Как оформить заказ в 1С: пошаговая инструкция

Документ «Заказ» в программах 1С фиксирует договорённость о поставке товаров или услуг: кто покупает, что именно, по какой цене и в какие сроки. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) используются два основных вида — «Заказ покупателя» и «Заказ поставщику». Оба оформляются по схожей логике, но различаются направлением движения товара.

Заказ сам по себе обычно не списывает товар со склада и не создаёт задолженность — он резервирует позиции и служит основанием для последующих документов: реализации, поступления, счёта на оплату. Поэтому ошибки в заказе «тянутся» дальше по цепочке, и заполнять его нужно внимательно с первого раза.

Ниже разобран полный цикл работы с заказом: от создания документа до проверки результата, а также типичные ошибки и ответы на частые вопросы. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации; названия кнопок и разделов в вашей версии могут немного отличаться.

Где находится документ заказа и какой вид выбрать

В типовых конфигурациях заказы покупателей расположены в разделе «Продажи», заказы поставщикам — в разделе «Закупки». Если нужного пункта нет в меню, проверьте настройки: в разделе «НСИ и администрирование» должна быть включена функциональная опция «Заказы покупателей» или «Заказы поставщикам». Без включённой опции журнал документов не отображается.

Выбор вида зависит от направления сделки. «Заказ покупателя» оформляется, когда клиент хочет купить у вас товар: программа зарезервирует остатки и позволит отслеживать оплату и отгрузку. «Заказ поставщику» создаётся, когда вы закупаете товар: он фиксирует потребность и служит основанием для поступления.

Какой заказ выбрать

Заказ покупателя

Клиент покупает у вас. Резервирует товар на складе, контролирует отгрузку и оплату. Основание для реализации и счёта на оплату.

Заказ поставщику

Вы закупаете товар у контрагента. Фиксирует потребность, контролирует поступление и расчёты. Основание для документа поступления.

Создание документа и заполнение шапки

Откройте журнал заказов и нажмите кнопку «Создать». В шапке документа последовательно заполните ключевые поля. Порядок важен: от контрагента и соглашения зависят цены, условия оплаты и доступные склады.

Основные поля шапки: контрагент (покупатель или поставщик), договор, организация от вашей стороны, склад отгрузки или поступления. Если ведётся учёт по соглашениям с клиентами, выберите соглашение — из него подтянутся типовые условия: валюта, цены, сроки оплаты, порядок расчётов. При отсутствии соглашения условия придётся указывать вручную в самом документе.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Заказы покупателей» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите контрагента из справочника или создайте нового
3. 3
   Укажите соглашение и договор — условия подставятся автоматически
4. 4
   Проверьте организацию и склад отгрузки
5. 5
   Установите желаемую дату отгрузки и приоритет, если они используются

Добавление товаров, цен и количества

Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции кнопкой «Добавить» или через подбор — кнопка «Подбор» открывает удобную форму с остатками и ценами. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и цену. Если выбрано соглашение с видом цен, цена подставится автоматически, но её можно изменить вручную при наличии прав.

Обратите внимание на колонку «НДС»: ставка подставляется из карточки номенклатуры или соглашения. Проверьте её, особенно если в заказе смешанные позиции с разными ставками. Итоговая сумма документа отображается внизу формы — сверьте её с договорённостью до проведения.

Если часть товара отсутствует на складе, программа может разделить строки на «отгрузить» и «резервировать» либо показать дефицит — поведение зависит от настроек статусов и обеспечения заказов. Не игнорируйте предупреждения о недостатке остатков: отгрузка по такому заказу позже не пройдёт контроль.

Статусы заказа и резервирование товара

Заказ покупателя обычно проходит стадии: «К согласованию» (черновик, требует утверждения), «В работе» или «К отгрузке» (подтверждён, товар резервируется), «Закрыт» (отгружен полностью или отменён). Доступные статусы задаются в настройках соглашения или типовых условиях продаж.

Резервирование означает, что остаток товара закрепляется за конкретным заказом и недоступен для других отгрузок. Это защищает от ситуации, когда один и тот же товар продан дважды. Если резерв не нужен — например, товар закупается под заказ — укажите в строках действие «Не обеспечивать» или «К обеспечению» в зависимости от конфигурации.

Проведение, печать и документы на основании

После проверки всех данных нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Проведённый заказ отражается в отчётах по заказам, участвует в расчёте потребностей и становится основанием для следующих документов. Черновик можно сохранить без проведения кнопкой «Записать» — он не влияет на учёт.

Для передачи клиенту доступны печатные формы: «Заказ покупателя», «Счёт на оплату». Кнопка «Печать» находится в командной панели документа. Если типовая форма не подходит, её можно доработать через механизм внешних печатных форм, но для этого нужны права администратора или разработчика.

На основании заказа кнопкой «Создать на основании» формируются: реализация товаров и услуг, счёт на оплату, поступление (для заказа поставщику), корректировка заказа. Связанные документы видны в панели «Связанные документы» — по ней удобно отслеживать исполнение.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние документа

Норма

Заказ проведён, в журнале нет пометки «не проведён»

Тревожный признак

Документ записан, но не проведён — он не участвует в учёте

Резерв товара

Норма

В отчёте по остаткам виден резерв под заказ

Тревожный признак

Резерва нет, хотя заказ в статусе «К отгрузке»

Итоговая сумма

Норма

Сумма совпадает с договорённостью с клиентом

Тревожный признак

Сумма отличается — проверьте цены, скидки и НДС

Исполнение

Норма

Реализация создана на основании, количество совпадает

Тревожный признак

Реализация создана вручную без связи с заказом — заказ не закроется

Типичные ошибки при оформлении заказа

Большинство проблем с заказами возникает из-за невнимательности на этапе заполнения и проявляется позже — при отгрузке или сверке расчётов. Ниже собраны ошибки, которые встречаются чаще всего.

Отдельная группа проблем — права доступа. Если кнопки «Провести» нет или поле недоступно, причина обычно в роли пользователя, а не в ошибке программы. Уточните у администратора, какие права назначены вашей учётной записи.

Часто задаваемые вопросы

Чем заказ отличается от счёта на оплату?

Заказ фиксирует состав и условия поставки и управляет резервированием товара. Счёт на оплату — это документ для выставления клиенту суммы к оплате; его можно создать на основании заказа. В ряде конфигураций допускается работа только со счетами, без заказов, если резервирование не требуется.

Можно ли изменить заказ после проведения?

Да, документ можно распровести, изменить и провести снова. Но если на его основании уже созданы реализация или счёт, корректнее использовать документ «Корректировка заказа» — он фиксирует изменения, не нарушая связь с последующими документами.

Почему заказ не проводится с ошибкой о товаре?

Чаще всего причина в контроле обеспечения: на выбранном складе недостаточно свободного остатка, а в строках указано действие «Отгрузить» или «Резервировать». Проверьте остатки отчётом, смените склад или измените действие в строках на «К обеспечению».

Как закрыть заказ, отгруженный частично?

Установите статус «Закрыт» — программа предложит указать причину отмены неотгруженных строк. Неотгруженные позиции будут сняты с резерва. Перед закрытием сверьте фактическую отгрузку по реализациям, созданным на основании заказа.

Нужно ли оформлять заказ, если товар отгружается сразу?

Не обязательно. Если сделка разовая и отгрузка происходит в момент продажи, достаточно документа реализации. Заказ оправдан, когда между договорённостью и отгрузкой есть разрыв по времени, нужен резерв товара или контроль оплаты до отгрузки.

Где посмотреть все неисполненные заказы?

Используйте отчёты раздела «Продажи» или «Закупки»: «Состояние исполнения заказов», «Заказы покупателей» и аналогичные. Они показывают, какие заказы отгружены частично, просрочены по дате отгрузки или не оплачены.