Торговля и Склад · 11 мин
Как работать в программе 1С:Склад — пошаговая инструкция для чайников
Пошаговая инструкция по работе со складом в 1С: приход, перемещение, списание, инвентаризация и отчёты. Понятное руководство для начинающих кладовщиков и менеджеров.
Складской учёт в 1С пугает новичков обилием документов, справочников и кнопок. На деле вся работа кладовщика или менеджера сводится к пяти базовым операциям: приход товара, отгрузка, перемещение между складами, списание и инвентаризация. Освоив их, вы закроете 90% ежедневных задач.
Инструкция написана на примере типовых конфигураций «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление нашей фирмой» — именно в них чаще всего ведут складской учёт. Названия пунктов меню в вашей базе могут немного отличаться, но логика документов одинакова: каждое движение товара оформляется отдельным документом, а остатки программа считает автоматически.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание складских документов, а в базе заполнены основные справочники: номенклатура, склады и контрагенты. Если базу настраивал специалист, эти данные обычно уже внесены.
Что нужно проверить перед началом работы
Первая типичная ошибка новичка — создавать документы в пустой базе. Убедитесь, что в программе есть три базовых справочника. Откройте раздел «НСИ и администрирование» (в УНФ — «Компания») и проверьте: справочник «Номенклатура» содержит ваши товары с наименованиями и единицами измерения, справочник «Склады» — хотя бы один склад, справочник «Контрагенты» — поставщиков и покупателей.
Если товара нет в справочнике, создайте его: откройте «Номенклатура», нажмите «Создать», укажите наименование, вид номенклатуры (обычно «Товар») и базовую единицу измерения — штуки, килограммы, метры. От правильной единицы измерения зависит корректность остатков: если товар приходит коробками, а отгружается штуками, заведите упаковки с коэффициентом пересчёта.
Проверьте также, какой склад назначен по умолчанию. В большинстве конфигураций склад указывается в каждом документе вручную, но если он один, программа подставит его автоматически. Работа с несколькими складами требует внимательности: товар, принятый «не на тот» склад, искажает остатки сразу в двух местах.
Приёмка товара: оформляем приходную накладную
Любое поступление товара на склад оформляется документом «Поступление товаров и услуг» (в УНФ — «Приходная накладная»). Без этого документа товар «не появится» в учёте, и продать его корректно не получится — при отгрузке программа покажет отрицательный остаток.
Порядок действий: откройте раздел «Закупки» → «Поступления товаров и услуг» → «Создать». Заполните шапку документа: контрагент-поставщик, договор (если ведётся учёт по договорам), склад. Затем перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции кнопкой «Добавить» или подбором. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС.
Сверьте итоговую сумму документа с бумажной накладной поставщика — это простейший способ поймать опечатку в количестве или цене. После проверки нажмите «Провести и закрыть». С этого момента товар числится на складе.
- 1Откройте «Закупки» → «Поступления товаров и услуг» → «Создать»
- 2Заполните поставщика, склад и дату документа
- 3Добавьте товары: номенклатура, количество, цена, НДС
- 4Сверьте итоговую сумму с накладной поставщика
- 5Нажмите «Провести и закрыть»
- 6Проверьте остаток отчётом «Остатки товаров на складах»
Если товар пришёл с расхождением
Принимайте в учёт фактически полученное количество, а не указанное в накладной. Если по документам должно быть 100 штук, а по факту привезли 95 — проводите 95 и фиксируйте претензию поставщику отдельно. Проведение «как в накладной» с последующим ручным списанием усложняет разбор расхождений при инвентаризации.
Отгрузка покупателю: реализация и списание со склада
Продажа товара оформляется документом «Реализация товаров и услуг» (в УНФ — «Расходная накладная»). Документ находится в разделе «Продажи». Создайте его, укажите покупателя, склад отгрузки и добавьте товары с количеством и ценой продажи.
Если в компании работают с заказами покупателей, реализацию удобнее создавать на основании заказа: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт все позиции автоматически, и вам останется только скорректировать количество при частичной отгрузке.
При проведении программа списывает товар со склада. Если остатка не хватает, поведение зависит от настроек: либо документ не проведётся с сообщением о нехватке, либо проведётся в минус. Работа «в минус» — источник большинства проблем с себестоимостью: программа не знает, по какой цене списывать товар, которого нет, и позже придётся перепроводить документы.
Перемещение и списание: внутренние операции склада
Перемещение товара между складами оформляется документом «Перемещение товаров» (раздел «Склад» или «Закупки», в зависимости от конфигурации). Укажите склад-отправитель, склад-получатель и список товаров. После проведения остаток уменьшится на первом складе и увеличится на втором — общий остаток по компании не изменится.
Несколько важных сценариев, где нужно именно перемещение: передача товара из оптового склада в розничный магазин, перемещение между физическими помещениями, передача материалов в производство (в некоторых конфигурациях для этого есть отдельный документ). Не оформляйте такие операции парой «списание + оприходование» — это ломает аналитику и затрудняет поиск истории движения товара.
Списание используется, когда товар выбывает без продажи: порча, бой, недостача, использование на собственные нужды. Документ «Списание товаров» создаётся в разделе «Склад». Укажите склад, товары и причину списания — в типовых конфигурациях это статья расходов или вид операции. Без корректной причины списания бухгалтерия не сможет правильно отразить расход.
Какой документ выбрать
Товар остаётся в компании, но меняет склад. Не влияет на финансовый результат.
Товар выбывает безвозвратно: порча, недостача, собственные нужды. Формирует расход.
Товар появляется без поставщика: излишки по инвентаризации. Формирует доход.
Инвентаризация: как сверить учёт с фактом
Инвентаризация в 1С делается в три этапа: пересчёт, сверка, оформление результата. Начните с документа «Инвентаризация товаров» (или «Пересчёт товаров») в разделе «Склад». Создайте документ, укажите склад и заполните табличную часть кнопкой «Заполнить по остаткам» — программа подставит учётные количества.
Распечатайте ведомость и проведите физический пересчёт. Фактические количества внесите в колонку «Факт» — программа автоматически посчитает отклонения. Важно: на время инвентаризации прекратите все движения по складу, иначе цифры «поплывут» прямо в процессе пересчёта.
По результатам создайте на основании инвентаризации документы «Списание товаров» (для недостач) и «Оприходование товаров» (для излишков). Только после их проведения учётные остатки совпадут с фактическими. Сама инвентаризация остатки не меняет — она лишь фиксирует расхождение.
Отчёты: как контролировать склад ежедневно
Главный рабочий отчёт кладовщика — «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчёты»). Он показывает текущие остатки в разрезе товаров и складов. Формируйте его с отбором по конкретному товару, когда нужно быстро ответить на вопрос «есть ли позиция в наличии».
Для разбора движения конкретной позиции используйте «Карточку складского учёта» или отчёт «Движения товара»: он покажет все приходы и расходы с номерами документов. Это первый инструмент при поиске ошибки — по цепочке документов видно, когда остаток «ушёл в минус» или откуда взялся лишний приход.
Отчёт «Ведомость по товарам на складах» показывает приход, расход и остаток за период — удобен для еженедельной сверки. Если в колонке «Конечный остаток» видите отрицательные значения, это сигнал: где-то отгрузили товар раньше прихода или не оприходовали поставку.
Как проверить результат
Увеличился ровно на количество из накладной
Не изменился — документ не проведён или указан другой склад
Их нет ни по одному товару
Есть минуса — ищите непроведённый приход или лишнюю отгрузку
После списаний и оприходований учёт равен факту
Расхождение осталось — не все корректирующие документы проведены
Типичные ошибки новичков и как их избежать
Большинство проблем на складе в 1С возникает не из-за сложности программы, а из-за нарушения последовательности документов. Отгрузка раньше прихода, изменение документов «задним числом» без перепроведения последующих, работа с неправильным складом — эти ошибки накапливаются и всплывают при инвентаризации.
Отдельная группа ошибок — редактирование справочника номенклатуры вместо создания документов. Нельзя «поправить остаток» в карточке товара: остатки меняются только документами. Если нужно скорректировать остаток без документа-основания, используйте оприходование или списание с понятной причиной.
Когда стоит обратиться к специалисту
Самостоятельно безопасно выполнять текущие операции: приходы, отгрузки, перемещения, инвентаризации по инструкции. Но есть задачи, где ошибка дороже вызова специалиста: восстановление последовательности документов за закрытый период, массовое перепроведение, исправление себестоимости, настройка прав пользователей и обменов с другими системами.
Перед любыми массовыми операциями — групповым перепроведением, обработками по изменению данных, загрузкой из Excel — делайте резервную копию базы. В файловой базе это копирование файла 1Cv8.1CD при выключенной программе, в серверной — выгрузка через конфигуратор или средствами СУБД. Восстановить базу из копии занимает минуты, восстанавливать данные вручную — дни.
Заведите привычку в конце рабочего дня формировать отчёт по остаткам с фильтром «показать отрицательные». Пять минут проверки ежедневно избавляют от многочасового поиска ошибки в конце месяца, когда документов уже сотни.
Что важно запомнить
Весь складской учёт в 1С — это пять документов: приход, реализация, перемещение, списание, инвентаризация. Проводите документы в хронологическом порядке, не допускайте отрицательных остатков и ежедневно сверяйтесь с отчётом по остаткам. Остатки меняются только документами — никогда не правьте справочник вместо оформления операции.
Частые вопросы
Можно ли работать в 1С:Склад без бухгалтерских знаний?
Да. Складские документы — приход, отгрузка, перемещение — не требуют понимания проводок и счетов. Достаточно знать, какой документ соответствует физической операции, и аккуратно заполнять количество, склад и контрагента. Бухгалтерские проводки программа формирует автоматически.
Что делать, если товар продали, а остаток ушёл в минус?
Найдите причину через отчёт «Движения товара»: чаще всего не проведён приход или товар оприходован на другой склад. Проведите недостающий приход задним числом, затем перепроведите реализацию — себестоимость пересчитается. Если минусов много, попросите специалиста восстановить последовательность документов за период.
Как добавить новый товар, если номенклатуры тысячи позиций?
Используйте поиск по штрихкоду или артикулу перед созданием — вероятно, товар уже есть. Если позиции точно нет, создайте её в справочнике «Номенклатура», указав наименование, вид «Товар» и единицу измерения. Для массовой загрузки из прайса поставщика в типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла».
Нужно ли закрывать склад на время инвентаризации?
Физически — желательно, в программе — обязательно прекратите проведение документов по этому складу. Если во время пересчёта кто-то проведёт отгрузку, учётные остатки изменятся, и отклонения в инвентаризации будут ложными. В некоторых конфигурациях есть режим блокировки склада на период пересчёта.
Чем «Пересчёт товаров» отличается от «Инвентаризации»?
В разных конфигурациях терминология различается: где-то это один документ, где-то «Пересчёт» — рабочий документ кладовщика для фиксации факта, а «Инвентаризация» — итоговый документ с оформлением результатов. Логика одна: сначала фиксируется расхождение, затем списаниями и оприходованиями учёт приводится к факту.