Как сделать возврат в 1С Касса: пошаговая инструкция

Возврат товара в 1С оформляется через документ «Возврат товаров от покупателя» или прямо в РМК (рабочем месте кассира) — в зависимости от того, когда покупатель обратился: в день покупки или позже. Главное правило: возврат должен быть отражён и в учётной системе, и на фискальном регистраторе, чтобы данные кассы, склада и отчётов ОФД совпадали.

Ошибки при возврате — одна из самых частых причин расхождений в Z-отчёте, претензий налоговой и «висящих» остатков на складе. Чек возврата, пробитый не тем типом операции или без привязки к продаже, приводит к тому, что деньги списаны, а товар не оприходован обратно.

Ниже разобраны основные сценарии: возврат в день покупки, возврат на следующий день и позже, возврат без чека, возврат на банковскую карту и частичный возврат. Инструкции актуальны для 1С:Розница и типовых конфигураций на её базе; названия кнопок могут незначительно отличаться в зависимости от версии.

Что проверить перед оформлением возврата

До пробития чека возврата кассир должен убедиться в трёх вещах: товар действительно продавался в этой торговой точке, касса и фискальный регистратор работают корректно, а у покупателя есть основания для возврата (чек, заявление или иные подтверждения по правилам магазина).

Также важно определить, в какой день оформляется возврат. От этого зависит механизм: в день продажи чаще используют операцию «Возврат» в РМК с привязкой к исходному чеку, а на следующий день и позже — отдельный документ возврата, потому что кассовая смена уже закрыта и отчёт с гашением сформирован.

Возврат в день покупки через РМК

Если покупатель вернулся в тот же день, пока кассовая смена открыта, возврат делается прямо из рабочего места кассира. Это самый простой и корректный сценарий: система автоматически свяжет возврат с исходной продажей.

Последовательность действий в типовом РМК 1С:Розница: нажмите кнопку «Возврат» (в некоторых версиях — через меню «Операции» → «Возврат»). Система предложит найти чек продажи — по номеру чека, штрихкоду чека или поиском по списку чеков текущей смены. Выберите нужный чек, и программа подтянет состав товаров.

Далее укажите возвращаемые позиции и количество (можно вернуть не весь чек, а часть), выберите тип оплаты возврата — наличные или безналичные — и пробейте чек возврата. Фискальный регистратор сформирует чек с признаком расчёта «Возврат прихода».

1. 1
   В РМК нажмите «Возврат» и найдите чек продажи по номеру или штрихкоду
2. 2
   Отметьте возвращаемые позиции и укажите количество
3. 3
   Выберите форму возврата денег: наличные или на карту (как в исходной оплате)
4. 4
   Пробейте чек возврата и выдайте его покупателю
5. 5
   Проверьте, что чек появился в списке чеков с типом «Возврат прихода»

Возврат на следующий день и позже

Когда кассовая смена закрыта, возврат через привязку к чеку в РМК может быть недоступен или ограничен настройками. В этом случае оформляется документ «Возврат товаров от покупателя» — из раздела «Продажи» или «Склад» в зависимости от конфигурации.

Создайте новый документ, укажите покупателя (если ведётся учёт по клиентам), склад и добавьте товары. Удобнее всего заполнить документ на основании чека ККМ или отчёта о розничных продажах — тогда цены и суммы подтянутся автоматически, и не будет расхождений с исходной продажей.

На основании документа возврата пробивается чек ККМ на возврат — либо из самого документа кнопкой «Пробить чек», либо в РМК. Товар при этом автоматически оприходуется обратно на склад, а сумма возврата попадёт в кассовый отчёт.

Возврат без чека и частичный возврат

По закону покупатель может вернуть товар и без кассового чека, подтвердив покупку другими способами (выписка по карте, свидетельские показания, данные программы лояльности). В 1С такой возврат оформляется документом «Возврат товаров от покупателя» без привязки к конкретному чеку: товары добавляются вручную, цены указываются по фактической стоимости продажи.

Частичный возврат — когда покупатель возвращает не весь чек, а одну-две позиции — оформляется так же, но в документ или в чек возврата включаются только возвращаемые товары с фактическим количеством. Сумма чека возврата должна точно совпадать с суммой возвращаемых позиций.

В обоих случаях рекомендуется оформить заявление от покупателя и приложить его к кассовым документам дня — это снимает вопросы при проверках и внутренних ревизиях.

Возврат на банковскую карту

Если покупатель оплачивал картой, возврат должен быть выполнен на ту же карту — возврат наличными за безналичную оплату нарушает правила работы с эквайрингом и создаёт риск претензий со стороны банка и налоговой.

В РМК при выборе типа оплаты возврата укажите «Платёжная карта» (или «Безналичные»). Если эквайринговый терминал подключён к 1С, операция возврата отправится на терминал автоматически — покупателю нужно будет приложить карту. При автономном терминале операцию возврата (refund) выполняют на самом терминале по инструкции банка-эквайера, а в 1С только фиксируют тип оплаты.

Деньги на карту покупателю обычно возвращаются не мгновенно — срок зависит от банка и может составлять несколько дней. Об этом стоит предупреждать покупателя, чтобы избежать конфликтов.

Проверка результата и закрытие смены

После оформления возврата убедитесь, что всё отразилось корректно. Чек возврата должен появиться в списке чеков ККМ с типом «Возврат прихода» и статусом передачи в ОФД. Товар — вернуться на остатки склада, что видно в отчёте по остаткам или в карточке товара.

При закрытии смены суммы возвратов попадут в Z-отчёт и в отчёт о розничных продажах отдельными строками. Сверьте: сумма возвратов наличными должна совпадать с фактически выданными деньгами, возвраты по карте — с данными эквайрингового слипа и сверки итогов терминала.

Контрольные точки

Как проверить результат возврата

Чек в списке чеков ККМ

Норма

Тип «Возврат прихода», статус «передан в ОФД»

Тревожный признак

Чек в статусе ошибки или не отправлен

Остатки склада

Норма

Количество товара увеличилось на возвращённое

Тревожный признак

Остатки не изменились — документ не проведён

Z-отчёт и сверка итогов

Норма

Суммы возвратов совпадают с кассой и терминалом

Тревожный признак

Расхождения между 1С, кассой и эквайрингом

Типичные ошибки при возврате

Большинство проблем с возвратами связано не со сложностью операции, а с невнимательностью при выборе типа документа и формы оплаты. Разберём самые частые случаи.

Первая группа ошибок — неправильный тип чека: вместо «Возврат прихода» пробивают обычный «Приход» с минусом или сторнируют вручную. Такие чеки некорректны с точки зрения ФФД и вызывают вопросы при проверке. Вторая группа — возврат не тем способом оплаты, о чём уже говорилось выше.

Отдельная ситуация — возврат при неработающем интернете. Чек возврата пробьётся (фискальный накопитель работает автономно), но передача в ОФД произойдёт позже. Следите, чтобы накопитель не остался без связи дольше допустимого срока — иначе касса будет заблокирована.

Ответы на частые вопросы

Можно ли оформить возврат, если кассовая смена уже закрыта?

Да. Создайте документ «Возврат товаров от покупателя» и пробейте чек возврата в новой смене. Привязка к исходному чеку делается через основание документа, а не через РМК.

Что делать, если покупатель потерял чек?

Возврат возможен: оформите документ возврата без привязки к чеку, возьмите у покупателя заявление и зафиксируйте основание в комментарии документа. Подтверждением покупки могут служить выписка по карте или данные карты лояльности.

Как вернуть деньги, если оплата была частично наличными, частично картой?

Возврат распределяется пропорционально: часть суммы возвращается наличными, часть — на карту. В чеке возврата укажите оба типа оплаты с соответствующими суммами.

Чек возврата пробит, но не отправлен в ОФД. Это проблема?

Кратковременно — нет: чек хранится в фискальном накопителе и уйдёт при восстановлении связи. Но если касса не передаёт данные дольше установленного срока, накопитель блокируется. Проверьте интернет-соединение и статус обмена с ОФД в настройках кассы.

Нужно ли возвращать товар на склад вручную?

Нет, если возврат оформлен корректно: документ «Возврат товаров от покупателя» при проведении сам оприходует товар. Если остатки не изменились — проверьте, проведён ли документ и на тот ли склад оформлен возврат.