Торговля и Склад · 10 мин
Как провести инвентаризацию в 1С: Торговля и склад
Пошаговая инструкция по проведению инвентаризации в 1С: Торговля и склад: документы, пересчёт остатков, оприходование излишков и списание недостач.
Инвентаризация в 1С: Торговля и склад сводится к трём документам: «Инвентаризация» (фиксация учётных остатков), «Оприходование ТМЦ» (излишки) и «Списание ТМЦ» (недостачи). В типовой конфигурации 7.7 программа не пересчитывает фактические остатки автоматически — сначала формируется печатная инвентаризационная опись с учётными данными, затем факт вносится вручную, и только после этого создаются корректирующие документы.
Главная ошибка большинства пользователей — попытка «подправить» остатки напрямую, минуя документ инвентаризации. Такой подход ломает аналитику: становится невозможно объяснить, откуда взялась разница, и при налоговой проверке у организации не будет первичных документов (ИНВ-3, ИНВ-19). Поэтому даже при небольших расхождениях корректировку всегда проводят через штатные документы.
Ниже разобран полный цикл для конфигурации «1С: Торговля и склад» 7.7, а также отмечены отличия для «Управления торговлей» (8.х), где механизм построен на документе «Инвентаризация товаров на складе» с автоматическим расчётом отклонений.
Подготовка: что сделать до начала пересчёта
Перед созданием документа инвентаризации убедитесь, что все товарные документы по выбранному складу проведены: приходные и расходные накладные, перемещения, возвраты. Непроведённые документы не участвуют в расчёте остатков, и учётные данные в описи окажутся искажёнными. Проверить это можно через журнал документов — непроведённые документы обычно отображаются без пометки проведения.
Сделайте архивную копию информационной базы (в режиме «Конфигуратор» — «Администрирование» → «Сохранить данные», либо копированием каталога базы). Инвентаризация затрагивает остатки и себестоимость, и при ошибочном проведении корректирующих документов откатится на копию проще, чем восстанавливать данные вручную.
Организационно нужно прекратить отгрузку и приёмку по инвентаризируемому складу на время пересчёта. Если товар продолжает двигаться, фактические количества будут «плыть», и сличение с учётом потеряет смысл. В крупных базах инвентаризацию проводят по одному складу или товарной группе за раз.
Создание документа «Инвентаризация»
В меню «Документы» → «Складские» выберите «Инвентаризация» и создайте новый документ. Укажите фирму, склад, по которому проводится пересчёт, и при необходимости ограничьте состав — по товарной группе или конкретному списку номенклатуры. Документ автоматически заполняется учётными остатками на дату документа.
После заполнения распечатайте инвентаризационную опись (форма ИНВ-3) и при необходимости сличительную ведомость (ИНВ-19). Печатные формы доступны по кнопке «Печать» в документе. Опись передаётся комиссии для фактического пересчёта: количество по каждой позиции проставляется вручную на бумаге или вводится сразу в программу, если пересчёт ведут с терминалом или ноутбуком.
Обратите внимание на дату документа: учётные остатки рассчитываются именно на неё. Если пересчёт занимает несколько дней, а движения по складу возобновились, документ инвентаризации должен оставаться на исходную дату, иначе сравнение факта с учётом станет некорректным.
- 1Проведите все товарные документы по складу и сделайте резервную копию базы
- 2Создайте документ «Инвентаризация», укажите склад и заполните учётными остатками
- 3Распечатайте опись ИНВ-3 и проведите фактический пересчёт товара
- 4Внесите фактические количества в документ и сформируйте сличительную ведомость
- 5Создайте «Оприходование ТМЦ» по излишкам и «Списание ТМЦ» по недостачам
- 6Проверьте остатки отчётом «Остатки ТМЦ» после проведения корректировок
Ввод фактических остатков и расчёт отклонений
Фактическое количество вносится в табличную часть документа инвентаризации — в отдельную колонку. Программа сравнивает факт с учётным остатком и показывает отклонение: положительное (излишек) или отрицательное (недостача). Если позиции нет в описи, но она обнаружена на складе, её добавляют в документ вручную с нулевым учётным остатком.
При большом ассортименте удобно использовать сканер штрихкодов или терминал сбора данных: пересчитанные количества загружаются в документ пакетно, что исключает ошибки ручного ввода. В типовой ТиС 7.7 работа с ТСД требует подключения обработки обмена, в «Управлении торговлей» 11 такая поддержка встроена штатно.
Перед переходом к корректирующим документам распечатайте сличительную ведомость и передайте её материально ответственному лицу для объяснения расхождений. Часть «недостач» на этом этапе обычно закрывается: находятся неоприходованные накладные, пересорт похожих позиций, ошибки комплектации.
Оприходование излишков
По позициям с положительным отклонением создаётся документ «Оприходование ТМЦ». Его можно ввести на основании документа инвентаризации — тогда табличная часть заполнится автоматически только излишками. Укажите цену оприходования: обычно это текущая учётная или рыночная цена, по которой излишек принимается к учёту.
После проведения документа остаток по складу увеличится на количество излишков, а в бухгалтерском учёте (при обмене с «1С: Бухгалтерией» или ведении учёта в одной базе) излишки отражаются в составе прочих доходов. Проверьте, чтобы цена оприходования не была нулевой — нулевая себестоимость исказит маржу при последующей продаже этого товара.
Списание недостач
Недостачи оформляются документом «Списание ТМЦ», который также вводится на основании инвентаризации. В документе указывается причина списания: естественная убыль, недостача по вине материально ответственного лица, порча. От причины зависит дальнейший учёт — списание в затраты или отнесение на виновное лицо.
После проведения списания остатки уменьшаются, а себестоимость списанного товара рассчитывается по методу, принятому в настройках учёта (FIFO или по средней). Если недостача относится на виновное лицо, в бухгалтерском учёте потребуется отдельная операция по взысканию — в торговой конфигурации она не формируется автоматически.
Отличия в «1С: Управление торговлей» 11
В конфигурациях на платформе 8.3 механизм удобнее: документ «Инвентаризация товаров на складе» (раздел «Склад и доставка») заполняется учётными остатками, факт вводится в отдельную колонку, а отклонения рассчитываются автоматически. По результатам прямо из документа создаются «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров».
Дополнительно в УТ 11 есть статусы пересчёта и возможность вести несколько пересчётов по одному складу параллельно по разным товарным группам. Печатные формы ИНВ-3 и ИНВ-19 доступны из документа. Если вы переходите с ТиС 7.7 на УТ 11, логика процесса сохраняется — меняется только интерфейс и названия документов.
ТиС 7.7 и Управление торговлей 11
Подходит, если база исторически ведётся на 7.7. Ограничение: больше ручных операций, нет штатной работы с ТСД, слабее контроль отклонений.
Подходит для действующего учёта: автоматический расчёт отклонений, статусы пересчёта, работа с ТСД из коробки. Ограничение: требует миграции данных и обучения персонала.
Проверка результата после инвентаризации
Итоговый контроль выполняется отчётом «Остатки ТМЦ» (в УТ 11 — «Товары на складах»): сформируйте его по инвентаризируемому складу на дату после проведения всех корректирующих документов. Остатки в отчёте должны совпасть с фактическими данными пересчёта. Любое расхождение означает, что документ оприходования или списания не проведён, проведён не на ту дату или содержит ошибку в количестве.
Дополнительно сверьте суммовые показатели: общая себестоимость остатков не должна измениться больше, чем на сумму списанных недостач за вычетом оприходованных излишков. Резкое изменение суммового остатка при корректном количестве — признак ошибки в цене оприходования.
Как проверить результат
Количество по каждой позиции совпадает с фактом пересчёта
Есть расхождения — ищите непроведённый или ошибочный документ
Указана учётная или рыночная цена, отличная от нуля
Нулевая цена — искажается себестоимость продаж
ИНВ-3 и ИНВ-19 подписаны комиссией и хранятся в архиве
Описи нет или она не подписана — корректировка не подтверждена документально
Часто задаваемые вопросы
Можно ли провести инвентаризацию по части склада или одной товарной группе?
Да. В документе инвентаризации состав ограничивается отбором по товарной группе или списком конкретных позиций. Такой частичный пересчёт удобен для выборочных проверок и не требует полной остановки работы склада — достаточно заморозить движение по проверяемым позициям.
Что делать, если нашлась пересортица (один товар в излишке, другой в недостаче)?
Сначала проверьте, не является ли это ошибкой идентификации похожих позиций. Если товары действительно разные, излишек оприходуется, а недостача списывается отдельными документами. Взаимозачёт пересортицы возможен только по решению руководителя и при соблюдении условий (одинаковая цена, один материально ответственный, тот же период) — оформляется он в бухгалтерском учёте, а не в торговом документе.
Нужно ли останавливать продажи на время инвентаризации?
По инвентаризируемому складу — да, иначе фактические количества будут меняться в процессе пересчёта и сличение станет бессмысленным. Если остановить торговлю нельзя, пересчёт ведут в нерабочие часы либо фиксируют движения, произошедшие между моментом пересчёта позиции и датой документа, с последующей корректировкой факта.
Почему в описи учётный остаток не совпадает с отчётом по остаткам?
Чаще всего причина в непроведённых документах или в разнице дат: отчёт сформирован на одну дату, а документ инвентаризации — на другую. Также проверьте, что в отчёте и в документе выбран один и тот же склад и одна фирма, если в базе ведётся учёт по нескольким организациям.
Как исправить ошибочно проведённое списание?
Если период открыт, пометьте документ на удаление или отмените проведение — остатки восстановятся. Если период закрыт и отчётность сдана, исправление делается корректирующей операцией текущей датой, а не изменением документа задним числом, чтобы не нарушить уже сформированную отчётность.
Можно ли загрузить фактические остатки из Excel вместо ручного ввода?
В типовой ТиС 7.7 штатной загрузки из Excel нет — используются внешние обработки импорта, которые подбираются под конкретную версию конфигурации. В УТ 11 загрузка табличных частей из файла доступна через встроенный механизм «Загрузка данных из файла». Перед загрузкой сверьте коды или артикулы номенклатуры, по которым идёт сопоставление.
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С строится по цепочке: документ «Инвентаризация» с учётными остатками → фактический пересчёт → сличительная ведомость → оприходование излишков и списание недостач. Перед началом проведите все документы, сделайте копию базы и остановите движение товара по складу, а результат обязательно сверьте отчётом по остаткам.