Торговля и Склад · 11 мин
1С Склад: как пользоваться складским учётом
Как пользоваться 1С Склад: оприходование, отгрузка, перемещение и инвентаризация товаров. Пошаговая инструкция по складскому учёту в 1С для начинающих.
Складской учёт в 1С строится вокруг четырёх базовых операций: приход товара, отгрузка покупателю, перемещение между складами и инвентаризация. Если освоить эти документы и понять логику остатков, большинство ежедневных задач кладовщика или менеджера решается без привлечения программиста. Интерфейс конфигураций «Управление торговлей», «ERP» и «Комплексная автоматизация» отличается в деталях, но принципы работы одинаковы.
Ключевое правило: любое движение товара на физическом складе должно быть отражено документом в программе в тот же день. Если принять товар «на полку», а документ оформить через неделю, остатки разойдутся, и найти причину расхождения будет сложно. Поэтому работа со складом в 1С — это прежде всего дисциплина своевременного ввода документов.
Ниже разобраны подготовительные настройки, основные документы, контроль остатков и типичные ошибки. Материал ориентирован на пользователя, который видит программу впервые или работает в ней недавно.
Что настроить перед началом работы
До ввода первого документа проверьте три вещи: создан ли склад в справочнике, заведена ли номенклатура и назначены ли пользователю права на складские документы. Без этого документы либо не проведутся, либо будут записываться с ошибками.
Склады создаются в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склады и магазины» (в «Управлении торговлей» путь может называться «Справочники» → «Склады»). Для каждого физического места хранения заведите отдельный элемент справочника: «Основной склад», «Склад брака», «Торговый зал». Это позволит видеть остатки по каждому месту отдельно и корректно делать перемещения.
Номенклатура заполняется в разделе «НСИ и администрирование» → «Номенклатура». Минимально достаточно указать наименование, единицу измерения и вид номенклатуры. Если товар приходит с накладными поставщика, удобно сразу заполнить артикул и штрихкод — это ускорит подбор позиций в документах и работу со сканером.
Как оформить поступление товара на склад
Приход товара оформляется документом «Поступление товаров и услуг» (в некоторых конфигурациях — «Приобретение товаров и услуг»). Создать его можно из журнала документов закупок кнопкой «Создать» или на основании заказа поставщику — тогда табличная часть заполнится автоматически.
Порядок заполнения: укажите контрагента-поставщика, склад получения, дату и номер входящей накладной. Затем добавьте позиции номенклатуры с количеством и ценами. Если товар пришёл частично или с пересортом, в документ вносят только фактически принятое количество — расхождения с накладной фиксируются отдельно претензией поставщику.
После заполнения нажмите «Провести». Признак успеха: документ получил номер, в статусе нет пометки об ошибке, а в отчёте по остаткам количество увеличилось. Если программа не даёт провести документ, чаще всего не заполнено обязательное поле — текст ошибки внизу окна указывает, какое именно.
- 1Откройте журнал «Поступления товаров и услуг» и нажмите «Создать»
- 2Заполните поставщика, организацию и склад получения
- 3Внесите дату и номер входящей накладной
- 4Добавьте номенклатуру с фактическим количеством и ценами
- 5Проверьте итоговую сумму по документу и сверьте с накладной
- 6Нажмите «Провести» и убедитесь в отчёте, что остаток увеличился
Отгрузка и списание товара со склада
Продажа оформляется документом «Реализация товаров и услуг». Его удобно создавать на основании заказа клиента: программа подставит позиции, цены и соглашение, а вам останется указать склад отгрузки и скорректировать количество, если отгружаете частично.
Если в настройках включён контроль остатков, программа не даст отгрузить больше, чем числится на складе. Это защита от «минусов», но она же сигнализирует о проблеме: если система показывает недостаток, а товар физически лежит на полке, значит, приход не был вовремя отражён документом. Правильное действие — найти и ввести недостающий приход, а не отключать контроль.
Внутреннее потребление (товар на нужды офиса, брак, порча) оформляется не реализацией, а документом «Внутреннее потребление товаров» или «Списание товаров». Смешивать эти операции с продажей нельзя: у них разные проводки и разное отражение в учёте.
Перемещение между складами и ордерный учёт
Передача товара с одного склада на другой оформляется документом «Перемещение товаров»: указывается склад-отправитель, склад-получатель и список позиций. После проведения остаток уменьшается на одном складе и увеличивается на другом, общий итог по компании не меняется.
В крупных конфигурациях склад может работать в ордерной схеме: распоряжение (заказ, накладная) и фактическая операция (приходный или расходный ордер) оформляются разными документами. Тогда после реализации дополнительно создаётся «Расходный ордер на товары» — именно он подтверждает, что кладовщик физически отдал товар. Если ордер не оформить, товар «зависнет» в статусе «к отгрузке».
Проверить, используется ли ордерная схема, можно в карточке склада — там есть соответствующий флаг. Если вы не знаете, какая схема принята в вашей компании, уточните у руководителя или внедренца: смешивать схемы на одном складе нельзя.
Сравнение вариантов
Один документ сразу меняет остатки. Подходит небольшим складам, где документы вводит тот же человек, что двигает товар. Ограничение: нет разделения ответственности между менеджером и кладовщиком.
Распоряжение и факт оформляются отдельными документами. Подходит складам с разделением ролей и работой по штрихкодам. Ограничение: больше документов, нужно следить за незакрытыми ордерами.
Инвентаризация и исправление расхождений
Инвентаризация в 1С оформляется цепочкой документов. Сначала создаётся «Пересчет товаров» (или «Инвентаризационная опись»): программа фиксирует учётные остатки на дату, а вы вносите фактическое количество, посчитанное на полках. Разница между учётом и фактом видна сразу в колонке отклонений.
Важно: на время пересчёта по выбранному складу не должно быть движений товара, иначе цифры «поплывут». Перед началом проведите все отложенные приходы и отгрузки, сообщите менеджерам о временной блокировке склада.
По результатам инвентаризации излишки оформляются документом «Оприходование товаров», недостачи — «Списание товаров» (в ордерной схеме — «Излишки, недостачи и порчи товаров»). Списывать недостачу простым редактированием старых документов нельзя: это разрушает историю учёта и приводит к ошибкам в себестоимости.
Отчёты для ежедневного контроля
Главный рабочий инструмент — отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Товары на складах»). Он показывает количество по каждой позиции в разрезе складов. Формируйте его в начале дня и сверяйте критичные позиции с фактом — так расхождения обнаруживаются в течение суток, а не в конце квартала.
Для анализа движений используйте «Ведомость по товарам на складах»: она показывает приход, расход и остаток за период по каждому документу. Если остаток по позиции вызывает вопрос, двойным щелчком можно «провалиться» до конкретной накладной и проверить её.
Отдельно контролируйте отрицательные остатки: в большинстве конфигураций есть отчёт или настройка, показывающая позиции «в минусе». Минусовой остаток — это всегда ошибка учёта, которую нужно разобрать и устранить, а не оставлять до инвентаризации.
Как проверить результат
Совпадает с фактическим количеством на полке
Расходится — ищите непроведённые или ошибочные документы за период
В отчёте нет позиций с минусом
Есть минуса — значит, отгрузка проведена раньше прихода или приход не введён
Нет товаров в статусе «к отгрузке» или «к поступлению» старше текущего дня
Висят старые распоряжения — кладовщик не оформил факт
Границы самостоятельной работы
Операции ввода документов, отчёты и инвентаризация — зона ответственности пользователя, и с ними справляется обученный сотрудник. Но есть задачи, которые не стоит решать самостоятельно: изменение настроек учётной политики, отключение контроля остатков, массовая корректировка документов прошлых периодов, восстановление последовательности проведения. Ошибка здесь затрагивает регламентированный учёт и может исказить отчётность.
Перед любыми массовыми изменениями (например, переносом остатков или загрузкой номенклатуры из файла) сделайте резервную копию базы. В файловом варианте это копирование файла базы при закрытой программе, в клиент-серверном — выгрузка через конфигуратор или средствами СУБД. Восстановление из копии занимает минуты, а ручное исправление испорченных данных — дни.
Что важно запомнить
Складской учёт в 1С держится на четырёх документах — поступление, реализация, перемещение, инвентаризация — и на дисциплине вводить их в день операции. Остатки контролируйте ежедневно отчётом, расхождения исправляйте только оприходованием и списанием, а настройки учёта и массовые исправления доверяйте специалисту после создания резервной копии.
Частые вопросы
Что делать, если товар пришёл, а накладной ещё нет?
Оформите поступление по фактическому количеству с пометкой или отдельным статусом, если конфигурация это поддерживает, а реквизиты входящего документа впишите позже. Не оставляйте товар совсем без документа — иначе он будет отгружаться «в минус».
Можно ли отгрузить товар, которого нет в остатках?
Технически — да, если отключить контроль остатков, но делать этого не стоит. Отгрузка «в минус» означает, что приход не отражён. Правильнее найти и ввести недостающий документ поступления, а затем провести отгрузку.
Как узнать, кто изменил или удалил складской документ?
Используйте журнал регистрации: «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Журнал регистрации». Отфильтруйте события по типу документа и пользователю — там видно, кто и когда создавал, изменял или помечал документ на удаление.
Как исправить ошибку в уже проведённом поступлении?
Если ошибка в текущем периоде, документ можно распровести, исправить и провести заново. Если период закрыт или документ участвовал в расчёте себестоимости, безопаснее оформить корректировку поступления отдельным документом — он не трогает исходную накладную.
Нужен ли сканер штрихкодов для работы со складом в 1С?
Не обязателен, но заметно ускоряет подбор позиций и снижает число ошибок при пересортице. Сканер подключается как обычное USB-устройство в режиме эмуляции клавиатуры и работает в поле подбора без дополнительной доработки программы.
Чем «Списание товаров» отличается от «Реализации»?
Реализация — это продажа контрагенту с ценой, НДС и дебиторской задолженностью. Списание — выбытие товара по внутренним причинам (порча, недостача, собственные нужды) без покупателя. Оформлять недостачу реализацией нельзя: это исказит налоговый и управленческий учёт.