Как провести инвентаризацию в 1С: пошаговое руководство

Инвентаризация в 1С — это сверка данных учёта с фактическими остатками товаров, материалов или основных средств на складе. В типовых конфигурациях («Управление торговлей», «ERP», «Комплексная автоматизация», «Бухгалтерия предприятия») процедура построена по одной логике: создаётся приказ на инвентаризацию, заполняется ведомость, вносятся фактические количества, а расхождения оформляются документами оприходования и списания.

Главная ошибка при инвентаризации — начинать пересчёт, пока по складу есть непроведённые документы. Если приход или отгрузка остались в черновиках, учётные остатки будут искажены, и ведомость покажет ложные расхождения. Поэтому подготовка данных — обязательный первый этап, ещё до создания каких-либо документов.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки базы до отражения результатов в учёте. Инструкция ориентирована на конфигурации «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP», но логика применима и к «Бухгалтерии предприятия» с поправкой на названия документов.

Подготовка базы перед инвентаризацией

Первое действие — договориться с пользователями о «тихом часе»: на время пересчёта по выбранному складу не должно быть приходов, отгрузок и перемещений. Если склад большой и остановить работу нельзя, инвентаризацию проводят по зонам хранения или по товарным группам, фиксируя движения вручную на бумаге с последующим учётом.

Далее проверьте, что все складские документы проведены. В «Управлении торговлей» это удобно сделать через отчёт «Остатки и доступность товаров» или через журналы документов с отбором по непроведённым. Отдельно проверьте товары в пути, товары на комиссии и резервы — они должны быть корректно отражены, иначе ведомость соберёт неполные данные.

Перед началом сделайте резервную копию информационной базы. Инвентаризация сама по себе данных не портит, но массовое списание и оприходование по ошибочной ведомости исправлять трудоёмко, особенно если документы уже попали в закрытый период.

Создание приказа на проведение инвентаризации

В «Управлении торговлей 11» перейдите в раздел «Склад и доставка» → «Приказы на проведение инвентаризации». Создайте новый документ, укажите организацию, склад и даты начала и окончания инвентаризации. Приказ фиксирует учётные остатки на момент начала пересчёта.

В документе можно ограничить состав инвентаризации: по виду номенклатуры, товарной группе или зоне хранения. Это удобно для выборочной пересчётки — например, только дорогих товаров или групп с историей расхождений. Полная инвентаризация создаётся без отборов.

В «1С:Бухгалтерии» аналогичный документ называется «Инвентаризация товаров на складе» (раздел «Склад»). Там приказ и ведомость объединены в один документ — он сразу заполняется учётными остатками и позволяет ввести фактические количества.

Заполнение инвентаризационной ведомости

На основании приказа создайте документ «Пересчет товаров» (в УТ 11) — именно он играет роль инвентаризационной ведомости. Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе»: табличная часть загрузится номенклатурой с учётными количествами.

Колонка «Количество факт» по умолчанию равна учётному количеству. В процессе пересчёта кладовщик или комиссия вносит реальные значения. Если факт вводится с терминала сбора данных (ТСД), документ заполняется автоматически по отсканированным штрихкодам — это существенно ускоряет работу на больших складах.

Для печати бумажной ведомости используйте форму ИНВ-3 (или ИНВ-19 для сличительной ведомости) — она доступна из печатных форм документа. Бумажный экземпляр нужен для подписей комиссии, если инвентаризация официальная.

1. 1
   Остановите складские операции и проведите все документы по складу
2. 2
   Сделайте резервную копию базы
3. 3
   Создайте приказ на инвентаризацию с указанием склада и периода
4. 4
   Создайте пересчёт товаров и заполните его по учётным остаткам
5. 5
   Внесите фактические количества вручную или через ТСД
6. 6
   Проверьте расхождения и распечатайте сличительную ведомость
7. 7
   Оформите оприходование излишков и списание недостач
8. 8
   Проверьте итоговые остатки отчётом по складу

Ввод фактических остатков и работа с расхождениями

После ввода фактических количеств система автоматически рассчитывает отклонения: положительные — излишки, отрицательные — недостачи. В УТ 11 расхождения видны прямо в документе пересчёта, также доступен отчёт «Результаты инвентаризации».

Перед оформлением итогов обязательно проанализируйте крупные расхождения. Типичные причины: пересортица (один товар в излишке, похожий — в недостаче), непроведённые документы, ошибки ввода фактического количества, товары в другой зоне хранения. Пересортицу часто можно урегулировать пересортирующим документом вместо списания и оприходования.

Оформление результатов: оприходование и списание

На основании проведённого пересчёта в УТ 11 создаются два документа: «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров». Они формируются автоматически по кнопке создания на основании из пересчёта или из приказа.

В документе списания укажите статью расходов и аналитику: недостача в пределах норм естественной убыли относится на расходы, сверх норм — на виновных лиц или прочие расходы. В оприходовании укажите статью доходов. Эти настройки влияют на бухгалтерские и налоговые проводки, поэтому согласуйте их с бухгалтером.

В «1С:Бухгалтерии» результаты оформляются прямо из документа «Инвентаризация товаров на складе»: кнопки «Создать на основании» позволяют сформировать «Оприходование товаров» и «Списание товаров» с уже заполненными расхождениями.

Проверка результатов после закрытия инвентаризации

После проведения всех документов сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (или оборотно-сальдовую ведомость по счетам 41/10 в Бухгалтерии) и сверьте остатки с данными пересчёта. Учётные остатки должны совпасть с фактическими, внесёнными в ведомость.

Дополнительно проверьте, что не осталось «висящих» документов: приказ должен быть в статусе завершённого, все пересчёты по нему — проведены, списания и оприходования — отражены в учёте. Незакрытые приказы мешают следующим инвентаризациям и искажают аналитику склада.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки в отчёте по складу

Норма

Совпадают с фактическими количествами из ведомости

Тревожный признак

Есть расхождения — значит, не все документы проведены или факт введён с ошибкой

Статус приказа на инвентаризацию

Норма

Приказ завершён, все пересчёты проведены

Тревожный признак

Приказ открыт, есть непроведённые пересчёты

Проводки по списанию

Норма

Недостача отнесена на корректные статьи расходов

Тревожный признак

Списание на незаполненную или неверную аналитику

Особенности в разных конфигурациях

Логика инвентаризации едина, но названия документов и пути различаются. В «Рознице» пересчёт создаётся из раздела «Склад», поддерживается загрузка данных с ТСД. В «Управлении нашей фирмой» документ называется «Инвентаризация запасов» и совмещает ведомость и результат. В «Бухгалтерии предприятия» — «Инвентаризация товаров на складе».

Для инвентаризации основных средств в «Бухгалтерии» используется документ «Инвентаризация ОС» с печатью формы ИНВ-18. Для расчётов с контрагентами — «Акт инвентаризации расчётов» (ИНВ-17). Эти документы не связаны со складом и оформляются отдельно.

Частые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию по части склада, а не по всему?

Да. В приказе на инвентаризацию задайте отбор по товарной группе, виду номенклатуры или зоне хранения. Система сформирует ведомость только по выбранным позициям. Это стандартная практика для выборочных и циклических пересчётов без остановки всего склада.

Что делать, если фактический остаток ввели с ошибкой и документы уже проведены?

Скорректируйте документ пересчёта (если период открыт) и перепроведите созданные на его основании оприходование и списание — они перезаполнятся. Если период закрыт, оформите новый пересчёт-корректировку текущей датой по проблемным позициям.

Как оформить пересортицу в 1С?

В УТ 11 и ERP есть отдельный документ «Пересортица товаров»: он списывает одну номенклатуру и оприходовывает другую в одном документе. Это корректнее, чем отдельные списание и оприходование, особенно когда товары схожи по цене и характеристикам.

Нужен ли терминал сбора данных для инвентаризации?

Нет, ТСД не обязателен — фактические количества можно вводить вручную. Но на складах с тысячами позиций ТСД со сканированием штрихкодов сокращает время пересчёта в разы и резко снижает число ошибок ввода.

Почему ведомость заполнилась не всеми товарами?

Чаще всего причина в отборе в приказе или в том, что часть остатков числится на другом складе, в резерве или в пути. Проверьте настройки отбора и сформируйте отчёт по остаткам с детализацией по складам, чтобы увидеть, где реально числится номенклатура.

Как распечатать унифицированные формы ИНВ-3 и ИНВ-19?

Они доступны в печатных формах документа пересчёта (в УТ 11) или документа «Инвентаризация товаров на складе» (в Бухгалтерии). ИНВ-3 — ведомость фактических остатков, ИНВ-19 — сличительная ведомость с расхождениями. Обе формы подписываются комиссией.