Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать списание товара в 1С: Торговля
Как оформить списание товаров в 1С: Управление торговлей и Комплексной автоматизации: документ «Списание товаров», инвентаризация, счета затрат, проверка остатков и типичные ошибки.
Списание товара в 1С: Управление торговлей (а также в Комплексной автоматизации и ERP) оформляется документом «Списание товаров». Он уменьшает складские остатки по количеству и себестоимости и относит стоимость списанного товара на расходы — например, на бой, порчу, недостачу или использование для собственных нужд. Если программа ведёт только управленческий учёт, документ влияет на остатки склада и финансовый результат; в связке с 1С: Бухгалтерией данные передаются туда обменом.
Перед списанием важно понять причину: от неё зависит статья расходов, аналитика и то, как операция отразится в отчётах. Списывать «просто чтобы совпали остатки» — плохая практика: при инвентаризации недостачу корректнее оформлять через пересчёт товаров, а порчу и брак — отдельным списанием с указанием причины. Так вы сохраните прозрачную аналитику и не получите вопросов при проверке.
Ниже — полный порядок действий: от проверки остатков до контроля результата, а также альтернативные сценарии и частые ошибки. Инструкция ориентирована на конфигурации линии «Управление торговлей» ред. 10.3 и 11, отличия между ними отмечены отдельно.
Когда нужен документ «Списание товаров», а когда — другой
Документ «Списание товаров» применяется, когда товар физически выбывает со склада без продажи и без перемещения на другой склад: бой при разгрузке, истёкший срок годности, порча при хранении, недостача по итогам инвентаризации, использование образцов для демонстрации или собственных нужд. Общий признак — организация теряет товар и не получает за него оплату.
Есть ситуации, где списание — неправильный инструмент. Передачу товара в розничный магазин или на другой склад оформляйте «Перемещением товаров», возврат поставщику — документом «Возврат товаров поставщику», продажу по сниженной цене — обычной реализацией, а уценку (без выбытия товара) — документом переоценки. Если ошибочно использовать списание вместо перемещения, остаток «уйдёт в минус» на складе-получателе, а себестоимость продаж исказится.
Как выбрать действие
Подготовка: что проверить до списания
Сначала убедитесь, что товар реально числится на нужном складе. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11: раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу»; в УТ 10.3: «Отчеты» → «Склад») и сверьте количество по номенклатуре. Если остаток уже нулевой или отрицательный, списание либо не проведётся, либо усугубит расхождение — сначала разберитесь, почему остаток не совпадает с фактом.
Второй шаг — подготовить аналитику расходов. Проверьте, что в справочнике статей расходов есть подходящая статья (например, «Потери от боя и порчи товаров», «Недостачи товаров»), а при необходимости — подразделение и направление деятельности. От этого зависит, куда попадёт сумма в отчётах о финансовом результате.
Третий момент — права и основание. У пользователя должны быть права на создание складских документов, а для недостачи желательно иметь оформленный приказ или акт инвентаризации: документ в 1С должен опираться на реальное первичное основание, особенно если данные потом уйдут в бухгалтерский учёт.
Пошаговое списание в УТ 11 (и Комплексной автоматизации)
Откройте раздел «Склад и доставка» и выберите «Списания товаров» (в некоторых интерфейсах — «Склад» → «Списание товаров»). Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад, с которого списывается товар, и дату операции. Если ведётся учёт по нескольким складам, проверьте склад особенно внимательно — это самая частая причина «списания не того остатка».
На вкладке «Товары» добавьте позиции: подберите номенклатуру через «Добавить» или кнопку подбора, укажите фактическое количество к списанию. Если включён учёт по характеристикам или сериям, заполните эти колонки — без них документ не проведётся. Цену вручную обычно вводить не нужно: себестоимость рассчитается автоматически при проведении по методу оценки запасов, принятому в учётной политике.
Далее укажите, куда отнести стоимость: поле «Статья расходов» и аналитика (подразделение, при необходимости — физическое лицо-виновник или направление деятельности). В комментарии зафиксируйте причину и реквизиты основания: «бой при разгрузке, акт №…», «недостача по инвентаризации от …». Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» → «Создать»
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3Добавьте товары и фактическое количество к списанию
- 4Заполните статью расходов, подразделение и аналитику
- 5Впишите причину и основание в комментарий
- 6Проведите документ и проверьте остатки отчётом
Списание в УТ 10.3: отличия
В «Управлении торговлей» редакции 10.3 документ находится в меню «Документы» → «Склад» → «Списание товаров» или через журнал складских документов. Логика та же: шапка со складом и организацией, табличная часть с товарами, указание счёта или статьи затрат в зависимости от настройки обмена с бухгалтерией. Если база обменивается с 1С: Бухгалтерией, проверьте корректность счёта затрат — от него зависят проводки после выгрузки.
В 10.3 нет части автоматических контролей, привычных в УТ 11, поэтому чаще встречаются отрицательные остатки при списании «на глаз». Перед проведением обязательно сверяйтесь с отчётом «Остатки товаров на складах» и при расхождении сначала исправляйте исходные документы, а не подгоняйте списанием.
Списание по итогам инвентаризации
Если списание — результат инвентаризации, не вводите его вручную с нуля. В УТ 11 создайте документ «Пересчет товаров» (приказ на пересчёт), заполните фактические остатки, проведите — программа сама рассчитает расхождения. Затем на основании пересчёта создайте «Списание товаров» (для недостач) и «Оприходование товаров» (для излишков): количество и номенклатура подтянутся автоматически, что исключает арифметические ошибки.
Такой порядок даёт ещё одно преимущество: в базе остаётся связанная цепочка документов «приказ → пересчёт → списание», и любой аудитор или руководитель может восстановить картину без объяснений. Ручное списание без пересчёта этой связи не создаёт.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения откройте отчёт «Остатки товаров на складах» по нужному складу: количество по списанной позиции должно уменьшиться ровно на списанное. Затем посмотрите отчёт по финансовому результату или «Доходы и расходы» — сумма списания должна попасть на указанную статью расходов. Если база обменивается с бухгалтерией, проверьте, что документ выгрузился и проводки сформировались корректно.
Как проверить результат
Уменьшился ровно на списанное количество
Остаток не изменился, стал отрицательным или изменился по другому складу
Сумма списания видна по нужной статье и подразделению
Сумма попала в «прочие» или на другое подразделение
Есть записи по регистрам товаров и себестоимости
Движений нет — документ не проведён или проведён с ошибкой
Типичные ошибки при списании: неверный склад в шапке (остатки «уезжают» не там), списание большего количества, чем есть в учёте (минус по остаткам и сбой расчёта себестоимости), пустая или неподходящая статья расходов (суммы теряются в аналитике), списание вместо перемещения или возврата поставщику. Ещё одна ошибка — редактирование или удаление списания задним числом после закрытия периода: это ломает себестоимость всех последующих месяцев, и пересчитывать придётся цепочку документов.
Частые вопросы по списанию в 1С: Торговля
Документ не проводится: пишет, что не хватает товара на складе. Что делать?
Программа контролирует остатки и не даёт списать больше, чем числится. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» по этому складу и дате документа: возможно, товар числится на другом складе, списан раньше или поступление не проведено. Исправьте первичную причину, а не отключайте контроль остатков.
Можно ли списать товар без указания цены?
Да, и это нормально: цену закупки вводить не нужно. Себестоимость списания рассчитывается автоматически по методу оценки запасов (как правило, по средней). Ручное изменение себестоимости требуется только в особых случаях и выполняется отдельными механизмами корректировки.
Как списать товар, использованный для собственных нужд?
Используется тот же документ «Списание товаров», но со статьёй расходов, отражающей назначение (например, расходы на упаковку, образцы для выставки, хозяйственные нужды офиса). Укажите подразделение-потребителя в аналитике — затраты корректно лягут на него в управленческой отчётности.
Нужно ли списание, если недостача взыскивается с сотрудника?
Да, списание оформляется в любом случае — товар физически выбыл. Возмещение с виновного лица отражается отдельно (в бухгалтерском учёте — через расчёты с персоналом), но не отменяет факт списания товара со склада. В комментарии укажите, что недостача отнесена на виновное лицо.
Как отменить ошибочно проведённое списание?
Если период не закрыт, распроведите документ и исправьте данные либо пометьте его на удаление. Если период закрыт и себестоимость рассчитана, удалять документ нельзя — оформите корректировку или оприходование текущей датой с пояснением в комментарии, чтобы не пересчитывать закрытые месяцы.
Чем списание отличается от оприходования?
Это зеркальные операции: списание уменьшает остатки и относит стоимость на расходы, оприходование увеличивает остатки и относит стоимость на доходы (например, излишки при инвентаризации). По итогам пересчёта обычно создаются оба документа: списание — на недостачи, оприходование — на излишки.
Что важно запомнить
Списание в 1С: Управление торговлей оформляется документом «Списание товаров»: склад, товары с количеством, статья расходов, причина в комментарии. Недостачу по инвентаризации списывайте на основании «Пересчета товаров». После проведения обязательно сверьте остатки и статью расходов в отчётах, а при расхождении исправляйте первичные документы, а не подгоняйте списание.