Торговля и Склад · 8 мин
Как создать расходную накладную в 1С:Предприятие
Как создать расходную накладную в 1С:Предприятие: заполнение шапки, товаров, проведение, печать ТОРГ-12, типичные ошибки и проверка результата.
Расходная накладная — основной документ отгрузки товара покупателю в 1С. В конфигурациях «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация» он называется «Реализация (акты, накладные)», в «Бухгалтерии предприятия» — «Реализация товаров и услуг». Правильно оформленный документ одновременно списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и служит основанием для печатной формы ТОРГ-12 или УПД.
Ошибки в расходной накладной приводят к расхождениям складского и бухгалтерского учёта: товар «зависает» в остатках, себестоимость считается неверно, а покупатель получает некорректные отгрузочные документы. Поэтому важно не только знать, где создать документ, но и проверять его движения после проведения.
Ниже разобран полный цикл работы: от проверки остатков до печати и исправления ошибок. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации; названия команд в вашей базе могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса.
Где находится документ и что нужно подготовить заранее
В «1С:Управление торговлей» откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)». В «1С:Бухгалтерии» путь такой: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» либо «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» в зависимости от версии. Если документ отгружает товар по ранее выставленному заказу, удобнее создавать накладную кнопкой «Создать на основании» прямо из заказа — тогда контрагент, товары и цены подставятся автоматически.
Перед созданием документа убедитесь, что заполнены справочники: карточка контрагента содержит ИНН, КПП и адрес; у номенклатуры указаны единицы измерения и ставки НДС; склад, с которого идёт отгрузка, существует и активен. Отсутствие этих данных не всегда блокирует проведение, но делает печатную форму некорректной.
Также проверьте права пользователя. Если кнопки «Создать» нет или она неактивна, у учётной записи может не быть роли на добавление документов реализации — этот вопрос решает администратор базы.
Заполнение шапки документа
Нажмите «Создать» и выберите вид операции — обычно «Реализация товаров» или «Товары (накладная)». Затем последовательно заполните поля шапки: организация (если в базе их несколько), контрагент, договор, склад. Договор определяет валюту расчётов, порядок взаиморасчётов и условия оплаты, поэтому выбирайте его внимательно, особенно если с контрагентом заключено несколько договоров.
Дата документа по умолчанию равна текущей. Если отгрузка оформляется задним числом, измените дату до проведения — после проведения её редактирование может повлиять на последовательность документов и расчёт себестоимости. Номер накладной программа присвоит автоматически при записи.
В отдельных полях укажите, если требуется, грузополучателя и грузоотправителя — эти данные попадут в печатную форму ТОРГ-12. Если отгрузка идёт в адрес, отличный от адреса контрагента, заполните адрес доставки.
Добавление товаров и проверка остатков
Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции кнопкой «Добавить», «Подбор» или через вставку из буфера обмена. Режим «Подбор» удобнее при большом ассортименте: он показывает остатки и цены по складу и позволяет переносить сразу несколько позиций. Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС; сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически.
Контроль остатков — обязательный шаг. Если количество в накладной превышает свободный остаток на складе, программа либо запретит проведение, либо создаст отрицательный остаток (это зависит от настроек учёта). Отчёт «Остатки товаров на складах» или колонка остатка в подборе покажут доступное количество до отгрузки.
Цены можно заполнить вручную или по виду цен из соглашения с клиентом. Если цена подставилась нулевой или явно неверной, проверьте, действует ли установленная цена на дату документа и выбрано ли в документе нужное соглашение.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и склад
- 3Добавьте товары через «Подбор», укажите количество и цены
- 4Сверьте итоговую сумму и НДС с заказом или счётом
- 5Нажмите «Провести» и проверьте движения документа
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или УПД кнопкой «Печать»
Проведение документа и проверка движений
Кнопка «Провести» записывает документ в учёт: товар списывается со склада, формируется дебиторская задолженность покупателя, в бухгалтерском и налоговом учёте создаются проводки по выручке и себестоимости. Если проведение завершилось ошибкой, программа выведет сообщение с причиной — чаще всего это нехватка остатка, незаполненная ставка НДС или закрытый период.
После проведения откройте «Ещё» → «Движения документа» (или кнопку «Дт/Кт» в бухгалтерских конфигурациях) и убедитесь, что движения соответствуют ожиданиям: списание по регистру товаров, проводки Дт 62 — Кт 90.01 по выручке и списание себестоимости. Это занимает меньше минуты, но позволяет поймать ошибку до того, как документ уйдёт покупателю.
Как проверить результат
Уменьшился на отгруженное количество, остатки неотрицательные
Появился отрицательный остаток или остаток не изменился
В отчёте по взаиморасчётам появился долг на сумму накладной
Долг не сформировался или сумма отличается
Есть проводки по выручке, НДС и себестоимости
Проводок нет или себестоимость равна нулю
Печать ТОРГ-12, УПД и подписание
Из проведённого документа доступны печатные формы через кнопку «Печать»: товарная накладная ТОРГ-12, универсальный передаточный документ (УПД), счёт-фактура. ТОРГ-12 применяется, когда счёт-фактура оформляется отдельно; УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе и сейчас используется чаще.
Перед печатью проверьте, что в форму попали актуальные реквизиты: наименование и адрес организации, ИНН/КПП обеих сторон, подписи ответственных лиц. Если организация работает с ЭДО, накладную проще отправить электронно прямо из документа — бумажный экземпляр тогда не требуется.
Исправление ошибок и отмена отгрузки
Если ошибка обнаружена до передачи документа покупателю, распроведите накладную, исправьте данные и проведите заново. Если реализация уже закрыта актом сверки или попала в сданную отчётность, корректнее оформить документ «Корректировка реализации» — он создаётся на основании исходной накладной и формирует корректировочный счёт-фактуру.
Полный возврат товара от покупателя оформляется отдельным документом «Возврат товаров от покупателя», а не удалением накладной. Удаление проведённых документов нарушает нумерацию и целостность учёта; в типовых конфигурациях оно обычно запрещено правами.
Что важно запомнить
Накладная создаётся в разделе «Продажи», ключевые поля — контрагент, договор, склад и таблица товаров. Перед проведением сверьте остатки и суммы, после — проверьте движения документа. Ошибки в закрытом периоде исправляйте корректировкой, а не удалением.
Частые вопросы
Чем расходная накладная отличается от счёта на оплату?
Счёт — это предложение оплатить, он не двигает товар и не формирует задолженность в учёте. Накладная фиксирует факт отгрузки: списывает товар со склада и создаёт долг покупателя. Обычно счёт выставляется раньше, а накладная создаётся на его основании при фактической отгрузке.
Почему документ не проводится с сообщением о нехватке товара?
На выбранном складе недостаточно свободного остатка. Проверьте отчёт по остаткам: возможно, товар оприходован на другой склад, зарезервирован под другой заказ или приходная накладная ещё не проведена. После устранения причины проведите реализацию повторно.
Можно ли изменить накладную после того, как покупатель её получил?
Технически — да, но делать это напрямую не следует: у сторон разойдутся первичные документы. Правильный способ — документ «Корректировка реализации» на основании исходной накладной, по которому оформляется корректировочный счёт-фактура.
Что выбрать для печати: ТОРГ-12 или УПД?
УПД заменяет накладную и счёт-фактуру одним документом и подходит большинству организаций на общей системе налогообложения. ТОРГ-12 используют, когда счёт-фактура оформляется отдельно или этого требуют внутренние правила контрагента.
Как оформить отгрузку, если товар отгружается частями по одному заказу?
Создавайте несколько накладных на основании одного заказа — программа будет контролировать, сколько ещё осталось отгрузить по каждой позиции. Общее количество по всем накладным не превысит заказанное, если включён контроль по заказу.
Нужен ли складской ордер в дополнение к накладной?
Зависит от настроек складского учёта. При ордерной схеме склада отгрузка оформляется расходным ордером, а накладная отражает финансовую сторону; при неордерной схеме достаточно самой накладной. Схема задаётся в карточке склада.