Как списать товар в 1С 10.3

Списание товара в 1С «Управление торговлей 10.3» оформляется документом «Списание товаров». Он уменьшает складские остатки и формирует бухгалтерские проводки, поэтому важно правильно указать склад, номенклатуру, количество и причину списания. Ошибка в документе приводит к расхождениям между учетом и фактическими остатками, а исправление задним числом — к пересчету себестоимости.

Типовые причины списания: порча и бой товара, истечение срока годности, недостача по результатам инвентаризации, использование материалов на собственные нужды, передача образцов. Для каждой причины могут отличаться счета затрат и налоговые последствия, поэтому перед списанием крупных сумм согласуйте порядок с бухгалтером.

Ниже разобран полный порядок работы: где находится документ, как его заполнить, какие счета указать, как списать по результатам инвентаризации и как проверить, что списание отразилось корректно.

Где находится документ списания в 1С 10.3

Документ «Списание товаров» доступен через верхнее меню: «Документы» → «Склад» → «Списание товаров». Также его можно найти через меню «Склад» → «Списание товаров» или через журнал складских документов. Откроется список ранее созданных документов; для нового списания нажмите кнопку «Добавить» (или клавишу Insert).

Если пункта «Списание товаров» нет в меню, проверьте права пользователя: роль должна включать доступ к складским документам. В некоторых доработанных конфигурациях интерфейс переключен на «Полный» — попробуйте меню «Операции» → «Документы» и найдите «Списание товаров» в общем списке.

Документ относится только к складскому учету, но при проведении формирует и бухгалтерские проводки, если в настройках учета включен бухгалтерский учет. Поэтому доступ к нему обычно есть у кладовщика и товароведа, а счета затрат согласуются с бухгалтерией.

Пошаговое заполнение документа «Списание товаров»

Создайте новый документ и заполните шапку. Обязательные поля: «Организация» и «Склад» — именно с этого склада будут списаны остатки. Если ведется учет по нескольким организациям, убедитесь, что выбрана та, на которую товар оприходован, иначе проводки сформируются по неверному балансу.

На закладке «Товары» добавьте позиции кнопкой «Добавить» или подбором (кнопка «Подбор» открывает форму выбора номенклатуры с остатками). Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и при необходимости серию или характеристику, если по товару ведется такой учет. Количество не должно превышать доступный остаток на складе — при проведении программа проверит это и выдаст сообщение о нехватке.

Цена и сумма в строке, как правило, не редактируются вручную: себестоимость рассчитается автоматически при проведении по методу, заданному в учетной политике (FIFO или по средней). Если в вашей конфигурации поле суммы доступно, не заполняйте его произвольно — это может исказить себестоимость.

1. 1
   Откройте «Документы» → «Склад» → «Списание товаров» и нажмите «Добавить»
2. 2
   Укажите организацию и склад списания
3. 3
   Добавьте товары с количеством через «Добавить» или «Подбор»
4. 4
   На закладке «Счета учета» укажите счет затрат (например, 94 или 91.02)
5. 5
   Проведите документ кнопкой «ОК» или «Провести»
6. 6
   Проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт» и остатки отчетом по складу

Какие счета и причины списания указать

На закладке «Счета учета» (или в одноименных полях документа) задается счет, на который будет отнесена стоимость списанного товара. Выбор зависит от причины: недостача до выяснения причин обычно относится на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», порча по вине сотрудника — на счет 73 «Расчеты с персоналом», списание в пределах норм естественной убыли — на счета расходов на продажу (44), безвозмездная передача или неустранимый брак — на 91.02 «Прочие расходы».

Конкретный счет и аналитику (статью затрат, подразделение) должен определить бухгалтер, потому что от этого зависят налоговые последствия: например, расходы сверх норм естественной убыли могут не приниматься в налоговом учете, а при безвозмездной передаче возникает вопрос начисления НДС. Не выбирайте счет «наугад» — исправление проводок задним числом требует перепроведения документов.

Причину списания полезно фиксировать и в комментарии к документу, и в первичных документах (акт о порче, инвентаризационная опись). Документ в 1С должен опираться на бумажное основание — при проверке именно акт подтверждает обоснованность списания.

Списание по результатам инвентаризации

Если списание следует за инвентаризацией, сначала оформите документ «Инвентаризация товаров на складе»: он фиксирует учетные и фактические остатки и показывает расхождения. На его основании кнопкой «Ввести на основании» создается «Списание товаров» — программа автоматически перенесет в него только недостающие позиции с фактическими количествами расхождения.

Такой порядок предпочтительнее ручного: исключается ошибка в количестве, сохраняется связь документов, и расхождения видны в одной цепочке «инвентаризация → списание (недостача) / оприходование (излишки)». Излишки при этом оформляются отдельным документом «Оприходование товаров».

Перед проведением инвентаризации убедитесь, что все приходные и расходные документы по складу проведены — иначе учетные остатки в инвентаризации будут неверными, и списание «закроет» не ту разницу.

Проверка результата и проводок

После проведения откройте проводки документа кнопкой «Дт/Кт» (или «Перейти» → «Проводки»). Типовая корреспонденция: Дт 94 (или 44, 91.02, 73) — Кт 41 «Товары». Сумма должна соответствовать себестоимости списанного количества.

Затем сформируйте отчет «Ведомость по товарам на складах» (меню «Отчеты» → «Склад») по нужному складу и позиции: остаток должен уменьшиться ровно на списанное количество. Отрицательный остаток после списания — признак того, что товар списан без фактического наличия в учете (например, не оприходована поставка).

Контрольные точки

Как проверить результат списания

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт счета затрат — Кт 41, сумма равна себестоимости

Тревожный признак

Проводок нет, неверный счет или сумма не совпадает с ожидаемой себестоимостью

Отчет «Ведомость по товарам на складах»

Норма

Остаток уменьшился на списанное количество, остаток неотрицательный

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушел в минус

Связь с инвентаризацией

Норма

Списание создано на основании инвентаризации, количества совпадают

Тревожный признак

Ручное списание дублирует или искажает данные инвентаризации

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — списание с неверного склада или организации: остатки «уходят» не там, а на нужном складе недостача остается. Вторая типичная ситуация — попытка списать больше, чем есть в остатке: при включенном контроле остатков документ не проведется, при отключенном — образуется отрицательный остаток, который потом искажает себестоимость всех последующих продаж.

Не редактируйте и не удаляйте проведенные списания прошлых периодов без необходимости: перепроведение изменит себестоимость последующих документов и может «поплыть» по цепочке до текущей даты. Если нужно исправить старое списание, согласуйте с бухгалтером сторнирующий документ текущей датой.

Если документ не проводится с сообщением о нехватке товара, проверьте: правильный ли склад указан, все ли приходные накладные проведены, не списан ли товар другим документом ранее, не зарезервирован ли он под заказ (резерв уменьшает свободный остаток, хотя физический остаток есть).

Частые вопросы

Документ «Списание товаров» не проводится: «недостаточно товара на складе». Что делать?

Проверьте отчетом «Ведомость по товарам на складах» фактический учетный остаток по позиции и складу. Частые причины: не проведена приходная накладная, товар оприходован на другой склад или другую организацию, часть количества зарезервирована под заказ покупателя. После устранения причины проведите списание повторно.

Каким счетом списывать испорченный товар?

Универсального ответа нет: недостача до выяснения причин обычно идет на 94 счет, порча по вине сотрудника — на 73, потери в пределах норм — на расходы (44), безвозмездная передача и неустранимый брак — на 91.02. Конкретную корреспонденцию и налоговые последствия определяет бухгалтер исходя из причины и учетной политики.

Можно ли списать товар сразу по нескольким складам одним документом?

Нет, в типовой конфигурации 10.3 в документе указывается один склад. Для каждого склада создайте отдельное «Списание товаров». Если нужно переместить товар между складами, а не списать, используйте документ «Перемещение товаров».

Как отменить ошибочно проведенное списание?

Если ошибка обнаружена в том же периоде и документ еще не «закрыт» последующими операциями, можно распровести и откорректировать документ. Если период закрыт или после списания были продажи, безопаснее оформить сторнирующий документ текущей датой — удаление старого документа вызовет пересчет себестоимости всей цепочки.

Чем списание отличается от возврата поставщику и реализации?

Списание — это выбытие товара без контрагента и без выручки (порча, недостача, собственные нужды). Возврат поставщику оформляется документом «Возврат товаров поставщику», продажа — «Реализация товаров и услуг». Использовать списание вместо возврата или продажи нельзя: это искажает расчеты с контрагентом и налоговую базу.