Как в 1С сделать ревизию: инвентаризация склада и кассы по шагам

Ревизия в 1С — это сверка фактических остатков товаров, материалов или денежных средств с данными учетной системы. Для этого в типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:Розница, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP) предусмотрен документ «Инвентаризация» (в разных конфигурациях — «Инвентаризационная опись», «Пересчет товаров», «Инвентаризация товаров на складе»). Задача пользователя — зафиксировать учетные остатки, внести фактическое количество и отразить расхождения: оприходовать излишки и списать недостачу.

Главный принцип: ревизия делается не изменением остатков «вручную», а цепочкой документов. Сначала создается документ инвентаризации, который запоминает учетные данные на момент проверки. Затем в него вносится фактическое количество. Только после этого на основании описи формируются документы списания и оприходования. Такой порядок сохраняет историю расхождений и позволяет объяснить любую корректировку при проверке.

Перед началом важно остановить движение товара по проверяемому складу: не проводить поступления, реализации и перемещения, иначе учетные остатки «уплывут» прямо во время пересчета. В крупных конфигурациях для этого предусмотрен статусный механизм пересчетов, в простых — достаточно договоренности и контроля со стороны ответственного.

Подготовка к ревизии: что сделать до создания документа

Начните с проверки непроведенных документов. Откройте журналы поступлений, реализаций, перемещений и списаний по нужному складу и убедитесь, что все документы проведены либо помечены на удаление. Непроведенный документ не участвует в остатках, и после его проведения результат ревизии станет недостоверным.

Далее определите дату и время среза. Инвентаризация фиксирует учетные остатки на конкретный момент, поэтому все пересчеты должны выполняться после этого момента, а любые продажи и приходы — либо до среза, либо после завершения пересчета. Если склад работает непрерывно, практичнее проводить ревизию в нерабочие часы или по частям — по товарным группам.

Проверьте права пользователя. Для создания инвентаризации, списания и оприходования нужны соответствующие роли. В 1С:Бухгалтерии это обычно права на складские документы, в 1С:Рознице и Управлении торговлей — роли кладовщика и менеджера по складу. Если документ создается, но кнопка «Создать на основании» недоступна — причина почти всегда в правах.

Создание инвентаризационной описи

В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Склад» (или «Производство») → «Инвентаризация товаров» и создайте новый документ. Укажите организацию, склад и, при необходимости, ответственное лицо. В 1С:Управлении торговлей и 1С:ERP путь обычно такой: «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров» → «Создать». В 1С:Рознице — «Склад» → «Инвентаризационные описи».

После заполнения шапки нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» (название команды может отличаться). Программа подставит в табличную часть все товары с ненулевым учетным остатком и колонку «Количество учет». Если нужно проверить только часть номенклатуры, используйте отбор по товарной группе или заполняйте таблицу вручную через «Подбор».

На этом этапе полезно распечатать инвентаризационную опись (типовая форма ИНВ-3 в бухгалтерских конфигурациях) без фактических данных — комиссия будет вносить в нее результаты пересчета на бумаге. Это снижает количество ошибок при вводе и оставляет документальный след.

1. 1
   Проверьте, что все складские документы проведены, и остановите движение товара по складу
2. 2
   Создайте документ «Инвентаризация» (пересчет товаров) с указанием организации и склада
3. 3
   Заполните табличную часть по остаткам на складе и распечатайте опись для пересчета
4. 4
   Внесите фактическое количество по каждой позиции и проверьте расхождения
5. 5
   Проведите документ и создайте на его основании списание недостачи и оприходование излишков
6. 6
   Сверьте итоговые остатки склада с фактическими данными

Ввод фактических остатков и работа с расхождениями

Фактическое количество вносится в колонку «Количество факт» (или «Факт»). Программа автоматически рассчитает отклонение: положительное — излишек, отрицательное — недостача. Если фактический остаток равен учетному, строку можно не трогать — в большинстве конфигураций факт по умолчанию копируется из учета.

Вводить данные можно вручную, загрузкой из Excel или через терминал сбора данных (ТСД). В 1С:Управлении торговлей и Рознице поддерживается работа с ТСД: пересчет выполняется сканированием штрихкодов, а результат загружается в документ пересчета. Это самый быстрый и точный способ при большом ассортименте.

Если обнаружен товар, которого нет в учете вообще (например, пересорт или неоприходованный приход), добавьте его в табличную часть вручную с нулевым учетным количеством и фактическим. Не пытайтесь «подогнать» излишек под недостачу другой позиции — пересортица оформляется отдельно и требует аналитического решения: либо документом пересортицы (в УТ/ERP), либо парой «списание + оприходование».

Оформление результатов: списание и оприходование

После проведения инвентаризации нажмите «Создать на основании» и сформируйте два документа: «Списание товаров» (для недостачи) и «Оприходование товаров» (для излишков). В бухгалтерских конфигурациях списание и оприходование могут выполняться самой инвентаризацией или отдельными документами — зависит от версии. В УТ и ERP это «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров».

При списании укажите статью расходов: недостача в пределах норм естественной убыли, недостача за счет виновного лица или прочие расходы. От выбора зависит бухгалтерский и налоговый учет. Если виновник установлен, в бухгалтерском учете сумма относится на расчеты с персоналом — этот момент стоит согласовать с бухгалтером до проведения документов.

Излишки оприходуются по рыночной или учетной стоимости — в зависимости от методологии учета. В управленческих конфигурациях обычно достаточно указать цену из карточки номенклатуры. Проверьте, что в оприходование не попали позиции с нулевой ценой: такие строки исказят стоимостную оценку склада.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчет «Остатки товаров на складах» после проведения всех документов

Норма

Учетные остатки совпадают с фактическим пересчетом по каждой позиции

Тревожный признак

Есть расхождения — значит, часть строк не вошла в списание или оприходование

Движения документов списания и оприходования

Норма

Все документы созданы на основании инвентаризации, проведены, указаны статьи расходов и доходов

Тревожный признак

Документы созданы вручную без связи с описью или не проведены

Позиции с нулевой ценой в оприходовании

Норма

У всех оприходованных товаров заполнена стоимость

Тревожный признак

Есть строки с нулевой суммой — стоимостная оценка склада занижена

Ревизия кассы и денежных средств

Ревизия кассы в 1С устроена проще складской. В 1С:Бухгалтерии используется типовая форма инвентаризации кассы (ИНВ-15), которая печатается из раздела кассовых документов или формируется как произвольный отчет с данными по счету 50. Фактический остаток наличных сверяется с остатком по учету на момент проверки.

Перед сверкой убедитесь, что все приходные и расходные кассовые ордера проведены, а выемка выручки и сдача в банк отражены в учете. Частая причина «недостачи» в кассе — непроведенный РКО или выемка, оформленная позже фактической передачи денег.

Выявленные расхождения оформляются: недостача — документом «Выдача денежных документов» или через операцию с отнесением на виновное лицо, излишек — приходным кассовым ордером с соответствующей статьей доходов. Конкретный набор документов зависит от конфигурации, поэтому сверяйтесь с методологией вашей учетной системы.

Особенности в разных конфигурациях и облачной 1С

В 1С:Рознице инвентаризация тесно связана с магазином и кассой ККМ: пересчет удобно делать по торговому залу и складу отдельно, создавая две описи. В 1С:Управлении торговлей и ERP пересчет имеет статусы («В работе», «Выполнено», «Внесение результатов»), которые блокируют складские ордера и защищают от параллельных изменений — используйте их, а не игнорируйте.

В облачных сервисах (1С:Фреш и аналоги) механизм тот же, но учитывайте ограничения тарифа: не все облачные решения поддерживают ТСД и расширенные складские статусы. Если работаете через веб-клиент, большие описи лучше формировать порциями, чтобы избежать тайм-аутов при заполнении по остаткам.

Сравнение вариантов пересчета

Ручной ввод в опись

Подходит для небольшого ассортимента. Ограничение — высокий риск опечаток при сотнях позиций

Загрузка из Excel

Подходит, когда пересчет ведется в таблице на месте. Требует совпадения артикулов или штрихкодов с базой

Терминал сбора данных

Самый быстрый и точный способ для большого склада. Требует настроенного оборудования и актуальных штрихкодов в номенклатуре

Частые проблемы и их решение

Если опись заполняется пустой, проверьте три вещи: правильно ли указан склад, есть ли остатки на дату документа и не стоит ли в настройках отбор по товарной группе. Также убедитесь, что дата документа не в закрытом периоде — тогда заполнение может работать некорректно или документ не проведется.

Если после списания остатки не сошлись, откройте отчет «Остатки товаров» с детализацией до регистратора и найдите документы, проведенные между датой описи и датой списания. Именно они чаще всего «съедают» результат. Решение — перепровести цепочку или скорректировать списание актуальными данными.

Отдельная ситуация — отрицательные остатки до ревизии. Если склад разрешает отрицательное списание, учетные остатки в описи могут быть минусовыми, и расхождения исказятся. Сначала разберитесь с минусами (обычно это непроведенные поступления), потом запускайте инвентаризацию.

Частые вопросы

Можно ли провести ревизию по части склада или одной товарной группе?

Да. Создайте отдельный документ инвентаризации и при заполнении используйте отбор по товарной группе, либо добавьте позиции вручную через «Подбор». Главное — чтобы по этим товарам не было движений во время пересчета, остальной склад может работать в обычном режиме.

Что делать, если нашли товар, которого нет в учетной системе?

Добавьте позицию в табличную часть описи вручную: учетное количество будет нулевым, фактическое — реальным. После проведения описи такой товар попадет в оприходование излишков. Если карточки номенклатуры нет, сначала создайте ее в справочнике.

Как оформить пересортицу — излишек одного товара и недостачу похожего?

В 1С:Управлении торговлей и ERP есть отдельный документ «Пересортица товаров», который закрывает излишек одной позиции недостачей другой. В 1С:Бухгалтерии такого документа нет — пересортица оформляется парой «списание + оприходование» с поясняющим комментарием и, при необходимости, бухгалтерской справкой.

Почему после проведения инвентаризации остатки не изменились?

Потому что сам документ инвентаризации не двигает остатки — он только фиксирует расхождения. Нужно создать на его основании документы списания и оприходования и провести их. После этого проверьте результат отчетом «Остатки товаров на складах».

Можно ли провести ревизию задним числом?

Технически документ можно создать прошлой датой, но учетные остатки будут взяты на эту дату, а фактический пересчет выполняется сейчас — между ними нужно учесть все движения за прошедший период. На практике это сложно и чревато ошибками, поэтому ревизию лучше делать текущей датой с остановкой операций.

Нужны ли специальные права для проведения ревизии?

Да. Пользователю нужны права на создание и проведение инвентаризации, списания и оприходования, а также доступ к складу и отчетам по остаткам. Если кнопки «Создать на основании» нет или документ не проводится, попросите администратора проверить роли в профиле доступа.