Как сделать закрытие смены в 1С

Закрытие кассовой смены — обязательная ежедневная операция в розничной торговле: по её итогам формируется Z-отчёт на фискальном регистраторе, сверяются наличные в кассе с учётными данными и фиксируется выемка денег. Если смену не закрыть в течение 24 часов после открытия, онлайн-касса автоматически блокируется до формирования отчёта о закрытии.

В программах 1С (Розница, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) закрытие смены выполняется двумя связанными действиями: снятием Z-отчёта на кассе ККМ и оформлением документа «Кассовая смена» в учётной системе. Ошибки на этом этапе приводят к расхождениям в остатках ДС, «зависшим» чекам и проблемам при выгрузке в бухгалтерию.

Ниже — порядок действий для типовых конфигураций, способы проверить результат и разбор типичных проблем.

Что проверить перед закрытием смены

До нажатия кнопки закрытия убедитесь, что все операции дня завершены. Незакрытые или неотправленные чеки — главная причина расхождений между кассой и учётной системой.

Проверьте, что все чеки пробиты и переданы в ОФД: в 1С это видно по статусу документов и по отсутствию чеков в очереди на фискализацию. Если связь с ОФД прерывалась, дождитесь отправки накопленных данных — фискальный накопитель хранит неотправленные документы ограниченное время, после чего касса блокируется.

Также убедитесь, что внесения и выемки денег в течение дня оформлены корректными операциями, а не «в обход» программы. Неучтённая выемка создаст расхождение при сверке наличных в конце смены.

Закрытие смены в 1С:Розница

В конфигурации «1С:Розница» откройте раздел Продажи → Кассовые смены. В списке найдите текущую открытую смену — она отображается со статусом «Открыта». Выделите её и нажмите кнопку «Закрыть смену» (в некоторых версиях — «Снять Z-отчет»).

Программа отправит команду на фискальный регистратор, тот сформирует отчёт о закрытии смены и распечатает Z-отчёт. Одновременно в 1С смена получит статус «Закрыта», а по её итогам автоматически создастся документ «Отчет о розничных продажах» — именно он списывает товар и формирует выручку в учёте.

Если кассир работает в рабочем месте кассира (РМК), закрытие обычно доступно прямо из РМК: кнопка «Закрытие смены» в меню операций. Результат тот же — Z-отчёт плюс отчёт о розничных продажах.

1. 1
   Откройте Продажи → Кассовые смены и найдите открытую смену
2. 2
   Убедитесь, что все чеки пробиты и отправлены в ОФД
3. 3
   Нажмите «Закрыть смену» и дождитесь печати Z-отчёта
4. 4
   Проверьте, что создан документ «Отчет о розничных продажах»
5. 5
   Пересчитайте наличные и сверьте с учётным остатком по кассе
6. 6
   Оформите выемку ДС, если требуется передать выручку

Закрытие смены в Управлении торговлей и КА

В «1С:Управление торговлей» и «Комплексной автоматизации» логика аналогична. Перейдите в раздел Продажи → Розничные продажи → Кассовые смены (в КА — через «Казначейство» или «Продажи» в зависимости от версии). Откройте текущую смену и выполните команду закрытия.

Отличие от Розницы в том, что касса ККМ здесь может быть привязана к складу и организации, поэтому перед закрытием проверьте, что смена открыта именно по нужной кассе. При нескольких кассах каждая закрывается отдельной сменой и отдельным Z-отчётом.

Если торговля ведётся через подключаемое оборудование, убедитесь, что в настройках кассы ККМ указан действующий фискальный регистратор. При смене оборудования без корректировки настроек команда закрытия уйдёт на неподключённое устройство и завершится ошибкой.

Сверка наличных и выемка денег

После закрытия смены пересчитайте фактическую наличность в денежном ящике и сравните с суммой в Z-отчёте и с остатком по кассе ККМ в 1С. Остаток виден в карточке кассы и в отчётах по денежным средствам.

Для передачи выручки оформите документ «Выемка денежных средств из кассы ККМ» (в УТ/КА — «Выемка ДС из кассы ККМ» или расходный кассовый ордер на перемещение в кассу организации). В документе укажите кассу ККМ, сумму и получателя. После проведения остаток в кассе ККМ уменьшится на сумму выемки.

Если фактическая наличность не сходится с учётной — зафиксируйте расхождение до оформления выемки. Недостачу оформляют отдельным документом с ответственного лица, излишек — оприходованием, согласно принятому в организации порядку.

Типичные ошибки и их устранение

Наиболее частая проблема — ошибка «Смена на ККТ уже закрыта» или рассинхронизация статусов: в 1С смена открыта, а на фискальном регистраторе — закрыта (или наоборот). Это происходит при сбоях связи или когда Z-отчёт сняли напрямую с кассы, минуя 1С. Решение — закрыть смену в 1С принудительно через соответствующую команду и сверить итоги вручную.

Вторая типичная ситуация — смена не закрыта в течение 24 часов. Касса блокируется, и следующий рабочий день начинается с принудительного закрытия прошлой смены. Чтобы этого избежать, закрывайте смену каждый день, даже если продаж не было.

Проверка результата после закрытия

Убедитесь, что смена закрыта корректно: в списке кассовых смен статус изменился на «Закрыта», Z-отчёт распечатан, а документ «Отчет о розничных продажах» создан и проведён. Откройте отчёт и сверьте суммы наличной и безналичной выручки с Z-отчётом.

Дополнительно проверьте остаток денежных средств по кассе ККМ и данные в личном кабинете ОФД — количество чеков и сумма выручки за смену должны совпадать с учётными.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус смены в 1С

Норма

«Закрыта», создан отчёт о розничных продажах

Тревожный признак

Смена открыта или отчёт не создан

Суммы выручки

Норма

Z-отчёт = отчёт о розничных продажах = данные ОФД

Тревожный признак

Расхождения хотя бы в одном источнике

Остаток по кассе ККМ

Норма

Равен фактической наличности после выемки

Тревожный признак

Учётный остаток больше или меньше факта

Частые вопросы

Что делать, если забыл закрыть смену вчера?

При следующем запуске касса потребует закрыть предыдущую смену — она блокируется через 24 часа после открытия. Закройте смену стандартной командой, Z-отчёт сформируется с текущей датой. Далее откройте новую смену и работайте как обычно.

Можно ли закрыть смену без Z-отчёта?

Нет, отчёт о закрытии смены обязателен по 54-ФЗ — его формирует фискальный регистратор. В 1С можно лишь принудительно изменить статус смены при рассинхронизации, но сам фискальный документ на ККТ всё равно требуется.

Почему не создался отчёт о розничных продажах?

Чаще всего команда закрытия завершилась с ошибкой связи с ККТ или смену закрыли вручную на кассе. Проверьте статус смены и создайте отчёт вручную на основании кассовой смены, сверив суммы с Z-отчётом.

Как закрыть смену, если продаж за день не было?

Точно так же: откройте кассовую смену и выполните закрытие. Z-отчёт будет нулевым. Закрывать смену нужно в любом случае, иначе касса заблокируется через 24 часа после открытия.

Что делать при расхождении наличных с учётными данными?

Сначала перепроверьте пересчёт и наличие неоформленных выемок или внесений. Если расхождение подтверждается, зафиксируйте его документально: недостачу — на ответственное лицо, излишек — оприходованием, по внутреннему регламенту организации.