Это дешевле, чем исправлять накопившиеся ошибки в учёте за несколько месяцев.
Частые вопросы по заявкам на склад в 1С
Не вижу документ «Заказ на внутреннее потребление» в меню. Что делать?
Скорее всего, отключена функциональная опция. Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и включите заказы на внутреннее потребление. Если раздел настроек недоступен — у вас нет прав администратора, обратитесь к специалисту, сопровождающему 1С.
Можно ли создать заявку с мобильного телефона?
Да, если в компании развёрнут веб-клиент или мобильный клиент 1С — заявка создаётся через браузер или приложение так же, как на компьютере. Для полевых сотрудников иногда настраивают упрощённые формы ввода, но это уже доработка под конкретные процессы.
Как отменить ошибочно созданную заявку?
Если по заявке ещё не было отгрузки, установите статус «Отменён» или пометьте документ на удаление. Если отгрузка уже была — сначала отмените или скорректируйте документы отгрузки, иначе остатки разойдутся. Полностью удалять проведённые документы из базы не рекомендуется: правильнее использовать отмену, чтобы сохранилась история.
Заявка проведена, но склад говорит, что её не видно. В чём причина?
Проверьте три вещи: статус заявки (склад обычно видит только «К выполнению»), склад в шапке документа (должен совпадать со складом кладовщика) и настройки отбора в рабочем месте склада — там может стоять фильтр по дате отгрузки или ответственному.
Чем заявка отличается от документа «Внутреннее потребление товаров»?
Заявка (заказ на внутреннее потребление) фиксирует потребность и не двигает остатки. «Внутреннее потребление товаров» — это факт отгрузки: именно он списывает товар со склада и относит стоимость на подразделение. Заявка планирует, потребление исполняет.
Что важно запомнить
Заявка на склад в 1С оформляется документом «Заказ на внутреннее потребление»: заполните организацию, подразделение, склад и товары, проведите документ и переведите его в статус «К выполнению». Склад отгружает товар на основании заявки, а исполнение контролируется отчётом «Состояние выполнения». Не редактируйте исполненные заявки задним числом и всегда проверяйте склад и единицы измерения — это главные источники ошибок.