Торговля и Склад · 11 мин
Как отразить прослеживаемый товар в 1С
Как настроить учет прослеживаемых товаров в 1С: включение функциональности, РНПТ, поступление, реализация, уведомления о ввозе и перемещении, проверка отчетности.
Прослеживаемые товары — это товары, включённые в перечень Правительства РФ, движение которых контролируется через систему прослеживаемости ФНС. По каждой партии такого товара присваивается регистрационный номер партии товара (РНПТ), и все операции с ним — поступление, продажа, перемещение, выбытие — должны отражаться в учёте с указанием этого номера.
В конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация, Управление торговлей, ERP) учёт прослеживаемости встроен в типовые механизмы, но его нужно включить и правильно настроить. Ошибки в отражении РНПТ приводят к расхождениям с данными ФНС, отказу в вычете НДС по импортным товарам и штрафам.
Ниже разобран практический порядок работы: от включения функциональности до формирования уведомлений и проверки корректности данных.
Проверьте, попадает ли товар под прослеживаемость
Перед настройкой убедитесь, что товар действительно входит в перечень прослеживаемых. Перечень утверждён постановлением Правительства и включает определённые позиции: холодильное оборудование, мониторы, проекторы, детские коляски, отдельные виды одежды и постельного белья, некоторые виды техники и другие категории. Принадлежность определяется по коду ТН ВЭД ЕАЭС.
Проверить код можно в карточке номенклатуры, если у вас заполнен справочник кодов ТН ВЭД, либо по классификатору в составе конфигурации. Если код товара совпадает с кодом из перечня — товар прослеживаемый, и по нему обязателен РНПТ. Если кода в перечне нет, механизм прослеживаемости для этой номенклатуры не применяется, даже если товар похож по назначению.
Включите функциональность прослеживаемости
В 1С:Бухгалтерии 8 перейдите в раздел «Главное» → «Функциональность» и на закладке «Склад» (или «Запасы», в зависимости от релиза) установите флаг «Прослеживаемые товары». После этого в документах и справочниках появятся поля для работы с РНПТ, а в карточке номенклатуры — признак прослеживаемости.
В 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации аналогичная настройка находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» либо в настройках казначейства и складского учёта. Точное расположение зависит от версии конфигурации, поэтому ориентируйтесь на поиск по слову «прослеживаемость» в настройках.
После включения проверьте, что у пользователей есть права на справочник «Регистрационные номера партий товаров» и на документы уведомлений. При ограниченных ролях (например, у менеджера по продажам без бухгалтерских прав) поля РНПТ могут быть недоступны.
- 1Откройте настройки функциональности и включите учёт прослеживаемых товаров
- 2Обновите перечень прослеживаемых товаров в конфигурации (при наличии сервиса обновления)
- 3Установите признак прослеживаемости в карточках соответствующей номенклатуры
- 4Проверьте права пользователей на справочник РНПТ и уведомления
- 5Сделайте тестовое поступление и реализацию на копии базы или тестовом товаре
Заполните карточку номенклатуры и справочник РНПТ
В карточке номенклатуры установите флаг «Прослеживаемый товар» и укажите код ТН ВЭД. В ряде конфигураций признак подставляется автоматически, если код ТН ВЭД входит в актуальный перечень. Проверьте это вручную: автоматическое определение зависит от актуальности встроенного классификатора.
РНПТ хранятся в отдельном справочнике. Новый номер создаётся при первом поступлении партии: вы вводите номер из таможенной декларации, уведомления о ввозе или первичного документа поставщика. Один и тот же РНПТ может повторяться в разных документах — он идентифицирует партию, а не конкретную операцию.
Для товаров, произведённых в РФ, РНПТ присваивает изготовитель и указывает в отгрузочных документах. Получите номер от поставщика и заведите его в базу без изменений — даже расхождение в одном символе сделает данные несопоставимыми с данными ФНС.
Отразите поступление прослеживаемого товара
Порядок поступления зависит от источника товара. При покупке у российского поставщика РНПТ уже существует — вы просто выбираете его или создаёте по данным УПД поставщика. При импорте из стран ЕАЭС РНПТ присваивается при подаче уведомления о ввозе. При импорте из третьих стран номер формируется на основании таможенной декларации.
Покупка у российского поставщика
Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)», выберите номенклатуру с признаком прослеживаемости. В табличной части появится колонка «РНПТ» — укажите номер из УПД поставщика. Если партий несколько, разбейте строку по количеству партий: у каждой строки свой РНПТ и своё количество.
Ввоз из стран ЕАЭС
Оформите поступление, затем создайте документ «Уведомление о ввозе прослеживаемых товаров» (в Бухгалтерии — в разделе «Операции» или через журнал уведомлений). Уведомление подаётся в налоговый орган, после регистрации партии присваивается РНПТ. Этот номер указывается в дальнейших документах движения.
Импорт из третьих стран
РНПТ формируется на основе данных декларации на товары. В 1С оформите документ «Таможенная декларация на импорт» (или «ГТД по импорту» в зависимости от конфигурации), укажите номер декларации и сведения о партии. Номер РНПТ строится по установленным правилам из реквизитов декларации — сверьте его с данными, которые видит таможня и ФНС.
Отразите реализацию и прочие операции
При продаже прослеживаемого товара организации или ИП РНПТ указывается в документе реализации и попадает в УПД (счёт-фактуру). Покупатель использует этот номер для отражения у себя — так строится цепочка прослеживания. В документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» заполните колонку «РНПТ» по каждой строке с прослеживаемым товаром.
При продаже физическому лицу РНПТ в чеке не указывается, но организация обязана подать в ФНС уведомление о выбытии (реализации физлицам) — в установленные сроки, обычно по итогам отчётного периода. В 1С для этого предусмотрено соответствующее уведомление, которое формируется на основании данных о розничных продажах.
Перемещения между собственными складами и обособленными подразделениями, комиссия, возвраты и списания по прослеживаемым товарам также могут требовать уведомлений — в зависимости от вида операции. Перед оформлением нестандартной операции проверьте в конфигурации, предусмотрено ли для неё уведомление, и сформируйте его вместе с основным документом.
Сформируйте и отправьте уведомления в ФНС
Уведомления по прослеживаемым товарам передаются в электронном виде. В 1С они создаются в разделе отчётности (в Бухгалтерии — «Отчёты, справки» → «1С-Отчётность», затем создание нужного вида уведомления; в УТ и КА — через журнал уведомлений о прослеживаемости). Уведомление можно создать на основании первичного документа — тогда часть данных заполнится автоматически.
Перед отправкой проверьте: совпадает ли РНПТ с источником, корректно ли указаны количество и единицы измерения, заполнены ли реквизиты контрагента. После отправки дождитесь квитанции о приёме — только она подтверждает, что уведомление принято налоговым органом. При отказе в протоколе указывается причина: исправьте данные и отправьте повторно.
Если подключён сервис 1С-Отчётность, отправка выполняется прямо из программы. Без сервиса уведомление можно выгрузить в файл и передать через личный кабинет или оператора ЭДО, но это увеличивает риск ошибок при ручной выгрузке.
Как проверить результат
Остаток в разрезе РНПТ совпадает со складским остатком по количеству
Есть минус по отдельным РНПТ или остаток «в целом» без детализации по партиям
На все подлежащие уведомлению операции есть принятые ФНС уведомления с квитанциями
Уведомления в статусе «не отправлено» или с протоколом отказа
В УПД по прослеживаемому товару заполнен РНПТ, покупатель подтверждает получение корректных данных
Строки с прослеживаемым товаром отгружены без РНПТ
Проверьте корректность учёта и остатки по РНПТ
Контроль строится на сопоставлении складских остатков с остатками в разрезе РНПТ. Используйте отчёты по прослеживаемым товарам, входящие в конфигурацию (например, «Остатки прослеживаемых товаров» или аналогичные аналитические отчёты). Расхождение означает, что где-то операция проведена без указания партии или с неверным номером.
Отрицательные остатки по конкретному РНПТ — типичный признак того, что реализация списала партию, которой нет в учёте: либо поступление оформлено с другим номером, либо строка не была разбита по партиям. Исправляется это корректировкой документов с правильными РНПТ, а не ручной правкой регистров.
Периодически сверяйте свои данные с информацией, которую видит ФНС. Если налоговый орган направил требование о расхождениях по прослеживаемости, ответить на него нужно в установленный срок с пояснениями или уточнёнными уведомлениями — игнорирование приводит к штрафам.
Удобно завести правило: перед закрытием месяца формировать отчёт по остаткам прослеживаемых товаров и проверять отсутствие минусов и «безномерных» остатков. Выявить ошибку в текущем периоде значительно проще, чем восстанавливать цепочку РНПТ за прошлые кварталы по требованию ФНС.
Частые вопросы
Что делать, если поставщик указал РНПТ только в электронном УПД, а на бумаге его нет?
Достаточно корректного электронного УПД — данные из него являются основанием для отражения РНПТ в учёте. Заведите номер в справочник точно так, как он указан в электронном документе, без переформатирования.
Нужно ли указывать РНПТ при продаже через интернет-магазин физлицам?
В чеке и документах покупателю-физлицу РНПТ не указывается. Однако организация обязана отразить такое выбытие в уведомлении о реализации прослеживаемых товаров физическим лицам, которое подаётся в ФНС в установленные сроки.
Можно ли исправить ошибочный РНПТ в уже проведённом документе?
Да, если период открыт: исправьте номер в документе и перепроведите его. Если период закрыт или документ уже ушёл контрагенту в составе УПД, оформляйте корректировку с правильным РНПТ и, при необходимости, уточнённые уведомления в ФНС.
Что делать с остатками товара, который стал прослеживаемым после включения в перечень?
Для остатков, числившихся на дату включения товара в перечень, предусмотрены особые правила: по ним подаётся уведомление о вводе в оборот, и партии присваиваются РНПТ. Оформите такое уведомление через раздел прослеживаемости в 1С до начала реализации этих остатков.
Обязательна ли 1С-Отчётность для работы с прослеживаемыми товарами?
Нет, уведомления можно выгрузить файлом и отправить иным способом. Но без подключённой отправки из программы возрастает трудоёмкость и риск пропустить срок или получить отказ из-за ошибок формирования файла вручную.
Как быть, если один товар поступает и как прослеживаемый, и как непрослеживаемый?
Такой ситуации по одному коду ТН ВЭД быть не должно: прослеживаемость определяется кодом. Если фактически приходят партии с РНПТ и без, проверьте коды ТН ВЭД у поставщиков — скорее всего, у товаров разные коды, и их стоит развести по разным карточкам номенклатуры.
Что важно запомнить
Включите прослеживаемость в настройках, установите признак в карточках товаров по коду ТН ВЭД, указывайте РНПТ в каждой строке поступления и реализации, вовремя подавайте уведомления в ФНС и регулярно сверяйте остатки в разрезе партий со складскими остатками.