Торговля и Склад · 12 мин
Как сделать акт о списании в 1С
Как оформить акт о списании в 1С: создание документа, заполнение табличной части, проводки, печать формы ТОРГ-16, типичные ошибки и проверка результата.
Списание товаров, материалов или основных средств — регулярная операция в любой организации. Порча, истечение срока годности, бой, недостача по результатам инвентаризации — все эти случаи оформляются документом списания, на основании которого в 1С формируется акт. В конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей» для этого есть штатные документы, и создавать ничего вручную в Word не требуется.
Ключевой момент: акт о списании — это печатная форма, которая формируется на основании учетного документа. Сначала вы создаете и проводите документ «Списание товаров» (или «Требование-накладная», «Списание ОС» — в зависимости от объекта), а затем выводите на печать акт, например унифицированную форму ТОРГ-16 или произвольный акт, утвержденный в учетной политике организации.
Ниже разобран полный цикл: от подготовительных проверок до печати акта и контроля проводок. Инструкция ориентирована на «1С:Бухгалтерия 8.3» как самую распространенную конфигурацию, но логика в «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» аналогична — отличаются только названия разделов меню.
Подготовка: что проверить перед созданием документа
До того как открыть документ списания, соберите основание. В реальной хозяйственной жизни им служит приказ руководителя, заключение комиссии, акт о порче, результаты инвентаризации или докладная записка материально ответственного лица. Без документального основания списание вызовет вопросы при проверке, а в налоговом учете расходы могут не признать.
Далее проверьте три вещи в самой программе. Во-первых, остатки: откройте отчет «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что списываемое количество физически числится на нужном складе по нужной номенклатуре. Во-вторых, период: дата документа должна попадать в открытый период — если дата запрета редактирования установлена, документ не проведется. В-третьих, права: у пользователя должна быть роль, позволяющая создавать документы списания.
Как проверить готовность к списанию
Количество по номенклатуре не меньше списываемого
Остаток нулевой или отрицательный — документ не проведется или уйдет в минус
Период открыт для редактирования
Дата раньше даты запрета — ошибка при проведении
Есть приказ, акт комиссии или ведомость инвентаризации
Основания нет — расходы рискуют не быть признанными
Создание документа «Списание товаров»
В «1С:Бухгалтерии 8.3» перейдите в раздел «Склад» → «Списание товаров» (в некоторых релизах документ находится в разделе «Покупки» или «Склад» → «Складские документы»). Нажмите «Создать». Откроется форма нового документа.
Заполните шапку: укажите организацию (если в базе их несколько), склад, с которого списывается товар, и дату документа. Поле «Инвентаризация» заполняется, если списание выполняется по результатам инвентаризации — тогда документ может подтянуть недостачи автоматически.
В табличную часть добавьте номенклатуру: кнопка «Добавить» — построчно, «Подобрать» — через форму подбора с поиском. Укажите количество. Цена и сумма подставятся автоматически при проведении по методу оценки, принятому в учетной политике (ФИФО или средняя), либо заполнятся из данных учета.
- 1Проверьте остатки на складе и наличие основания для списания
- 2Откройте «Склад» → «Списание товаров» → «Создать»
- 3Заполните организацию, склад и дату
- 4Добавьте номенклатуру и количество в табличную часть
- 5Укажите счет списания и статью затрат на соответствующей вкладке
- 6Проведите документ кнопкой «Провести»
- 7Нажмите «Печать» → выберите «Акт о списании (ТОРГ-16)» или иную форму
- 8Проверьте проводки через кнопку «Показать проводки» (Дт/Кт)
Настройка счета списания и проводок
Самая ответственная часть — указать, куда списывается стоимость. На вкладке «Счета учета» (или в колонке «Счет списания») выберите счет затрат: 44 «Расходы на продажу» для торговых организаций, 91.02 «Прочие расходы» для порчи сверх норм, 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» при списании по инвентаризации до выяснения причин, 20/25/26 — если материалы списываются в производство или на хозяйственные нужды.
Кроме счета, укажите аналитику: статью затрат (статью прочих доходов и расходов) и подразделение. От вида статьи зависит, попадет ли сумма в налоговый учет как признаваемый расход. Для порчи в пределах норм естественной убыли и сверх норм могут использоваться разные статьи с разными настройками налогового учета.
После проведения документа нажмите кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») и убедитесь, что сформирована проводка вида Дт 94 (44, 91.02) — Кт 41 (10) на корректную сумму. Если проводок нет — документ не проведен; если счет неверный — исправьте и перепроведите до закрытия периода.
Печать акта о списании
Проведенный документ — основание для печатной формы. Нажмите кнопку «Печать» в форме документа. В типовой поставке доступны формы «Акт о списании товара» и «ТОРГ-16» (акт о списании товара, применяемый для испорченных и боя товаров). Если в организации утверждена собственная форма акта — используйте ее, форма добавляется через механизм дополнительных печатных форм.
Проверьте заполнение печатной формы: в шапке акта должны быть организация, структурное подразделение, дата и номер документа, основание списания, а в таблице — наименования, количество, цена и сумма. Внизу предусмотрены подписи членов комиссии и руководителя. Состав комиссии указывается вручную в печатной форме или в дополнительных реквизитах документа, в зависимости от настройки формы.
Если типовая форма не подходит (например, нужно выводить характеристики, серии или дополнительные колонки), ее дорабатывает программист через макет печатной формы, либо используется внешняя печатная форма, подключаемая через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки».
Особые сценарии списания
Списание по результатам инвентаризации
Если списание — следствие недостачи, сначала оформите документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»), заполните его фактическими остатками и проведите. Затем на его основании кнопкой «Создать на основании» сформируйте «Списание товаров» — табличная часть заполнится недостающими позициями автоматически. Это исключает расхождения между инвентаризационной ведомостью и актом списания.
Списание материалов в производство и на нужды
Материалы, передаваемые в производство или на хозяйственные нужды, списываются документом «Требование-накладная», а не «Списание товаров». Печатная форма — сама требование-накладная (М-11). Использовать «Списание товаров» для этой цели — ошибка: документ предназначен для выбытия по причинам порчи, недостачи и подобных случаев.
Списание основных средств
Для выбытия объектов ОС используется документ «Списание ОС» (раздел «ОС и НМА»). На его основании печатается акт о списании по форме ОС-4 (или ОС-4а для автотранспорта). В документе указывается причина выбытия, а при частичной ликвидации — процент. Программа сама рассчитает остаточную стоимость и доначислит амортизацию за месяц выбытия при закрытии месяца.
Как выбрать документ
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа выполните контроль. Откройте отчет «Остатки товаров на складах» — списанное количество должно исчезнуть с остатка. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 (10) за период — оборот по кредиту должен увеличиться на сумму списания. Проверьте проводки документа: счет дебета, аналитика и сумма должны соответствовать основанию списания.
Если списание связано с НДС (например, порча сверх норм естественной убыли), отдельно решите вопрос о восстановлении ранее принятого к вычету налога — это делается документом «Восстановление НДС» или отражением счета-фактуры в книге продаж, в зависимости от принятой в организации позиции и причины списания.
Ограничения и что делать при нестандартных ситуациях
Типовой документ «Списание товаров» не поддерживает частичное списание по качеству с одновременной оприходованием уцененного товара — для уценки есть отдельный документ «Переоценка товаров» (в торговых конфигурациях). Если товар можно продать по сниженной цене, списывать его не нужно.
В «1С:Управление торговлей» документ называется «Списание товаров» и находится в разделе «Склад и доставка», а печатные формы включают ТОРГ-16 и акт о списании. В базовых версиях «1С:Бухгалтерии» часть складских документов может быть недоступна без включения соответствующей функциональности («Администрирование» → «Параметры учета» → включить складской учет).
Для массовых списаний (например, ежемесячная порча в розничной сети) имеет смысл настроить типовую статью затрат и шаблон документа, чтобы операторы не выбирали счета вручную каждый раз. Это снижает долю ошибок в аналитике и ускоряет закрытие месяца.
Удобно хранить номер и дату основания (приказа или акта комиссии) прямо в поле «Комментарий» документа списания. При выборке документов за период это позволяет быстро сопоставить каждый акт с его основанием, не открывая бумажный архив.
Что важно запомнить
Акт о списании — печатная форма проведенного документа, а не самостоятельный документ. Порядок такой: проверить остатки и основание, создать «Списание товаров», указать счет списания, провести, напечатать ТОРГ-16 или свою форму, сверить проводки и остатки. Для инвентаризации, материалов и ОС используются свои документы.
Частые вопросы
Можно ли распечатать акт о списании без проведения документа?
Технически кнопка печати доступна и в записанном, но не проведенном документе. Однако такой акт не будет соответствовать данным учета: суммы в проводках отсутствуют, а при последующем изменении документа печатная форма устареет. Правильный порядок — провести документ, проверить проводки и только затем печатать акт.
Где взять форму ТОРГ-16, если ее нет в списке печатных форм?
В типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» ТОРГ-16 подключается к документу «Списание товаров» в актуальных релизах. Если формы нет, проверьте обновление конфигурации или подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки». Альтернатива — утвердить в учетной политике собственную форму акта и использовать типовую «Акт о списании товара».
Как списать товар, которого нет на остатках, но он есть физически испорченным?
Это признак расхождения учетных и фактических данных. Сначала проведите инвентаризацию, чтобы зафиксировать реальное положение, затем списывайте на основании документа «Инвентаризация товаров». Принудительное проведение списания в минус исказит себестоимость и потребует ручной чистки остатков позже.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Позиция зависит от причины списания. При порче в пределах норм естественной убыли и при списании по причинам, не связанным с реализацией (например, истечение срока годности), налоговые органы нередко требуют восстановления НДС, хотя судебная практика по ряду ситуаций на стороне налогоплательщиков. Решение принимайте с бухгалтером, фиксируя позицию организации и документально подтверждая причину порчи.
Как исправить ошибочно проведенный акт списания?
Если период открыт, откройте документ, исправьте данные и перепроведите — проводки перезапишутся. Если документ ошибочен целиком, пометьте его на удаление: помеченные документы не формируют проводок. Если период закрыт, внесите корректировку текущей датой, а не изменяйте закрытый период без крайней необходимости.
Чем списание отличается от возврата поставщику?
Возврат оформляется документом «Возврат товаров поставщику» и не является выбытием по причине порчи: товар уходит контрагенту, а расчеты с ним корректируются. Списание применяется, когда товар выбывает безвозвратно — уничтожается или утилизируется. Путать эти документы нельзя: у них разные проводки, налоговые последствия и печатные формы.