Торговля и Склад · 11 мин
Как провести инвентаризацию в 1С:Управление нашей фирмой
Подробная инструкция по проведению инвентаризации в 1С:Управление нашей фирмой: документы, пересчёт товаров, оприходование излишков и списание недостач.
Инвентаризация в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) выполняется через цепочку документов: «Инвентаризация запасов» фиксирует фактические остатки, а затем на её основании создаются документы оприходования излишков и списания недостач. Такая связка гарантирует, что учётные данные в программе совпадут с реальным количеством товара на складе, а все корректировки будут документально оформлены.
Процедура одинаково применима и для розничного магазина, и для оптового склада, и для учёта материалов в производстве. Различия касаются только организационной части: кого назначить ответственным, останавливать ли продажи на время пересчёта и как часто проводить ревизии. Ниже разобран полный цикл — от подготовки до проверки результата, с типичными ошибками и ответами на частые вопросы.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права на создание складских документов, а в базе введены все приходные и расходные документы за проверяемый период. Иначе программа покажет остатки, которые не соответствуют реальности ещё до начала пересчёта.
Подготовка к инвентаризации: что сделать до пересчёта
Главное условие корректной инвентаризации — актуальные учётные остатки на момент начала пересчёта. Проведите все непроведённые документы: поступления, реализации, перемещения между складами, списания. Если в базе «зависли» черновики, учётное количество в инвентаризации будет неверным, и вы получите ложные расхождения.
Второй шаг — определить периметр проверки. В УНФ инвентаризацию можно проводить по конкретному складу, по всей организации, по отдельной номенклатурной группе или даже по одной позиции. Для плановой полной ревизии выбирайте склад целиком, для выборочной проверки (например, дорогого товара) — ограничивайте список номенклатуры.
Третий шаг — организационный: договоритесь, что на время пересчёта по выбранному складу не проводятся отгрузки и приёмки, либо зафиксируйте «точку отсечения» — момент, на который снимаются остатки. Если продажи остановить нельзя, пересчитывайте товар блоками и сразу вносите данные, чтобы движение по складу не смешивалось с результатами подсчёта.
Создание документа «Инвентаризация запасов»
Документ находится в разделе «Закупки» (в некоторых настройках интерфейса — «Склад») → «Инвентаризации запасов». Нажмите «Создать» и заполните шапку: организацию, склад, дату и при необходимости ответственное лицо. Дата документа определяет, на какой момент программа рассчитает учётные остатки.
Табличную часть удобнее всего заполнить автоматически: кнопка «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подтянет всю номенклатуру с ненулевыми учётными остатками по выбранному складу. Если нужно проверить конкретные позиции, добавьте их вручную через «Добавить» или подбор.
В таблице вы увидите колонки «Количество (учёт)» — это данные программы, и «Количество (факт)» — сюда вносится результат физического пересчёта. До пересчёта фактическое количество обычно заполняется равным учётному; вы будете менять его по результатам подсчёта на полке.
Как организовать физический пересчёт товара
Распечатайте инвентаризационную опись из документа (кнопка «Печать») — в УНФ доступны печатные формы описи и ведомости. Бумажная опись удобна, когда пересчёт ведут несколько человек: каждый отмечает количество напротив позиции, а затем данные сводятся в одном месте.
Пересчитывайте товар последовательно по зонам склада, чтобы не пропустить стеллажи и не посчитать одну позицию дважды. Товар, находящийся в зоне отгрузки или в резерве под заказы, считайте отдельно и сверяйте с учётом резервов — в УНФ товар может числиться в остатках, но быть зарезервированным.
Если номенклатуры много, используйте терминал сбора данных или сканер штрихкодов: УНФ поддерживает работу с торговым оборудованием, и ввод количества по штрихкоду заметно быстрее ручного поиска позиции в списке. Для небольшого магазина достаточно распечатанной описи и ручного ввода.
- 1Проведите все приходные и расходные документы за проверяемый период
- 2Создайте документ «Инвентаризация запасов», укажите склад и дату
- 3Заполните табличную часть по остаткам на складе
- 4Распечатайте опись и выполните физический пересчёт
- 5Внесите фактические количества в колонку «Количество (факт)»
- 6Проверьте отклонения и проведите документ
- 7Создайте на основании «Оприходование запасов» и «Списание запасов»
- 8Сверьте итоговые остатки отчётом по складу
Внесение фактических данных и анализ расхождений
После пересчёта вернитесь к документу и скорректируйте колонку «Количество (факт)». Программа автоматически рассчитает отклонение по каждой строке: положительное значение означает излишек, отрицательное — недостачу. Позиции без расхождений можно оставить как есть.
Перед проведением внимательно просмотрите строки с крупными отклонениями. Частые причины ложных расхождений: пересортица (один товар оприходован под видом другого), непроведённый документ перемещения, товар в пути, ошибка пересчёта. По пересортице имеет смысл сначала сверить похожие позиции — часто недостача одного артикула равна излишку другого.
Если расхождение вызвано ошибкой в учётных документах (например, в реализации указано не то количество), исправьте исходный документ и перезаполните инвентаризацию — не «закрывайте» ошибку списанием. Списание и оприходование должны отражать реальную недостачу или излишек, а не маскировать учётные ошибки.
Оформление результатов: оприходование и списание
После проведения инвентаризации расхождения оформляются отдельными документами. На основании инвентаризации (кнопка «Создать на основании») создайте «Оприходование запасов» — в него попадут позиции с излишками, и «Списание запасов» — позиции с недостачей. Программа заполнит табличные части автоматически по данным отклонений.
В документе оприходования укажите, на какой счёт доходов относятся излишки, — это важно для корректного формирования финансового результата. В списании выберите причину: естественная убыль, порча, недостача по вине материально ответственного лица. От причины зависит дальнейшее отражение в учёте и возможные удержания с ответственных сотрудников.
Проведите оба документа и убедитесь, что остатки по складу обновились. После этого инвентаризация считается завершённой в учётной системе; бумажные формы (описи, ведомости расхождений) подписываются комиссией и хранятся согласно правилам документооборота вашей организации.
Проверка результата и контроль остатков
Финальный контроль выполняется отчётами. Откройте отчёт «Остатки товаров» (или «Запасы» — название зависит от версии) по проверенному складу и сравните итоговые количества с данными фактического пересчёта. Совпадение по всем позициям означает, что инвентаризация отражена корректно.
Дополнительно проверьте отчёт «Движения товара» по позициям с расхождениями: там должны быть видны документы оприходования и списания, созданные на основании инвентаризации. Если движений нет — документы не проведены, и остатки в учёте не изменились.
Для регулярного контроля полезно проводить выборочные инвентаризации по группам товаров между полными ревизиями. В УНФ это делается тем же документом, просто табличная часть ограничивается нужной номенклатурой.
Как проверить результат
Совпадают с фактическим пересчётом по всем позициям
Есть расхождения — документы оприходования или списания не проведены
Видны оприходование и списание на основании инвентаризации
Движений нет или суммы не совпадают с отклонениями
Отклонения объяснены и оформлены документами
Крупные отклонения без анализа причин
Особые ситуации и ограничения
Если учёт ведётся в разрезе характеристик (размеры, цвета) или партий, инвентаризация заполняется с их учётом — пересчитывать нужно каждую характеристику отдельно. Пропуск характеристики приведёт к тому, что по одной модификации будет недостача, а по другой — излишек.
При работе с розничным складом, где продажи идут через кассу, пересчёт лучше проводить в нерабочие часы. Если это невозможно, зафиксируйте остатки на момент начала, а продажи за время пересчёта учитывайте отдельно при внесении фактических данных.
Учтите, что инвентаризация в УНФ не изменяет остатки сама по себе — она только фиксирует расхождения. Остатки меняются именно документами оприходования и списания. Это частая причина вопроса «почему остатки не обновились после инвентаризации».
Как выбрать действие
Частые вопросы по инвентаризации в УНФ
Можно ли провести инвентаризацию только по части товаров?
Да. Создайте документ «Инвентаризация запасов» и заполните табличную часть вручную только нужными позициями вместо автозаполнения по всем остаткам. Это стандартный способ выборочной проверки между полными ревизиями.
Почему после проведения инвентаризации остатки не изменились?
Документ инвентаризации только фиксирует расхождения и не двигает остатки. Чтобы учётные данные изменились, создайте на его основании «Оприходование запасов» для излишков и «Списание запасов» для недостач и проведите их.
Как провести инвентаризацию, если продажи нельзя остановить?
Зафиксируйте точку отсечения: заполните документ по остаткам на конкретный момент, пересчитывайте товар блоками и сразу вносите данные. Продажи, прошедшие во время пересчёта, учитывайте при вводе фактического количества, либо пересчитывайте в нерабочие часы.
Что делать с пересортицей при инвентаризации?
Если недостача одной позиции совпадает с излишком похожей, не оформляйте списание и оприходование. Найдите документ, в котором произошла подмена (поступление или реализацию), исправьте номенклатуру в нём и перезаполните инвентаризацию — расхождение исчезнет.
Можно ли использовать сканер штрихкодов при пересчёте?
Да, УНФ поддерживает работу со сканерами штрихкодов и терминалами сбора данных. Сканирование ускоряет поиск позиции в документе и снижает количество ошибок при вводе по сравнению с ручным поиском в длинной описи.
Как часто нужно проводить инвентаризацию?
Полная инвентаризация обычно проводится перед годовой отчётностью и при смене материально ответственных лиц — это требование учётной политики. Для оперативного контроля полезны регулярные выборочные пересчёты ходовых и дорогих товаров, которые в УНФ оформляются тем же документом по ограниченному списку позиций.
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С:УНФ — это три шага: документ «Инвентаризация запасов» с фактическими количествами, затем оприходование излишков и списание недостач на его основании. Проведите все складские документы до начала, проанализируйте отклонения перед списанием и сверьте итог отчётом по остаткам.