Как списать товар в 1С 8 Предприятие: пошаговая инструкция

Списание товара в 1С 8 выполняется документом «Списание товаров» (в «Управлении торговлей 11» и «Комплексной автоматизации») либо «Списание материалов со склада» в «Бухгалтерии предприятия 3.0». Документ уменьшает складские остатки и формирует проводки по счету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или напрямую на затратные счета, если причина списания — производственный брак или естественная убыль.

Корректность списания зависит от двух вещей: правильно указанной причины (порча, недостача, истечение срока годности, использование на хознужды) и корректного склада. Ошибка в любом из этих реквизитов приведет к расхождениям между учетными и фактическими остатками, а также к неверным налоговым последствиям — например, по НДС и налогу на прибыль.

Ниже разобран полный порядок действий: от подготовки и проверки остатков до контроля проводок и типичных ошибок. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С 8.3 — пути в меню могут незначительно отличаться между редакциями.

Подготовка: что проверить перед списанием

Перед созданием документа убедитесь, что у вас есть права на списание товаров. В типовых конфигурациях это роль «Добавление изменение складских документов» или полные права. Если документ не создается или не проводится, обратитесь к администратору — самостоятельно расширять права не стоит.

Проверьте текущие остатки отчетом «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчеты»). Списывать можно только тот товар, который числится на выбранном складе в нужном количестве. Если остаток нулевой или отрицательный, документ либо не проведется, либо создаст отрицательный остаток — в зависимости от настроек контроля остатков в программе.

Определите причину списания заранее: от нее зависит статья расходов и бухгалтерские проводки. Типовые причины: порча товара, истечение срока годности, недостача по итогам инвентаризации, использование на собственные нужды, передача образцов. Для каждой причины в справочнике «Статьи расходов» должна быть настроена аналитика и счет отнесения затрат.

Создание документа «Списание товаров»

В «Управлении торговлей 11» и «Комплексной автоматизации 2» откройте раздел «Склад и доставка» (или «Закупки») → «Списания товаров» → кнопка «Создать». В «Бухгалтерии предприятия 3.0» путь: «Склад» → «Списание товаров» либо «Производство» → «Требование-накладная», если материалы списываются в производство.

Заполните шапку документа: организацию, склад списания и дату. Дата важна — документ проведется по остаткам на указанный момент. Если списываете задним числом, учтите, что это может нарушить последовательность партионного учета и потребовать перепроведения последующих документов.

На вкладке «Товары» добавьте позиции кнопкой «Добавить» или «Подбор». Укажите номенклатуру, количество и, если включен учет по характеристикам и сериям, соответствующие аналитики. Для товаров с сериями (сроки годности, номера партий) серия обязательна — без нее документ не проведется.

Указание причины и статьи расходов

В поле «Приходный ордер / статья расходов» или «Статья расходов» выберите преднастроенную статью, например «Порча товаров» или «Недостачи товаров». В УТ 11 статья указывается в табличной части или в шапке в зависимости от настроек. Проверьте, что в статье правильно задан тип расходов и правило распределения — от этого зависит, куда попадет сумма в бухгалтерском и налоговом учете.

Поле «Аналитика расходов» заполняется в соответствии с типом статьи: подразделение, сотрудник (материально ответственное лицо), направление деятельности. Если недостача относится на конкретного сотрудника, укажите его — это сформирует проводку на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

1. 1
   Проверьте остатки отчетом «Остатки товаров на складах»
2. 2
   Создайте документ «Списание товаров» из раздела «Склад»
3. 3
   Заполните организацию, склад и дату
4. 4
   Добавьте товары с количеством, сериями и характеристиками
5. 5
   Укажите статью расходов и аналитику (причину списания)
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке Дт/Кт
7. 7
   Распечатайте акт о списании (ТОРГ-16 или произвольную форму) при необходимости

Списание по итогам инвентаризации

Если списание выполняется по результатам ревизии, корректная цепочка документов в УТ 11 выглядит так: «Приказ на проведение пересчета товаров» → «Пересчет товаров» → «Списание недостач товаров» (и/или «Оприходование излишков»). Документ списания создается кнопкой «Создать на основании» из пересчета и автоматически заполняется расхождениями.

Такой подход исключает ручные ошибки в количестве и оставляет в базе полную аудиторскую цепочку: кто и когда считал, какие расхождения выявлены, на кого отнесены недостачи. При проверке налоговой или аудиторами это существенно упрощает обоснование списаний.

В «Бухгалтерии 3.0» используется документ «Инвентаризация товаров на складе», на основании которого создается «Списание товаров» с автоматическим заполнением недостающих позиций.

Проверка проводок и результата

После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») в документе. Типовая проводка при списании недостачи: Дт 94 Кт 41 — на учетную стоимость товара. Если недостача отнесена на виновное лицо: Дт 73.02 Кт 94. При списании на расходы (порча в пределах норм естественной убыли, хознужды): Дт 44 (20, 26, 91.02) Кт 41.

Сверьте суммы: они должны соответствовать себестоимости списанных партий по выбранному методу оценки (FIFO или средняя — задается в учетной политике). Если сумма нулевая или явно нереалистичная, вероятно, в базе есть отрицательные остатки и себестоимость не рассчиталась.

Финальный контроль — отчет «Остатки товаров на складах» после проведения: списанная позиция должна уменьшиться ровно на указанное количество. Также полезен отчет «Ведомость по товарам на складах» за период — в нем видно движение по документу списания.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Дт 94/44/73 — Кт 41 на сумму себестоимости

Тревожный признак

Нет проводок, нулевая сумма или счет 41 в дебете

Остатки после списания

Норма

Остаток уменьшился на списанное количество

Тревожный признак

Остаток отрицательный или не изменился

Себестоимость в отчете «Себестоимость товаров»

Норма

Сумма списания совпадает с расчетной себестоимостью партий

Тревожный признак

Сумма нулевая или сильно отличается от закупочных цен

Особые сценарии списания

Списание товаров с истекшим сроком годности

Если включен учет по сериям с указанием срока годности, просроченные остатки удобно находить отчетом «Остатки товаров на складах» с отбором по сериям. Списывайте конкретные серии — тогда остатки по срокам годности останутся чистыми. Причина списания — статья расходов вида «Порча, недостача товаров» с соответствующей аналитикой.

Списание на собственные нужды

Когда товар используется внутри компании (канцелярия, образцы для выставки, подарки), в УТ 11 вместо списания часто корректнее использовать документ «Внутреннее потребление товаров» — он сразу относит стоимость на затратный счет без транзита через 94-й. Это упрощает налоговый учет и не создает искусственных «недостач».

Списание комиссионного товара

Товар, принятый на комиссию, нельзя списывать обычным документом на расходы — он не является вашей собственностью. Порча или утрата комиссионного товара оформляется списанием с забалансового учета и отражением задолженности перед комитентом. Порядок зависит от конфигурации; в УТ 11 используется отдельный вид операции.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — списание не на том складе или не той организации. Внешне документ проводится нормально, но остатки «уезжают»: на одном складе минус, на другом лишний товар. Всегда сверяйте склад в шапке с отчетом по остаткам до проведения.

Вторая распространенная проблема — неверная статья расходов. Например, недостачу по вине сотрудника списали как «порчу» на расходы организации. Это искажает налог на прибыль и лишает компанию возможности взыскать ущерб с виновного. Проверяйте аналитику статьи перед проведением.

Третья группа ошибок — списание задним числом без последующего восстановления последовательности. Партионный учет пересчитывает себестоимость хронологически, и документ, вставленный «в прошлое», делает себестоимость последующих продаж недостоверной до перепроведения или выполнения регламентной операции расчета себестоимости.

FAQ

Не проводится документ «Списание товаров» — что делать?

Читайте текст сообщения об ошибке: чаще всего это недостаток остатков на складе, незаполненная серия или характеристика, либо закрытый период (дата запрета редактирования). Проверьте остатки отчетом, заполните обязательные аналитики и убедитесь, что дата документа не попадает в закрытый период.

Можно ли списать товар без инвентаризации?

Да, документ «Списание товаров» создается самостоятельно в любой момент — например, при обнаружении порчи. Инвентаризация обязательна только для недостач по итогам ревизии, когда нужно документально зафиксировать факт пересчета и расхождения.

Как списать товар в розничном магазине (РМК)?

В УТ 11 для розничного склада используется тот же документ «Списание товаров» с указанием розничного склада. Если списание связано с кассовой сменой (возвраты, порча в зале), оформляйте его после закрытия смены, чтобы не было расхождений с отчетом о розничных продажах.

Как распечатать акт списания из 1С?

В документе нажмите кнопку «Печать» — доступны формы «Акт о списании товаров» и, в зависимости от конфигурации, ТОРГ-16. Если нужной формы нет, ее можно подключить через механизм дополнительных печатных форм (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»).

Что делать, если по ошибке списали лишний товар?

Если документ еще не вошел в закрытый период — распроведите или удалите его, либо откорректируйте и перепроведите. Если период закрыт, оформите обратное движение: «Оприходование товаров» с той же аналитикой и комментарием о причине. Не оставляйте ошибку без исправления — она искажает остатки и себестоимость.