Торговля и Склад · 11 мин
Как сделать пересчет товаров в 1С:Предприятие
Пошаговая инструкция по пересчету товаров в 1С:Предприятие: приказ на инвентаризацию, ввод фактических остатков, списание и оприходование излишков.
Пересчет товаров в 1С:Предприятие — это процедура инвентаризации, в ходе которой фактические остатки на складе сопоставляются с данными учетной системы, а расхождения отражаются документами списания или оприходования. В типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Розница) для этого предусмотрен цепочка документов: «Приказ на проведение инвентаризации», «Пересчет товаров» и итоговые документы списания недостач и оприходования излишков.
Точная последовательность действий зависит от конфигурации и формы учета: в УТ 11 и ERP работает ордерная схема склада, в Рознице и Управлении нашей фирмой — упрощенная. Ниже разобран типовой процесс для Управления торговлей 11, который с минимальными отличиями воспроизводится и в других конфигурациях, а также особенности для Розницы и 1С:УНФ.
Перед началом работы убедитесь, что у пользователя есть права на создание складских документов, а по выбранному складу не выполняется обработка документов другими пользователями — иначе остатки могут измениться в процессе пересчета и результат будет искажен.
Подготовка к инвентаризации: что сделать до пересчета
Качество инвентаризации наполовину определяется подготовкой. Если на момент пересчета в системе есть непроведенные приходные или расходные документы, учетное количество будет неверным, и программа зафиксирует ложные расхождения.
Первый шаг — проверьте и проведите все складские документы по выбранному складу: поступления, реализации, перемещения, сборки, возвраты. Удобно использовать отчет «Ведомость по товарам на складах» или «Остатки товаров на складах» — он покажет текущие учетные остатки, которые затем попадут в документ пересчета как «количество по учету».
Второй шаг — при ордерной схеме склада убедитесь, что нет «зависших» распоряжений: заказов, по которым не оформлены расходные ордера, и наоборот. Проверить это можно отчетом по состоянию выполнения распоряжений в разделе «Склад и доставка». Незакрытые ордера искажают расхождения между учетным и фактическим количеством.
Третий шаг — договоритесь о приостановке физических движений по складу на время пересчета. Если во время инвентаризации продолжается отгрузка, фиксируйте отгруженные партии отдельно, чтобы при вводе фактических данных скорректировать количество.
Создание приказа на проведение инвентаризации
В Управлении торговле 11 и ERP пересчет начинается с документа «Приказ на проведение инвентаризации». Он находится в разделе «Склад и доставка» → «Приказы на проведение инвентаризаций» (в некоторых версиях — «Склад» → «Инвентаризации»).
В приказе укажите склад, даты начала и окончания инвентаризации, ответственных лиц и при необходимости вид цен для оценки. Статус документа по умолчанию — «В работе». Приказ служит основанием для одного или нескольких документов «Пересчет товаров»: если склад большой, можно разбить пересчет на несколько документов по товарным группам или ячейкам хранения.
В Рознице и УНФ отдельного приказа нет — там сразу создается документ «Инвентаризация запасов» (или «Пересчет товаров» в Рознице), который совмещает функции приказа и ввода фактических остатков.
Ввод фактических остатков в документ «Пересчет товаров»
На основании приказа создайте документ «Пересчет товаров» (кнопка «Создать на основании» или ссылка в форме приказа). Табличную часть заполните кнопкой «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» — программа подставит всю номенклатуру с учетным количеством на дату документа.
Далее в колонку «Количество факт» внесите результаты физического подсчета. Если фактическое количество совпадает с учетным, строку можно не трогать — программа сама проставит равенство при использовании команды «Заполнить факт по учету». Расхождение (колонка «Отклонение») рассчитывается автоматически: положительное — излишек, отрицательное — недостача.
Для ускорения ввода используют терминал сбора данных (ТСД) или сканер штрихкодов: при сканировании программа находит товар и увеличивает фактическое количество. В УТ 11 поддерживается обмен с ТСД через документ пересчета, в Рознице — через «Загрузку данных из ТСД».
- 1Проведите все складские документы и остановите движение товара по складу
- 2Создайте приказ на проведение инвентаризации, укажите склад и период
- 3Создайте документ «Пересчет товаров» и заполните его по остаткам склада
- 4Внесите фактические количества вручную или через ТСД/сканер
- 5Проверьте колонку отклонений и распечатайте инвентаризационную опись
- 6Проведите документ и переведите приказ в статус «Проведена»
- 7Оформите списание недостач и оприходование излишков
Проверка расхождений и печатные формы
После ввода фактических данных отсортируйте табличную часть по колонке отклонений и проверьте каждую расходящуюся позицию. Типичные причины ложных расхождений: пересортица (один товар оприходован как другой), непроведенный документ, товар в пути или на комиссии, ошибка сканирования упаковки вместо штуки.
Прежде чем проводить документ, перепроверьте крупные отклонения повторным физическим подсчетом — это дешевле, чем потом сторнировать списания. Обратите внимание на единицы измерения: если товар учитывается в штуках, а считали коробами, отклонение будет кратным количеству в упаковке.
Из документа пересчета и приказа доступны унифицированные печатные формы: ИНВ-3 (инвентаризационная опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость), ИНВ-22 (приказ о проведении инвентаризации). Они формируются кнопкой «Печать» и подписываются членами инвентаризационной комиссии.
Списание недостач и оприходование излишков
После проведения пересчета и перевода приказа в статус «Проведена» расхождения нужно отразить в учете. В УТ 11 на основании приказа или пересчета создаются документы «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров» — они заполняются автоматически отклонениями из документа пересчета.
В документе списания укажите статью расходов: недостача в пределах норм естественной убыли, недостача по вине материально ответственного лица либо прочие расходы — от этого зависит корреспонденция в бухгалтерском учете при выгрузке в 1С:Бухгалтерию. Проверьте аналитику списания, чтобы затраты попали на правильный счет.
При оприходовании излишков укажите статью доходов («Излишки товаров, выявленные при инвентаризации») и проверьте цену оприходования — обычно она подставляется из учетной себестоимости, но при необходимости корректируется. Если выявлена пересортица, сначала рассмотрите вариант взаимозачета: в некоторых конфигурациях для этого используют ручную корректировку через «Списание» и «Оприходование» с нулевым финансовым результатом.
Особенности пересчета в разных конфигурациях
Хотя общая логика одинакова, названия документов и разделы меню различаются. Ниже — ориентиры по популярным конфигурациям.
| Конфигурация | Основной документ | Где искать | Особенность |
|---|---|---|---|
| Управление торговлей 11 | Приказ + Пересчет товаров | Склад и доставка → Инвентаризация | Ордерная схема, пересчет по отбору |
| ERP / КА 2 | Приказ + Пересчет товаров | Склад и доставка → Инвентаризация | Ячеистые склады, пересчет по ячейкам |
| Розница 2/3 | Пересчет товаров | Склад → Пересчеты товаров | Одним документом, без приказа |
| Управление нашей фирмой | Инвентаризация запасов | Закупки (Склад) → Инвентаризация | Списание и оприходование внутри документа |
| Бухгалтерия 3.0 | Инвентаризация товаров на складе | Склад → Инвентаризация | На основании создаются списание/оприходование |
В УНФ документ «Инвентаризация запасов» уникален: в нем на разных вкладках указываются фактические остатки, а недостачи и излишки при проведении сразу формируют движения по списанию и оприходованию — отдельные документы не нужны. В 1С:Бухгалтерии инвентаризация не формирует складских движений сама по себе: на ее основании вручную создают «Списание товаров» и «Оприходование товаров».
Как выбрать действие
Проверка результата после закрытия инвентаризации
После проведения всех документов сформируйте отчет «Остатки товаров на складах» и сравните с фактическими данными по расходившимся позициям — они должны совпасть. Дополнительно проверьте, что в системе не осталось неотраженных отклонений: в УТ 11 для этого есть отчет «Оформление накладных и ордеров» и контроль по приказу.
Если используется обмен с бухгалтерией, убедитесь, что списания и оприходования выгрузились и встали на правильные счета (недостача — счет 94 с последующим отнесением на 73 или 91, излишки — 91.01). Ошибки в статьях расходов и доходов на этом этапе чинить сложнее, чем до выгрузки.
Как проверить результат
Остатки совпадают с фактическими данными по всем позициям
Есть расхождения — ищите непроведенные или лишние документы
Статус «Проведена», все пересчеты проведены
Приказ «В работе», есть непроведенные пересчеты
Созданы на все отклонения, статьи и аналитика заполнены
Отклонения есть, а итоговых документов нет
Недостачи на счете 94, излишки на 91.01
Документы не выгрузились или встали на неверные счета
Частые вопросы о пересчете товаров в 1С
Можно ли провести пересчет, не останавливая продажи?
Технически можно, но рискованно: остатки будут меняться во время ввода фактических данных. Если остановить работу нельзя, пересчитывайте склад частями (по группам товаров или зонам хранения), а по отгруженному во время пересчета товару корректируйте фактическое количество по расходным документам.
Что делать, если в документе пересчета нет какого-то товара?
Если товар есть физически, но отсутствует в заполненной таблице, значит, по учету его остаток нулевой или он числится на другом складе. Добавьте строку вручную, укажите фактическое количество — программа зафиксирует излишек. Если товар должен быть на этом складе, проверьте документы перемещения.
Как оформить пересортицу в 1С?
Строгого автоматического документа «пересортица» в типовых конфигурациях нет. Обычно оформляют пару документов: списание недостающего товара и оприходование излишка, при этом в аналитике указывают, что операции связаны. При равной стоимости финансовый результат будет нулевым.
Почему учетное количество в пересчете не совпадает с отчетом по остаткам?
Чаще всего дело в дате: документ пересчета берет остатки на свою дату и время, а отчет — на другой момент. Также проверьте, не проведены ли документы задним числом после создания пересчета — тогда табличную часть нужно перезаполнить.
Можно ли отменить проведенную инвентаризацию?
Да, но в правильной последовательности: сначала отмените проведение списаний и оприходований, затем пересчета, затем переведите приказ обратно в статус «В работе». Если документы уже выгружены в бухгалтерию, потребуется корректировка и там — поэтому перед проведением итоговых документов расхождения стоит перепроверить.
Как ускорить пересчет большого склада?
Используйте терминал сбора данных или сканер штрихкодов, делите пересчет на несколько документов по зонам хранения, а заполнение «факт = учет» применяйте для позиций без расхождений. На ячеистых складах в ERP и УТ пересчет удобно вести по адресам хранения.
Что важно запомнить
Пересчет товаров в 1С строится по цепочке: подготовка остатков → приказ → пересчет с вводом фактических данных → списание недостач и оприходование излишков. Ключ к чистой инвентаризации — проведенные документы, остановленное движение по складу и повторная проверка крупных отклонений до проведения итоговых документов.