Торговля и Склад · 9 мин
Как сделать товарную накладную в 1С
Как создать товарную накладную в 1С: пошаговое заполнение реализации товаров, проведение документа, печать ТОРГ-12, типичные ошибки и проверка результата.
Товарная накладная в 1С оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей». Документ фиксирует отгрузку товара покупателю, списывает остатки со склада, формирует проводки по выручке и НДС и служит основанием для печатной формы ТОРГ-12 или универсального передаточного документа. Правильно заполненная накладная закрывает сразу три задачи: бухгалтерский учёт, складской учёт и документооборот с контрагентом.
Перед созданием накладной убедитесь, что в базе заполнены справочники: контрагент с реквизитами, договор с покупателем, номенклатура товаров и склад. Если какого-то элемента нет, программа позволит создать его «на лету» прямо из документа, но лучше проверить реквизиты заранее — ошибка в ИНН или адресе покупателя попадёт в печатную форму и в счёт-фактуру.
Ниже описан порядок работы в типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» — наиболее распространённой конфигурации. В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» логика та же, отличается расположение команд и названия разделов.
Где находится документ реализации
В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Продажи» в главном меню и выберите пункт «Реализация (акты, накладные, УПД)». Откроется журнал документов, где видны все ранее созданные отгрузки. Для новой накладной нажмите кнопку «Реализация» и в выпадающем списке выберите вид операции «Товары (накладная)».
В «1С:Управлении торговлей 11» путь другой: раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать». Если накладная оформляется на основании заказа покупателя, проще открыть сам заказ и нажать «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг» — все позиции и цены подтянутся автоматически.
Заполнение шапки документа
В поле «Контрагент» выберите покупателя из справочника. После выбора программа автоматически подставит договор, если он один, иначе укажите договор вручную — от него зависят расчёты и валюта документа. Поля «Организация» и «Склад» заполняются по умолчанию из настроек пользователя, проверьте их, если работаете от нескольких юрлиц или складов.
Дата документа по умолчанию равна текущей. Если оформляете накладную задним числом по реальной дате отгрузки, измените дату до проведения. Учтите, что проведение в закрытом периоде (после сдачи отчётности) может потребовать пересмотра учётных данных — для таких случаев лучше согласовать дату с бухгалтером.
Поле «Номер» программа заполнит автоматически при записи. Нумерация сквозная в пределах года и префикса организации. Вручную номер менять не рекомендуется: при обмене с другими системами и при нумерации счетов-фактур это может вызвать конфликты.
Заполнение табличной части товарами
На вкладке «Товары» нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру из справочника. Укажите количество и цену — сумма, сумма НДС и итог посчитаются автоматически. Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры, при необходимости её можно изменить в строке.
Для быстрого заполнения большого перечня используйте кнопку «Подбор»: откроется форма с остатками и ценами, где можно добавлять позиции двойным кликом, а затем перенести всё в документ одной кнопкой. Также доступна загрузка из файла Excel через «Загрузить из внешнего файла», если покупатель прислал спецификацию.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом «Товары (накладная)»
- 2Заполните контрагента, договор, организацию и склад
- 3Добавьте товары в табличную часть, проверьте количество, цены и ставки НДС
- 4Убедитесь, что итоговая сумма и НДС внизу документа совпадают с ожидаемыми
- 5Нажмите «Провести» и проверьте отсутствие ошибок
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или УПД через кнопку «Печать»
Проверка остатков и проведение документа
Нажмите «Провести». Если на складе достаточно товара и включён контроль остатков, документ проведётся без сообщений. Если товара не хватает, программа выдаст ошибку с указанием позиции и недостающего количества — документ при этом не проведётся либо проведётся с отрицательным остатком, если контроль отключён в настройках учётной политики.
После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки»), чтобы увидеть сформированные движения: списание себестоимости, признание выручки по кредиту 90.01, начисление НДС по дебету 90.03. Проверка проводок — обязательный шаг при нестандартных операциях, например отгрузке в валюте или по договору комиссии.
Печать ТОРГ-12 и УПД
После проведения нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа. Доступны формы: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», «Товарно-транспортная накладная (1-Т)» и другие. ТОРГ-12 используется, когда покупателю нужна именно товарная накладная; УПД заменяет накладную и счёт-фактуру одним документом.
Перед печатью откройте предварительный просмотр и сверьте реквизиты сторон: наименование и адрес грузоотправителя, грузополучателя, поставщика и плательщика. Если адрес доставки отличается от адреса покупателя, заполните поле «Грузополучатель» в шапке документа (кнопка «Доставка» или ссылка «Адрес доставки» в зависимости от конфигурации) — иначе в ТОРГ-12 попадёт юридический адрес.
Документ подписывается ответственными лицами. Должность и ФИО подписанта берутся из настроек организации (раздел «Главное» → «Организации» → вкладка «Подписи») или из данных текущего пользователя. Проверьте, что в подписи указан сотрудник, уполномоченный на отгрузку.
Как проверить результат
Документ проведён, значок в журнале без пометки
Документ не проведён или помечен на удаление
Есть движения по 90.01, 90.02, 90.03 и списание с 41 счёта
Проводки отсутствуют или счета не соответствуют учётной политике
Остаток по позициям уменьшился на отгруженное количество, отрицательных остатков нет
Появились минусовые остатки
Реквизиты сторон, итоговая сумма и НДС совпадают с данными документа
Неверный адрес, пустые подписи или расхождение сумм
Создание счёта-фактуры и связанных документов
Если организация — плательщик НДС, после проведения накладной оформите счёт-фактуру. В нижней части документа реализации есть поле «Счёт-фактура»: нажмите «Выписать счёт-фактуру» — документ создастся автоматически с теми же суммами. При печати УПД отдельный счёт-фактура не нужен, так как УПД совмещает обе функции.
На основании накладной также создаются документы оплаты и возврата. Для возврата товара от покупателя используйте «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя» — так документы будут связаны, и программа корректно скорректирует остатки и НДС.
Типичные ошибки при оформлении накладной
Чаще всего проблемы возникают из-за невнимательности при выборе склада или договора. Накладная, проведённая не с того склада, создаёт минус на одном складе и «зависший» остаток на другом. Неверный договор приводит к ошибкам в расчётах с контрагентом и валютных переоценках.
Вторая группа ошибок — работа с датами. Ввод накладной задним числом после закрытия месяца меняет себестоимость и требует перепроведения последующих документов. Перед вводом «задним числом» убедитесь, что период открыт, и после ввода выполните перепроведение документов за месяц, если это предусмотрено регламентом.
Частые вопросы по товарным накладным в 1С
Чем ТОРГ-12 отличается от УПД?
ТОРГ-12 — это только товарная накладная, подтверждающая передачу товара; к ней отдельно выписывается счёт-фактура для НДС. УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе. Обе формы печатаются из одного и того же документа реализации — выбор зависит от договорённости с покупателем.
Можно ли изменить проведённую накладную?
Да, если период открыт. Откройте документ, внесите изменения и нажмите «Провести» повторно — программа перезапишет движения. Если на основании накладной создан счёт-фактура, после изменения сумм его нужно перепровести или перевыписать. Изменять документы в закрытом периоде без необходимости не следует.
Что делать, если товара не хватает на складе?
Сначала выясните причину: либо поступление не оприходовано, либо ошибка в количестве, либо фактический остаток расходится с учётным. Оформите недостающее поступление или исправьте количество в накладной. Проводить документ «в минус» как постоянную практику нельзя — это искажает себестоимость и складской учёт.
Как оформить накладную на основании счёта покупателю?
Откройте выставленный счёт, нажмите «Создать на основании» и выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)». Контрагент, договор и табличная часть с ценами перенесутся автоматически, останется указать склад и проверить количество. Такой способ исключает расхождения между счётом и отгрузкой.
Нужна ли электронная подпись для накладной в 1С?
Для бумажной ТОРГ-12 достаточно рукописных подписей сторон. Если работаете через ЭДО, документ подписывается квалифицированной электронной подписью прямо из 1С при отправке оператору. Настройка ЭДО выполняется в разделе администрирования, и для этого нужен действующий сертификат подписи и договорённость с контрагентом.
Как распечатать накладную в двух экземплярах?
В форме предварительного просмотра печати укажите количество копий — 2. Один экземпляр остаётся у поставщика, второй передаётся покупателю вместе с товаром. Оба экземпляра должны быть подписаны обеими сторонами.
Что важно запомнить
Накладная создаётся через «Продажи» → «Реализация» с видом «Товары (накладная)»: заполните контрагента, склад и товары, проведите документ, проверьте проводки и остатки, затем распечатайте ТОРГ-12 или УПД. Контролируйте склад, дату и реквизиты — большинство ошибок связано именно с ними.