Как внести заказ поставщику в 1С

Документ «Заказ поставщику» в 1С фиксирует потребность компании в товарах или услугах и запускает цепочку закупки: на его основании оформляют поступление товаров, счета на оплату и контролируют сроки поставки. Без корректно внесённого заказа склад и бухгалтерия работают «вслепую» — не видят, что заказано, когда должно прийти и по какой цене.

Порядок внесения заказа почти одинаков в конфигурациях «Управление торговлей 11», «ERP Управление предприятием» и «Комплексная автоматизация 2». Ниже разобраны все шаги: от создания документа до проверки результата, с учётом типичных сценариев и ошибок.

Где находится документ «Заказ поставщику»

В «Управлении торговлей 11» и «ERP» откройте раздел «Закупки» и найдите группу «Заказы поставщикам». Если пункта нет в меню, проверьте настройки: НСИ и администрирование → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки» → включите функциональную опцию «Заказы поставщикам».

В «1С:Бухгалтерии» отдельного документа «Заказ поставщику» в стандартной поставке нет — там закупка отражается сразу документами «Счёт на оплату поставщику» и «Поступление (акты, накладные)». Поэтому инструкция далее ориентирована на торговые конфигурации.

Если у пользователя нет доступа к документу, причина обычно в правах: роли «Менеджер по закупкам» или «Добавление и изменение заказов поставщикам» должны быть назначены администратором.

Создание и заполнение шапки документа

Нажмите «Создать» в журнале заказов. В шапке документа обязательно укажите:

• Поставщик (контрагент) — выбирается из справочника «Контрагенты». Если поставщика нет, создайте карточку с ИНН, наименованием и банковскими реквизитами;
• Организация — от чьего лица оформляется закупка, если в базе несколько юрлиц;
• Склад — склад поступления товара;
• Соглашение / договор — условия закупки, валюта, порядок оплаты;
• Дата поступления (плановая) — когда поставщик обещал отгрузить;
• Приоритет и статус — статус определяет, подтверждён заказ или ещё согласуется.

Многие поля подставятся автоматически после выбора поставщика и соглашения — проверьте, что валюта и условия оплаты соответствуют договорённостям. Ошибка в валюте или цене на этом этапе потом «протянется» в поступление и оплату.

1. 1
   Откройте «Закупки» → «Заказы поставщикам» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите поставщика, организацию и склад
3. 3
   Заполните соглашение и дату планового поступления
4. 4
   Добавьте товары в табличную часть с количеством и ценами
5. 5
   Укажите статус «К поступлению» (или нужный по процессу)
6. 6
   Проведите документ и проверьте его в отчёте по заказам

Заполнение товарной части

Товары добавляются кнопкой «Добавить» или через подбор (кнопка «Подобрать товары»), когда позиций много. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически.

При заполненной карточке соглашения цены могут подставляться из зарегистрированных цен поставщика. Если цена не подставилась — проверьте, зарегистрирована ли она документом «Регистрация цен поставщика», или введите вручную.

Для больших номенклатур удобно загрузить заказ из файла (Excel) через обработку «Загрузка данных из файла», если она доступна в вашей конфигурации, или скопировать строки из буфера обмена. Это снижает риск ошибок при ручном вводе десятков позиций.

Перед проведением сверьте итоговую сумму заказа с коммерческим предложением или счётом поставщика. Расхождение даже в копейках потом вызовет вопросы при сверке поступления и оплаты.

Статусы, проведение и резервирование

Статус заказа управляет его участием в расчётах. Типовые статусы: «Не согласован», «Согласован», «К поступлению», «Закрыт». Заказ в статусе «Не согласован» обычно не формирует резервы и потребности — склад и планирование его «не видят».

Если в настройках включено резервирование, проведённый заказ поставщику участвует в расчёте обеспечения: система понимает, что потребность по заказам клиентов будет покрыта ожидаемым поступлением. Само резервирование товара под заказы клиентов выполняется при поступлении.

Для проведения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Если документ не проводится, читайте сообщение об ошибке: чаще всего не заполнено обязательное поле (склад, договор) или у пользователя нет прав на проведение.

Проверка результата

После проведения убедитесь, что заказ учтён корректно. Основные способы проверки:

• отчёт «Заказы поставщикам» или «Состояние исполнения заказов» (раздел «Закупки» → «Отчёты по закупкам») — видно заказанное количество, оплаченную сумму и поступившее количество;
• кнопка «Ещё» → «Движения документа» в форме заказа — какие регистры затронул документ;
• список связанных документов (кнопка «Связанные документы») — появятся поступления и счета, когда их оформят на основании заказа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Заказ в отчёте «Состояние исполнения заказов»

Норма

Заказ виден, количество и сумма совпадают с документом

Тревожный признак

Заказа нет в отчёте — проверьте статус и проведение

Дата планового поступления

Норма

Дата заполнена и реалистична

Тревожный признак

Дата пустая — контроль сроков поставки не сработает

Связанные документы

Норма

Поступление создаётся «на основании» заказа и подтягивает его строки

Тревожный признак

Поступление оформлено отдельно без связи — контроль исполнения не работает

Типичные ошибки и ограничения

Большинство проблем с заказами поставщикам связано не с техникой ввода, а с данными и статусами. Разберите типовые ситуации до того, как они приведут к расхождениям в учёте.

Отдельное ограничение: заказ поставщику — это плановый документ, он не формирует проводок по бухгалтерскому учёту и не меняет складские остатки. Долг перед поставщиком и остатки товара появятся только после поступления и оплаты.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Поставщик прислал счёт, товар ещё не заказанСначала создайте заказ поставщику, затем на его основании — счёт на оплату и поступление

Товар уже пришёл, а заказ не вносилиВнесите заказ задним числом в разумных пределах и оформите поступление на его основании, либо оформите поступление без заказа, если так принято в учётной политике

Поставка пришла частичноОформите поступление на фактическое количество — заказ останется открытым на остаток

Поставка отмененаУстановите заказу статус «Закрыт» с указанием причины отмены

FAQ

Чем заказ поставщику отличается от поступления товаров?

Заказ — плановый документ: фиксирует намерение закупить, участвует в расчёте потребностей и контроле исполнения, но не меняет остатки и не создаёт задолженности. Поступление — фактический документ: ставит товар на склад и формирует долг перед поставщиком. Правильная цепочка: заказ → поступление → оплата.

Можно ли оформить поступление без заказа поставщику?

Технически да — документ «Поступление товаров и услуг» создаётся и без заказа. Но тогда теряется контроль исполнения: система не сможет показать, что заказано, но не пришло. В компаниях с формализованным процессом закупок создание поступления без заказа часто запрещают настройками.

Как изменить заказ, если товар уже частично поступил?

Откройте заказ и скорректируйте только незакрытые строки или количество сверх уже поступившего. Уменьшить количество ниже фактически поступившего система обычно не даст. Если изменений много, согласуйте их с менеджером по закупкам, чтобы не нарушить сверку с поставщиком.

Почему заказ не виден в отчётах по закупкам?

Чаще всего документ не проведён или стоит статус «Не согласован». Также проверьте отборы в отчёте: период, организацию и поставщика. Если заказ проведён и статус корректный, но в отчёте его нет — проверьте дату документа и права доступа к организации.

Что делать, если поставщика нет в справочнике?

Создайте нового контрагента прямо из поля выбора: введите ИНН — программа может автоматически подтянуть наименование и адрес по данным реестров, если такой сервис подключён. Затем заполните договор и банковские реквизиты. Без договора заказ обычно провести не удастся.

Как закрыть заказ, если поставка не состоится?

Установите статус «Закрыт» — в ряде конфигураций для этого есть команда «Закрыть заказ» с указанием причины отмены. Закрытый заказ перестаёт участвовать в расчёте потребностей и не «засоряет» отчёты по неисполненным поставкам.