Торговля и Склад · 11 мин
Как провести инвентаризацию товара на складе в 1С
Пошаговая инструкция по проведению инвентаризации товара на складе в 1С: документы, пересчет, оформление расхождений, типичные ошибки и проверка результата.
Инвентаризация в 1С — это не одна кнопка, а цепочка документов: сначала фиксируется учетное количество на складе, затем вносятся фактические остатки, а расхождения списываются или оприходуются отдельными документами. Если пропустить этап или изменить порядок, программа покажет неверные отклонения, и исправлять их придется вручную.
Инструкция ниже написана на примере типовых конфигураций «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексная автоматизация». В «1С:Бухгалтерии» порядок похожий, но документы называются иначе — об этом отдельный раздел. Перед началом убедитесь, что у вас есть права на создание складских документов и что все поступления и отгрузки за день инвентаризации уже проведены.
Подготовка: что проверить до начала пересчета
Главная причина «кривой» инвентаризации — непроведенные документы. Если накладная на отгрузку сохранена, но не проведена, товар физически уехал, а в учете числится, и программа покажет ложную недостачу. Поэтому первым делом откройте журналы складских документов и проверьте, что все приходы, расходы и перемещения за период проведены и не помечены на удаление.
Второй шаг — сверка с отчетом по остаткам. Сформируйте отчет «Товары на складах» (в УТ 11: «Склад» → «Отчеты») на дату инвентаризации и убедитесь, что в нем нет отрицательных остатков. Минус по позиции означает, что товар списали раньше, чем оприходовали, — такие позиции нужно разобрать до пересчета, иначе расхождения по ним будут бессмысленными.
Третье условие — остановка движения товара. На время физического пересчета склад не должен принимать и отпускать номенклатуру. В крупных компаниях на период инвентаризации блокируют проведение складских документов через настройку дат запрета изменения данных или организационно — приказом по складу.
Создание приказа на инвентаризацию
В «1С:Управление торговлей 11» инвентаризация начинается с документа «Приказ на пересчет товаров». Он находится в разделе «Склад и доставка» → «Приказы на пересчет товаров». Создайте новый документ, укажите склад и дату начала пересчета. При необходимости ограничьте пересчет конкретной товарной группой или ячейками — это удобно, когда инвентаризация идет по частям большого склада.
Приказ важен не только организационно: на его основании программа фиксирует учетные остатки на момент начала пересчета. Если после создания приказа по складу пройдут новые движения, программа сможет показать разницу между остатком на момент приказа и текущим — это помогает контролировать ситуацию, когда остановить склад полностью невозможно.
В «1С:Бухгалтерии 8» отдельного приказа нет — там сразу создается документ «Инвентаризация товаров» в разделе «Склад». В нем указываются склад, организация и ответственные лица, а табличная часть заполняется остатками по кнопке «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе».
Заполнение учетных остатков и пересчет
После создания приказа в УТ 11 создается рабочее место пересчета — документ «Пересчет товаров» (в старых версиях — «Инвентаризационная опись»). Откройте его и нажмите «Заполнить по остаткам»: программа подтянет всю номенклатуру склада с учетным количеством. Проверьте, что список полный — сравните число строк с отчетом по остаткам.
Далее в колонку «Фактическое количество» вносятся результаты физического пересчета. Если используется терминал сбора данных, пересчет загружается из ТСД автоматически; при ручном пересчете данные вводятся с бумажных описей. Позиции, где фактическое количество совпадает с учетным, можно заполнить массово — в УТ 11 есть команда «Заполнить факт по учету», после чего останется вручную исправить только строки с расхождениями.
Если товар лежит в нескольких местах склада (основное хранение и зона отгрузки), пересчитывайте все ячейки одной позиции до внесения данных. Частая ошибка — внести количество из одной зоны, а вторую забыть, из-за чего возникает ложная недостача.
- 1Проведите все складские документы и проверьте отчет по остаткам на минусы
- 2Создайте «Приказ на пересчет товаров» по нужному складу
- 3Создайте документ «Пересчет товаров» и заполните его по учетным остаткам
- 4Внесите фактическое количество по результатам физического пересчета
- 5Проверьте отклонения, проведите пересчет
- 6Создайте «Списание недостач» и «Оприходование излишков» на основании пересчета
- 7Сформируйте инвентаризационную опись ИНВ-3 и сличительную ведомость ИНВ-19 для бухгалтерии
Оформление расхождений: списание и оприходование
Сам по себе документ пересчета не меняет складские остатки — он только фиксирует расхождения. Чтобы учет сошелся с фактом, нужно создать документы «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров». В УТ 11 они создаются на основании пересчета прямо из формы документа, при этом программа заполняет их только расходящимися позициями.
При списании обратите внимание на статью расходов и аналитику: недостача в пределах норм естественной убыли, недостача по вине материально ответственного лица и порча товара оформляются по-разному, и от этого зависят проводки и налоговый учет. Если виновник установлен, в бухгалтерском учете сумма относится на расчеты с сотрудником, а не на прочие расходы — согласуйте это с бухгалтерией до проведения документов.
В «1С:Бухгалтерии» порядок аналогичный: после проведения «Инвентаризации товаров» с внесенным фактическим количеством на его основании создаются «Списание товаров» и «Оприходование товаров». Не редактируйте эти документы вручную без необходимости — расхождение с данными инвентаризации вызовет вопросы при проверке.
Печать документов и отчетность для бухгалтерии
По итогам инвентаризации обычно нужны унифицированные формы: инвентаризационная опись ИНВ-3 (или ИНВ-4 для отгруженных товаров) и сличительная ведомость ИНВ-19 по позициям с расхождениями. В УТ 11 они печатаются из документа пересчета или приказа через кнопку «Печать». В «1С:Бухгалтерии» формы доступны из документа «Инвентаризация товаров».
Если организация утвердила собственные формы первичных документов, можно печатать штатные бланки программы — они содержат все обязательные реквизиты. Проверьте перед печатью, что в документе заполнены подписанты: председатель и члены инвентаризационной комиссии, материально ответственное лицо. Эти данные берутся из карточки организации и приказа, поэтому при пустых полях проверьте настройки.
Храните проведенные документы инвентаризации вместе с бумажными подписанными экземплярами. При налоговой проверке именно связка «опись + сличительная ведомость + списание/оприходование» подтверждает обоснованность списания недостач.
Проверка результата и контрольные точки
После проведения всех документов сформируйте отчет «Товары на складах» на дату после инвентаризации и сверьте его с фактическими данными пересчета. Учетное количество по каждой позиции должно совпасть с фактическим. Если по какой-то строке есть разница — ищите непроведенный документ списания или оприходования либо движения, которые прошли по складу после пересчета.
Дополнительно проверьте отчет «Результаты инвентаризации» (в УТ 11) — он показывает сводную картину: сумму недостач, излишков и пересортицы. Пересортица (когда одного товара недостача, а схожего — излишек) оформляется отдельно через документ «Пересортица товаров», и ее нельзя «закрывать глаза» взаимозачетом без документа.
Как проверить результат
Учетные остатки совпадают с фактическим пересчетом по всем позициям
Есть расхождения — ищите непроведенные списания или движения после пересчета
Созданы на основании пересчета и проведены, суммы совпадают с отклонениями
Документы созданы вручную или не проведены — учет не сойдется
Оформлена отдельным документом «Пересортица товаров»
Недостача и излишек схожих товаров «повисли» без оформления
Особенности для разных конфигураций и ситуаций
В «1С:Управление нашей фирмой» инвентаризация оформляется документом «Инвентаризация запасов» в разделе «Закупки» или «Склад». Логика та же: заполнение по учетным остаткам, ввод факта, автоматическое формирование движений по расхождениям при проведении — здесь списание и оприходование происходят одним документом, что упрощает процесс для небольших компаний.
Если на складе используется адресное хранение (ордерная схема), пересчет выполняется по ячейкам, и в УТ 11 применяется документ «Пересчет товаров» с указанием ячеек. Особенность в том, что расхождения сначала отражаются в ячеечном учете, а списание по складу в целом оформляется отдельно — не пытайтесь корректировать остатки напрямую через «Корректировку регистров», это ломает связность складского и бухгалтерского учета.
Сравнение вариантов по конфигурациям
Три документа: приказ, пересчет, списание/оприходование. Подходит для больших складов, поддерживает ТСД и адресное хранение, но требует строгого порядка действий.
Один документ «Инвентаризация товаров» плюс списание и оприходование на его основании. Проще, но нет приказа и работы с ячейками.
Документ «Инвентаризация запасов» сам проводит списание и оприходование расхождений. Удобно для малого бизнеса, меньше контроля этапов.
Частые вопросы
Можно ли провести инвентаризацию по части склада или одной товарной группе?
Да. В УТ 11 в приказе на пересчет можно ограничить номенклатуру отбором по группе, виду или ячейкам. В «1С:Бухгалтерии» после заполнения документа по остаткам лишние строки просто удаляются. Выборочная инвентаризация — нормальная практика для больших складов.
Что делать, если во время пересчета на склад пришел товар?
Лучше всего не проводить поступление до окончания пересчета и хранить пришедший товар отдельно. Если провести накладную пришлось, учтите, что учетные остатки в документе инвентаризации зафиксированы на момент его заполнения — пересчитанный товар не должен включать новое поступление.
Почему в документе инвентаризации учетное количество не совпадает с отчетом по остаткам?
Чаще всего документ заполнен на другую дату или момент времени, чем отчет, либо между заполнением и просмотром отчета по складу прошли движения. Перезаполните документ и сравните с отчетом, сформированным на тот же момент времени.
Как оформить пересортицу?
В УТ 11 — документом «Пересортица товаров»: указывается товар, которого не хватает, и товар, который найден в излишке. Взаимозачет выполняется только по решению руководителя и при схожести товаров; в остальных случаях недостача и излишек оформляются раздельно.
Обязательно ли использовать терминал сбора данных?
Нет, ТСД только ускоряет пересчет и снижает число ошибок ввода. На небольшом складе вполне допустим ручной пересчет с бумажной описью и последующим вводом фактического количества в документ.
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С — это последовательность: подготовка учета, приказ, пересчет с фиксацией факта, оформление расхождений отдельными документами и проверка отчетом по остаткам. Не начинайте пересчет при непроведенных накладных и отрицательных остатках, не правьте учетные количества вручную и оформляйте пересортицу отдельным документом.