Как сделать внутренний заказ в 1С

Внутренний заказ в 1С — это документ, которым одно подразделение компании сообщает складу или службе закупок о потребности в товарах, материалах или услугах. Он не порождает бухгалтерских проводок и не меняет остатки на складах, но резервирует потребность и служит основанием для перемещений, заказов поставщикам и производственных заданий.

Документ «Внутренний заказ» есть в управленческих конфигурациях: Управление торговлей 10.3 и 11, Комплексная автоматизация, Управление производственным предприятием (УПП). В «1С:Бухгалтерии» такого документа нет — там потребность оформляют требованием-накладной или заявкой вне программы. Ниже разобран типовой порядок работы на примере УТ 10.3 / УПП с уточнениями для УТ 11.

Работа строится по цепочке: подразделение создаёт внутренний заказ → закупщик размещает потребность в заказе поставщику или склад резервирует товар → по факту поставки или перемещения заказ закрывается вручную либо автоматически. Если разорвать эту цепочку, в базе копятся «висящие» заказы, которые искажают отчёты по потребностям.

Где находится документ и когда его использовать

В УТ 10.3 и УПП документ находится в меню «Документы» → «Закупки» → «Внутренние заказы» либо через интерфейс «Закупки». В УТ 11 аналогичную роль выполняет документ «Заказ на внутреннее потребление» (раздел «Склад и доставка» → «Заказы на внутреннее потребление») и «Заказ на перемещение», если товар нужно перебросить между складами.

Внутренний заказ уместен, когда потребность возникает внутри компании: офису нужны канцтовары, производству — сырьё, розничной точке — товар с центрального склада, отделу — оборудование. Для закупки у внешнего контрагента используется «Заказ поставщику», для продажи — «Заказ покупателя»: путать эти документы нельзя, иначе нарушится резервирование и расчёты.

Подготовка: что настроить до создания заказа

Перед первым заказом проверьте, что в справочниках заполнены подразделения, склады и номенклатура. В карточке склада должен быть корректно указан тип (оптовый, розничный, производственный), а у пользователя — права на создание документов закупок. Если ведётся учёт по нескольким организациям, убедитесь, что организация в документе выбирается осознанно: от неё зависят последующие поступления.

В УПП и КА проверьте настройку стратегии обеспечения потребностей: в параметрах учёта может быть включён обязательный контроль размещения заказов. Если размещение обязательно, непроведённый или неразмещённый внутренний заказ не сможет стать основанием для исполнения.

Как создать и заполнить внутренний заказ

Откройте список внутренних заказов и нажмите «Добавить». Заполните шапку документа: дату, организацию (если их несколько), подразделение-заказчик, склад, на котором требуется товар, и ответственного. В УПП дополнительно укажите вид заказа — например, «на склад» или «в подразделение», от этого зависит состав обязательных полей.

На вкладке «Товары» добавьте позиции номенклатуры: подберите через кнопку «Подбор» или введите вручную. Укажите количество, единицу измерения и при необходимости характеристику и серию. Цены и суммы во внутреннем заказе носят справочный характер — обычно подставляется плановая или учётная цена, она не влияет на проводки.

Проведите документ кнопкой «Провести» или «ОК». Признак успеха — документ появился в журнале без пометки «не проведён», а в отчёте «Потребности в товарах» или «Анализ доступности товаров» появилась соответствующая строка.

1. 1
   Откройте «Документы» → «Закупки» → «Внутренние заказы» и нажмите «Добавить»
2. 2
   Заполните организацию, подразделение-заказчик и склад получения
3. 3
   На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру, количество и единицы измерения
4. 4
   Проверьте дату потребности и комментарий, при необходимости укажите статью расходов
5. 5
   Проведите документ и убедитесь, что он отображается в журнале без ошибок
6. 6
   Разместите потребность: создайте на основании заказ поставщику или перемещение

Размещение потребности: заказ поставщику или перемещение

Сам по себе внутренний заказ ничего не двигает — потребность нужно «разместить». Два основных способа: создать на основании заказ поставщику (кнопка «Ввести на основании»), если товар будут закупать, или документ «Перемещение товаров» / «Заказ на перемещение», если товар есть на другом складе компании.

В УПП и УТ 10.3 есть механизм размещения прямо в строках заказа: в колонке «Размещение» указывается конкретный заказ поставщику или внутренний заказ-источник. Это позволяет одной закупкой закрывать несколько потребностей и потом анализировать, чей заказ каким поступлением обеспечен.

В УТ 11 используется рабочее место «Формирование заказов по потребностям»: программа сама собирает все незакрытые заказы на внутреннее потребление, рассчитывает остатки и предлагает сформировать заказы поставщикам на недостающее количество.

Сравнение вариантов обеспечения

Заказ поставщику на основании

Подходит, когда товара нет ни на одном складе. Ограничение: нужно выбрать поставщика и согласовать цены, срок исполнения зависит от поставки.

Перемещение между складами

Подходит, когда товар есть на другом складе компании. Быстрее закупки, но требует оформления перемещения и фактической логистики.

Резервирование на складе

Подходит, когда товар уже на нужном складе, но его нужно «забронировать» под заказ. Ограничение: резерв снижает свободный остаток для других продаж.

Контроль исполнения и закрытие заказа

Исполнение отслеживается через отчёты: «Анализ внутренних заказов», «Потребности в товарах», «Размещение заказов» (названия зависят от конфигурации). В них видно, сколько заказано, сколько размещено и сколько фактически получено. Проверяйте эти отчёты регулярно — иначе потребности зависают месяцами.

После того как товар поступил на склад заказчика (поступлением или перемещением), заказ нужно закрыть. В УТ 10.3 и УПП для этого есть обработка «Закрытие заказов» или документ «Закрытие внутренних заказов»: укажите заказы, которые исполнены полностью или частично, и проведите. Частично исполненный заказ закрывается с остатком — программа спишет неудовлетворённую потребность.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа в журнале

Норма

Заказ проведён, после исполнения — закрыт обработкой закрытия

Тревожный признак

Заказ не проведён или месяцами висит без движения

Отчёт по потребностям

Норма

Количество «заказано» равно «размещено» либо разница объяснима

Тревожный признак

Потребность не размещена, товар не закуплен и не перемещён

Остатки на складе заказчика

Норма

Товар оприходован поступлением или перемещением по этому заказу

Тревожный признак

Остаток не изменился, хотя заказ считается исполненным

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — путать внутренний заказ с заказом поставщику. Внутренний заказ не формирует задолженности перед контрагентом и не резервирует товар у поставщика: это чисто внутренний документ. Вторая ошибка — не закрывать исполненные заказы: они продолжают фигурировать в отчётах по потребностям и провоцируют лишние закупки.

Ещё одна проблема — редактирование заказа «задним числом» после того, как по нему уже созданы поступления. Это разрывает связь документов и ломает отчётность по размещению. Если потребность изменилась, корректнее скорректировать заказ до создания исполняющих документов или закрыть его и создать новый.

Ответы на частые вопросы

Есть ли внутренний заказ в 1С:Бухгалтерии?

Нет, в типовой «1С:Бухгалтерии» документа «Внутренний заказ» нет. Потребность подразделения там оформляют требованием-накладной при фактической передаче материалов, а заявки ведут вне программы или через дополнительные механизмы. Полноценные внутренние заказы доступны в УТ, КА и УПП.

Чем внутренний заказ отличается от заказа на перемещение?

Внутренний заказ фиксирует саму потребность подразделения, а заказ на перемещение — поручение складу перебросить конкретный товар с одного склада на другой. В УТ 11 это разные документы; часто заказ на перемещение создаётся на основании потребности, но может существовать и самостоятельно.

Почему заказ не проводится с ошибкой о размещении?

В настройках учёта может быть включён режим обязательного размещения потребностей. Тогда в строках заказа нужно указать размещение (заказ поставщику или склад-источник) либо изменить стратегию обеспечения в параметрах учёта. Проверьте также заполненность обязательных полей: склада, подразделения, номенклатуры.

Как закрыть заказ, если товар пришёл частично?

Используйте документ «Закрытие внутренних заказов» или одноимённую обработку: программа покажет незакрытый остаток по каждому заказу, и вы сможете списать недопоставленное количество. После проведения закрытия потребность перестанет учитываться в отчётах.

Влияет ли внутренний заказ на бухгалтерскую отчётность?

Нет, документ не формирует проводок и не попадает в регламентированную отчётность. Это управленческий инструмент планирования. Проводки появятся только при фактическом поступлении, перемещении или списании товара исполняющими документами.