Торговля и Склад · 10 мин
Как принять ТТН ЕГАИС в 1С
Как принять ТТН ЕГАИС в 1С: загрузка накладной, сверка с фактической поставкой, подтверждение или отказ, исправление расхождений и типичные ошибки.
Приём товарно-транспортной накладной (ТТН) из ЕГАИС — обязательный этап работы любой организации, закупающей алкогольную продукцию. Пока накладная не подтверждена, алкоголь юридически не принадлежит покупателю, а продажа такого товара считается нарушением. В типовых конфигурациях 1С (Розница, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) весь цикл приёма реализован через встроенный обмен с ЕГАИС.
Общая логика процесса одинакова во всех конфигурациях: поставщик оформляет ТТН, документ попадает в ЕГАИС, ваша учётная система через УТМ (универсальный транспортный модуль) загружает накладную, вы сверяете её с фактической поставкой и отправляете акт подтверждения, расхождения или отказа. После этого остатки списываются с баланса поставщика и ставятся на баланс вашей организации.
Ниже разобран весь процесс: от проверки работоспособности УТМ до действий при расхождениях, ошибках и потере связи с ЕГАИС. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С с подсистемой ЕГАИС, но принципы применимы и к отраслевым решениям.
Проверьте, что УТМ и обмен с ЕГАИС работают
Прежде чем принимать накладную, убедитесь, что транспортный модуль ЕГАИС запущен и обмен настроен. В 1С откройте настройки обмена с ЕГАИС (обычно раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Обмен с контролирующими органами» → «ЕГАИС» либо «Настройки обмена с ЕГАИС» в разделе закупок) и проверьте параметры подключения к УТМ: адрес, порт и срок действия RSA-ключа.
Признаки неработающего обмена: входящие ТТН не загружаются, хотя поставщик подтверждает отправку; в журнале обмена висят неотправленные исходящие документы; при проверке подключения выводится ошибка. Чаще всего причина — остановленная служба УТМ на компьютере, истёкший RSA-сертификат или смена сетевых настроек.
Полезно настроить автоматическую загрузку входящих документов по расписанию, чтобы накладные подтягивались без ручного обмена. Проверьте, что в настройках указана ваша организация с корректным кодом ФСРАР — иначе накладные будут приходить «в никуда» или грузиться на чужую обособку.
Загрузите входящую ТТН из ЕГАИС
Откройте список входящих ТТН ЕГАИС: в Рознице это «Закупки» → «Товародвижение ЕГАИС» или «Входящие ТТН ЕГАИС», в УТ и ERP — «Закупки» → «Документы ЕГАИС» / «ТТН ЕГАИС (входящие)». Нажмите кнопку обмена («Выполнить обмен» / «Загрузить входящие документы») — 1С обратится к УТМ и заберёт новые накладные.
Новая накладная появится в списке со статусом «К подтверждению» (или «Получена»). Откройте её и проверьте ключевые реквизиты: номер и дату ТТН, грузоотправителя, грузополучателя (должна быть ваша организация и правильный подразделение-обособка), номер фиксации в ЕГАИС и состав позиций — наименования продукции, алкокоды, количество.
Создайте документ поступления на основании ТТН
Сама по себе ТТН ЕГАИС — это транспортный документ, а не складской. Чтобы товар появился в учёте, на основании накладной создаётся «Поступление товаров» (кнопка «Создать на основании» или ссылка на прикреплённый документ прямо в форме ТТН). 1С перенесёт позиции из накладной в табличную часть поступления.
На этом этапе выполняется сопоставление номенклатуры: каждой алкогольной позиции ЕГАИС (алкокоду) нужно указать соответствие с вашей карточкой номенклатуры. Если товар закупается впервые, создайте новую карточку и выполните сопоставление — без этого документ не проведётся корректно по регистрам ЕГАИС.
Проверьте цены и суммы: в ТТН ЕГАИС передаются количественные данные, а цены подтягиваются из накладной поставщика или вводятся вручную по бумажному/электронному документу. Расхождение цен не блокирует приём в ЕГАИС, но искажает себестоимость и НДС в учёте.
- 1Проверьте работу УТМ и выполните обмен с ЕГАИС
- 2Откройте входящую ТТН, сверьте реквизиты и грузополучателя
- 3Создайте поступление товаров на основании ТТН
- 4Сопоставьте алкокоды с номенклатурой, проверьте цены
- 5При фактической приёмке сверьте количество и марки по позициям
- 6Отправьте акт подтверждения (или расхождения/отказа)
- 7Проверьте статус «Проведен в ЕГАИС» и остатки по регистрам
Сверьте накладную с фактической поставкой
Подтверждать ТТН нужно только после физической приёмки товара на складе. Сверяйте по каждой позиции: наименование продукции, количество бутылок/упаковок, наличие и читаемость акцизных марок. Для маркируемой продукции полезно просканировать марки сканером — так вы заранее выявите битые или чужие марки.
Если фактическое количество совпадает с накладной — отправляйте акт подтверждения. Если поставлено меньше или часть товара бракованная — оформляется акт расхождений: в ТТН укажите фактически принятое количество по расходящимся позициям и отправьте документ. Поставщик получит акт и сможет оформить корректировку.
Полный отказ от накладной
Если поставка не пришла вовсе, накладная оформлена ошибочно или товар полностью непригоден, отправьте акт отказа. После отказа остатки остаются на балансе поставщика, а ваша организация не несёт ответственности за эту продукцию. Отказ необратим — «передумать» и подтвердить ту же ТТН уже нельзя, потребуется новая накладная от поставщика.
Как выбрать действие
Отправьте акт и проверьте результат
В форме ТТН нажмите кнопку подтверждения (или «Провести по ЕГАИС» / «Отправить акт» — название зависит от конфигурации). 1С сформирует акт и передаст его через УТМ. Статус документа изменится на «Передан в ЕГАИС», а после обработки на стороне системы — на «Проведен в ЕГАИС».
Обязательно проверьте результат, а не только факт отправки. Откройте отчёт по остаткам ЕГАИС и убедитесь, что принятая продукция встала на остаток регистра №1 (и регистра №2 для розничной торговли после передачи в торговый зал). Если статус завис в «Ошибке», откройте протокол обмена — там указана причина отказа ЕГАИС.
Как проверить результат
«Проведен в ЕГАИС»
«Ошибка» или долго висит «Передан»
Принятые позиции появились на регистре №1
Остатки не изменились после подтверждения
Квитанция о приёме акта без ошибок
Сообщение об отказе с кодом ошибки
Проведён, связан с ТТН
Поступление не создано или не проведено
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — подтверждение ТТН до фактической приёмки. Если потом обнаружится недостача, исправить подтверждённую накладную сложно: придётся оформлять возврат поставщику или акт списания, и доказать, что товар не приехал, будет трудно.
Вторая группа проблем — несопоставленная номенклатура и дубли карточек. Если одному алкокоду сопоставлено несколько карточек номенклатуры (или наоборот), движения по регистрам ЕГАИС искажаются, а при инвентаризации остатки «не сойдутся». Ведите сопоставление аккуратно с первого документа.
Что делать при сбоях и нестандартных ситуациях
Если УТМ не работал и накопилось несколько незагруженных ТТН — после восстановления связи выполните обмен: все накладные загрузятся пакетом. Проверьте каждую по дате поставки и подтвердите в хронологическом порядке.
Если ТТН подтверждена, но поступление по ней не создано или удалено, остатки ЕГАИС и складские остатки разойдутся. Восстановите документ поступления и свяжите его с ТТН, затем сверьте остатки отчётом. При расхождении остатков 1С и ЕГАИС используйте штатные документы корректировки: «Акт списания ЕГАИС» для излишков в системе и «Акт постановки на баланс ЕГАИС» для недостающих позиций — но только после реальной инвентаризации, а не «для выравнивания цифр».
Что важно запомнить
Приём ТТН ЕГАИС в 1С — это цепочка: работающий УТМ, загрузка накладной, поступление с сопоставленной номенклатурой, фактическая сверка, отправка акта и контроль статуса «Проведен в ЕГАИС». Подтверждайте только после реальной приёмки и регулярно сверяйте остатки по регистрам ЕГАИС.
Сколько времени есть на подтверждение ТТН в ЕГАИС?
Единый жёсткий срок подтверждения законодательно не зафиксирован, но затягивать нельзя: неподтверждённая накладная означает, что товар юридически не ваш. Рекомендуется подтверждать ТТН в день фактической приёмки. Поставщик также не сможет закрыть отгрузку, пока вы не отправите акт.
Что делать, если ТТН не загружается в 1С, а поставщик её отправил?
Проверьте, запущен ли УТМ и не истёк ли RSA-ключ. Выполните принудительный обмен из списка ТТН. Если накладная не приходит, уточните у поставщика код ФСРАР грузополучателя — возможно, ТТН оформлена на другую обособку или другую организацию.
Можно ли отменить уже отправленный акт подтверждения?
Нет, акт подтверждения необратим. Если подтвердили лишнее, оформляйте корректирующие документы: возврат поставщику с передачей по ЕГАИС или акт списания по результатам инвентаризации. Поэтому подтверждать накладную нужно только после полной сверки.
Как принять ТТН, если часть марок повреждена и не сканируется?
Нечитаемые марки — основание для акта расхождений по этим позициям: укажите фактически принятое количество с исправными марками. Принимать продукцию с нечитаемыми марками не стоит — продать её легально не получится.
Нужно ли принимать ТТН, если закупка идёт через ЭДО?
Да. Электронный документооборот (УПД, накладная) и ЕГАИС — разные контура. ЭДО закрывает бухгалтерский и налоговый учёт, а ТТН ЕГАИС — движение алкоголя в государственной системе. Обе процедуры выполняются независимо.
Что делать, если остатки в 1С и в ЕГАИС не совпадают?
Проведите инвентаризацию и сверку по регистрам ЕГАИС. Излишки в ЕГАИС относительно факта списываются «Актом списания ЕГАИС», недостающие в системе позиции ставятся на баланс «Актом постановки на баланс ЕГАИС» с указанием основания. Регулярная сверка после каждой приёмки предотвращает накопление таких расхождений.