Торговля и Склад · 10 мин
Как разбить заказ в 1С на несколько частей
Разбираем, как разбить заказ покупателя в 1С на несколько частей: копирование документа, механизм состояний обеспечения, оформление частичных отгрузок и оплат.
Разбить заказ в 1С требуется, когда клиент оплатил или заказал товар частями, отгрузка идёт несколькими машинами, часть позиций есть на складе, а часть едет от поставщика. В типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация) для этого есть штатные механизмы: копирование документа, разделение по состоянию обеспечения и оформление частичных реализаций на основании одного заказа.
Выбор способа зависит от цели. Если нужно просто отгрузить заказ частями — достаточно создавать несколько «Реализаций товаров и услуг» на основании одного заказа, ничего разбивать не придётся. Если же нужно разделить сам документ «Заказ покупателя» на два независимых заказа (например, с разными датами отгрузки, складами или договорами) — используют копирование с ручной корректировкой или специализированные обработки.
Ниже разобраны оба сценария с пошаговыми действиями, контролем результата и типичными ошибками. Инструкции ориентированы на Управление торговлей 11 и ERP 2, но логика применима и к другим конфигурациям на управляемых формах.
Когда заказ нужно разбивать, а когда достаточно частичной отгрузки
Прежде чем дробить документ, определите задачу. В большинстве случаев «разбить заказ» на практике означает «отгрузить и оплатить частями», и для этого в 1С есть штатный механизм: один заказ покупателя закрывается несколькими документами реализации и несколькими платежами. Программа автоматически ведёт учёт неотгруженного остатка по каждой строке.
Делить сам документ имеет смысл в ограниченном числе ситуаций: часть товара уходит другому юрлицу или по другому договору, позиции отгружаются с разных складов с разными ответственными, клиент просит отдельные заказы под разные спецификации для своей отчётности, либо часть заказа переводится в статус долгосрочного резерва.
Как выбрать действие
Способ 1. Частичная отгрузка без разделения заказа
Это основной и самый безопасный сценарий. Заказ остаётся единым, а отгрузка оформляется несколькими документами «Реализация товаров и услуг». Откройте заказ покупателя, нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». В новой реализации удалите строки, которые не отгружаются сейчас, или скорректируйте количество, затем проведите документ.
При повторной отгрузке снова создайте реализацию на основании того же заказа — программа подставит только неотгруженный остаток. Если в настройках включён контроль обеспечения, лишние позиции просто не попадут в документ. Аналогично оформляются частичные оплаты: несколько «Поступлений безналичных ДС» или эквайринговых операций на основании одного заказа.
Проверить текущее состояние можно в самом заказе: статус, процент оплаты и отгрузки отображаются в форме документа. Дополнительно используйте отчёты «Состояние исполнения заказа» (ссылка «Отчёты» в форме заказа) и «Анализ причин отмены заказов» при работе с отменёнными строками.
- 1Откройте заказ покупателя и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг»
- 2Удалите из реализации строки, которые сейчас не отгружаются, или уменьшите количество
- 3Проведите реализацию и проверьте, что в заказе обновился процент отгрузки
- 4При следующей отгрузке повторите создание реализации — подставится только остаток
- 5После полной отгрузки переведите заказ в состояние «Закрыт»
Способ 2. Разделение заказа копированием документа
Если нужен именно отдельный заказ, откройте исходный документ и нажмите F9 или «Ещё» → «Скопировать». В копии измените при необходимости дату отгрузки, склад, договор или соглашение, удалите строки, которые остаются в исходном заказе, и проведите документ. Затем вернитесь в исходный заказ и удалите из него строки, ушедшие в копию.
Критичный момент — сумма двух заказов после разделения должна точно равняться сумме исходного. Сверьте итоги до проведения обоих документов. Если по исходному заказу уже была предоплата, решите, к какому из заказов она относится: зачёт аванса в 1С привязан к документу расчётов, и при разделении оплату может потребоваться перераспределить вручную через «Зачёт оплаты» или корректировку взаиморасчётов.
Если по исходному заказу уже были реализации, разделяйте только неотгруженный остаток. Строки, по которым отгрузка уже прошла, трогать нельзя — иначе нарушится связь реализации с заказом и «повиснут» расчёты.
Способ 3. Разделение по состоянию обеспечения
В УТ 11 и ERP механизм обеспечения потребностей позволяет разделить заказ логически, не создавая второй документ. В табличной части заказа для каждой строки задаётся действие: «Отгрузить», «Резервировать», «К обеспечению», «Не обеспечивать». Строки с разным состоянием фактически живут разными жизненными циклами: доступное отгружается сразу, недоступное попадает в обработку «Обеспечение потребностей» и заказывается поставщику.
Чтобы выделить часть строк, выделите их в табличной части, нажмите кнопку выбора состояния обеспечения (в УТ 11 это команда в меню над списком товаров) и установите нужное действие. Отгрузка по заказу будет формироваться только по строкам со статусом «Отгрузить» — остальные подождут поступления.
Этот способ предпочтительнее копирования, когда разделение временное: как только товар поступит, строки переводятся в «Отгрузить», и заказ закрывается одной или несколькими реализациями без лишних документов в базе.
Контроль результата после разделения
После любого способа разделения выполните сверку. Для частичной отгрузки откройте из формы заказа отчёт «Состояние исполнения заказа»: в нём видно, сколько заказано, оплачено, отгружено и каков остаток к отгрузке по каждой позиции. Остаток должен совпадать с тем, что вы планировали отгрузить позже.
Для разделения копированием сверьте три цифры: сумма исходного заказа до разделения, сумма исходного после удаления строк и сумма копии. Второе плюс третье должны равняться первому. Затем проверьте взаиморасчёты отчётом «Ведомость расчётов с клиентом» с отбором по контрагенту: аванс не должен зависнуть и не должен зачесться дважды.
Как проверить результат
Равна сумме исходного заказа до разделения
Расхождение — строка потеряна или продублирована
Остаток к отгрузке равен неотгруженным позициям
Остаток не сходится с фактическим складским остатком по строкам
Аванс зачтён один раз по одному из заказов
Двойной зачёт аванса или нераспределённая оплата
«К отгрузке» или «Закрыт» при полном исполнении
Закрытый заказ с неотгруженным остатком
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — удаление строк из исходного заказа до проверки, что копия проведена и содержит нужные позиции. Порядок безопаснее обратный: сначала доведите копию до рабочего состояния, потом чистите исходник. Вторая ошибка — игнорирование резервов: если по строкам установлен резерв, при удалении строк он снимается, а в копии его нужно установить заново, иначе товар уйдёт другим заказам.
Ограничения: в конфигурациях без механизма обеспечения (например, Управление небольшой фирмой в базовых поставках) разделение возможно только копированием. В базовых версиях УТ 11 также недоступны некоторые обработки группового изменения. Если заказ связан с ЭДО-документами или включён в регламентированную отчётность клиента, согласуйте разделение с контрагентом — у него в учёте заказ значится под старым номером.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли разбить заказ автоматически по складам или поставщикам?
Штатной кнопки «разбить заказ» в типовых УТ 11 и ERP нет. Частично задачу решает обработка «Обеспечение потребностей», которая формирует заказы поставщикам по потребностям, и обработки группового изменения строк. Полное автоматическое разделение реализуется внешними обработками или доработкой.
Что будет с предоплатой, если разделить заказ на два?
Аванс останется привязанным к исходному заказу как к документу расчётов. Чтобы часть оплаты относилась к новому заказу, перераспределите зачёт вручную в документе оплаты или через механизм зачёта оплат, иначе по новому заказу будет висеть долг при фактически полученных деньгах.
Как отменить часть строк заказа, а не разбивать его?
Выделите ненужные строки в табличной части и используйте команду отмены строк (в УТ 11 — «Отменить строки» в меню над списком товаров) с указанием причины отмены. Отменённые строки не попадут в отгрузку, но сохранятся в документе для анализа причин отмены.
Почему реализация на основании заказа подставляет уже отгруженные позиции?
Так бывает, если в заказе статус отгрузки не контролируется или строки не имеют состояния обеспечения. Проверьте, что в настройках соглашения с клиентом включён контроль отгрузки по заказу, а в строках установлено действие «Отгрузить» или «К обеспечению» — тогда программа подставит только неотгруженный остаток.
Можно ли объединить два заказа обратно в один?
Штатной команды объединения нет. Практический путь — скопировать строки из одного заказа в другой через буфер обмена (множественное выделение строк и копирование), затем отменить или пометить на удаление лишний заказ, предварительно проверив, что по нему нет оплат и отгрузок.
Различается ли разделение заказа поставщику от заказа покупателя?
Логика та же: частичное поступление оформляется несколькими документами «Поступление товаров и услуг» на основании одного заказа, а разделение документа — копированием с корректировкой строк. Контроль выполняется отчётом «Состояние исполнения заказа поставщику».
Что важно запомнить
Для частичной отгрузки и оплаты разбивать заказ не нужно — создавайте несколько реализаций и платежей на основании одного документа. Делите заказ копированием только когда нужен действительно отдельный документ, и всегда сверяйте суммы, резервы и зачёт авансов после разделения.