Как вводить номенклатуру в 1С Управление торговлей

Номенклатура — центральный справочник в 1С:Управление торговлей (УТ 11): на него ссылаются все документы закупки, продажи, складского учёта и ценообразования. Ошибки при вводе номенклатуры приводят к дублям позиций, некорректным остаткам и невозможности нормально анализировать продажи. Поэтому карточки товаров стоит заводить по единым правилам с первого дня работы в программе.

В этой статье разобран полный цикл работы с номенклатурой в УТ 11: настройка видов номенклатуры, ручное создание карточки, работа с характеристиками и упаковками, присвоение штрихкодов, массовая загрузка из Excel и проверка результата. Материал ориентирован на типовую конфигурацию УТ 11.4/11.5, но подходит и для КА 2 и ERP, где справочник устроен аналогично.

Подготовка: настройка видов номенклатуры

Прежде чем заводить первый товар, настройте виды номенклатуры — они определяют поведение карточек: тип (товар, услуга, работа, набор), использование характеристик, серий, упаковок и шаблоны наименований. Откройте раздел «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура» и включите нужные опции: характеристики, серии, упаковки, наборы и варианты комплектации.

Сами виды создаются по пути «НСИ и администрирование → Номенклатура → Виды номенклатуры». Для типовой торговой компании обычно достаточно нескольких видов: «Товары», «Услуги», «Товары с характеристиками» (например, одежда с размерами), «Тара». В настройках вида укажите тип номенклатуры и при необходимости — настройку использования характеристик: «Не использовать», «Индивидуальные для номенклатуры» или «Общие для вида».

Правильно настроенный вид экономит время: при создании новой карточки программа автоматически подставит тип, группу доступности и ограничит лишние поля. Если вид не настроен, пользователи будут заполнять карточки по-разному, и справочник быстро «разъедется».

Ручное создание карточки номенклатуры

Для ввода одиночной позиции откройте «CRM и маркетинг → Номенклатура» (или «НСИ и администрирование → Номенклатура») и нажмите «Создать». Заполните обязательные поля:

• Рабочее наименование — название, под которым товар будет отображаться в документах и отчётах. Формируйте по единому шаблону, например: «Кофе зерновой Arabica 1 кг».
• Вид номенклатуры — выберите из предварительно настроенных видов.
• Единица измерения — базовая единица хранения остатков (шт, кг, м). Именно в ней ведётся складской учёт.
• Ставка НДС — подставляется в документы продажи и закупки.
• Наименование для печати — полное наименование для печатных форм и чеков; если не заполнено, используется рабочее.

Дополнительно заполните артикул, производителя, торговую марку, описание и весо-габаритные характеристики на вкладке «Значения веса и объёма» — они нужны для складской логистики и расчёта доставки. После заполнения нажмите «Записать и закрыть».

Если товар продаётся с учётом по характеристикам (размер, цвет), в карточке появится ссылка «Характеристики». Создайте нужные характеристики — каждая комбинация будет отдельной складской позицией с собственными остатками и штрихкодом.

1. 1
   Откройте «CRM и маркетинг → Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры и проверьте, что тип подставился верно
3. 3
   Заполните наименование, единицу измерения и ставку НДС
4. 4
   Укажите артикул, производителя и наименование для печати
5. 5
   При необходимости добавьте характеристики, упаковки и штрихкод
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию в списке

Характеристики, упаковки и серии

Характеристики

Характеристики применяются, когда один товар существует в нескольких модификациях: футболка разных размеров, кабель разной длины. Включите их в виде номенклатуры, затем в карточке товара перейдите по ссылке «Характеристики» и создайте нужные значения. В документах продажи и закупки позиция будет выбираться вместе с характеристикой, а остатки будут дробиться по каждой модификации.

Упаковки

Упаковки нужны, если товар закупается и продаётся в разных кратностях: штуки, короба по 12 штук, паллеты. Базовая единица остаётся одной (например, штука), а упаковка хранит коэффициент пересчёта. Задайте упаковки в карточке на вкладке «Единицы измерения» или через ссылку «Упаковки». В документах пользователь выбирает упаковку, а программа сама пересчитывает количество в базовые единицы.

Серии

Серии используются для товаров со сроками годности, партиями или гарантийными номерами. Учёт по сериям включается в виде номенклатуры и требует дисциплины: каждое поступление и отгрузка должны указывать серию. Включайте серии только там, где они действительно нужны, — это усложняет работу склада.

Сравнение вариантов учёта модификаций

Характеристики

Подходят для размеров, цветов, модификаций одного товара. Общая карточка, отдельные остатки по каждой характеристике. Ограничение: не подходят для позиций с разными ценами закупки у разных поставщиков, если нужен раздельный анализ.

Отдельные карточки номенклатуры

Подходят, когда модификации — фактически разные товары с разными артикулами поставщика и ценообразованием. Минус: разрастание справочника и сложность сводного анализа.

Серии

Подходят для сроков годности и партий, а не для постоянных модификаций. Требуют указания серии в каждом движении.

Штрихкоды и работа со сканером

Штрихкод привязывается к номенклатуре (или к характеристике и упаковке) на вкладке «Штрихкоды» в карточке товара. Нажмите «Создать», отсканируйте код сканером или введите вручную. Если у товара несколько упаковок, у каждой может быть свой штрихкод — программа по отсканированному коду определит и товар, и упаковку.

Для товаров без заводского штрихкода программа может сгенерировать внутренний код (обычно в формате EAN-13 с префиксом внутреннего использования). Сгенерированные коды печатаются на этикетках через обработку «Печать этикеток и ценников».

Проверяйте уникальность штрихкодов: если один код присвоен двум позициям, сканер будет подставлять непредсказуемый товар, что приведёт к ошибкам в чеках и отгрузках.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Когда нужно завести десятки или сотни позиций, ручной ввод неэффективен. В УТ 11 есть штатная обработка «Загрузка данных из табличного документа»: откройте «НСИ и администрирование → Начальное заполнение → Загрузка данных из табличного документа» (в некоторых версиях — «Помощник продаж/закупок» или через «Все функции»).

Порядок загрузки такой: выберите вид загружаемых данных «Номенклатура», скопируйте в табличное поле данные из Excel (Ctrl+C → Ctrl+V), затем сопоставьте колонки реквизитам справочника: наименование, артикул, ставка НДС, единица измерения. Программа покажет, какие строки распознаны, а какие содержат ошибки. После проверки нажмите «Загрузить».

Перед массовой загрузкой сделайте резервную копию базы или выполните пробную загрузку 5–10 строк. Проверьте результат в списке номенклатуры: корректность наименований, единиц измерения и отсутствие дублей. Если что-то пошло не так, проще удалить тестовую порцию, чем вычищать тысячи записей.

Альтернативный вариант — загрузка прайсов поставщиков через обработку «Регистрация цен поставщика» и «Сопоставление номенклатуры», когда позиции создаются автоматически при сопоставлении с прайсом.

Цены и начальные остатки

Сама по себе карточка номенклатуры не содержит ни цены, ни остатков — они хранятся отдельно. Цены назначаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг → Цены и скидки» или «Закупки»). В документе выберите вид цен, добавьте товары и укажите значения; после проведения цены начнут подставляться в документы продажи.

Начальные остатки вводятся документом «Ввод остатков» (или через помощник перехода с предыдущей версии/учётной системы). До ввода остатков товар можно продавать в минус только если в настройках складского учёта разрешён контроль с отрицательными остатками — по умолчанию программа контролирует остатки и не даст провести отгрузку без наличия.

Контрольные точки

Как проверить результат ввода

Поиск позиции в списке номенклатуры

Норма

Товар находится по наименованию и артикулу, дублей нет

Тревожный признак

Несколько карточек одного товара с похожими названиями

Подстановка в документ продажи

Норма

Позиция выбирается, цена и ставка НДС подставляются автоматически

Тревожный признак

Цена пустая, НДС приходится выбирать вручную

Остатки после ввода

Норма

Отчёт «Остатки товаров на складах» показывает корректное количество

Тревожный признак

Товар не виден в отчёте или количество не совпадает с введённым

Сканирование штрихкода

Норма

Сканер однозначно находит нужный товар и упаковку

Тревожный признак

Код не найден или находит другую позицию

Организация справочника: группы, дубли, права

Структурируйте справочник папками (группами) по товарным категориям: «Напитки», «Бакалея», «Хозтовары». Это ускоряет поиск и позволяет настраивать скидки и ценообразование по группам. Создавайте иерархию заранее — переносить тысячи позиций между папками потом утомительно.

Для борьбы с дублями периодически используйте обработку «Поиск и удаление дублей» («Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных»). Она находит позиции с совпадающими наименованиями или артикулами и позволяет объединить их с заменой ссылок во всех документах.

Ограничьте права на создание номенклатуры: если карточки заводят все менеджеры, дубли неизбежны. Практичная схема — вводом новых позиций занимается один-два ответственных сотрудника, остальные работают с существующим справочником.

Частые вопросы

Можно ли изменить вид номенклатуры у уже используемой позиции?

Да, если новый вид совместим по типу и настройкам (характеристики, серии). Если тип отличается (например, товар на услугу) или новый вид требует характеристики, которых нет, программа откажет в изменении либо потребует привести данные в соответствие. Перед сменой вида у позиции с остатками сделайте копию базы и проверьте поведение на тестовом примере.

Как завести услугу, чтобы она не попадала в складские отчёты?

Создайте отдельный вид номенклатуры с типом «Услуга» и заводите карточки через него. Услуги не имеют складского учёта, не отображаются в отчётах по остаткам и не требуют единицы измерения складского типа — достаточно базовой единицы (например, «час» или «услуга»).

В чём разница между рабочим наименованием и наименованием для печати?

Рабочее наименование используется внутри программы: в списках, документах, отчётах. Наименование для печати выводится в печатных формах (ТОРГ-12, счета-фактуры, чеки) и должно соответствовать требованиям к товаросопроводительным документам — обычно это полное официальное название товара. Если поле «Для печати» пустое, в документы выводится рабочее.

Что делать, если один и тот же товар завели дважды?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» из раздела «Администрирование → Обслуживание». Она найдёт совпадающие позиции, покажет количество ссылок на каждую и позволит объединить карточки: все документы будут переписаны на основную позицию, а дубль помечен на удаление. Остатки после объединения пересчитайте и при необходимости скорректируйте.

Как загрузить картинки (фото) товаров?

Файл изображения прикрепляется к карточке через ссылку «Файлы» или кнопку с изображением в форме элемента. Для массовой загрузки фото есть обработки сопоставления файлов по артикулу или наименованию — в типовой поставке возможности зависят от версии, поэтому для больших каталогов часто используют дополнительные расширения или загрузку через внешние обработки.

Нужно ли заполнять код ТН ВЭД и страну происхождения?

Эти поля обязательны только для импортных товаров, по которым оформляются ГТД и прослеживаемость, а также для отдельных товарных групп. Для обычного отечественного товара их можно оставить пустыми — на проведение документов это не влияет. Однако если товар входит в перечень прослеживаемых, заполнение ТН ВЭД становится обязательным для корректной отчётности.