Инвентаризация в 1С: где находится и как её провести

Инвентаризация в 1С — это документальное отражение сверки фактических остатков товаров с учётными данными. Проблема большинства пользователей начинается с простого вопроса: где именно в программе находится нужный документ. Ответ зависит от конфигурации — в «Управлении торговлей», «Бухгалтерии предприятия» и «Рознице» разделы и названия документов различаются.

В большинстве конфигураций на управляемых формах инвентаризация оформляется через документ «Инвентаризация товаров» или «Пересчет товаров», а расхождения фиксируются связанными документами оприходования и списания. Ниже разобрано расположение этих документов по конфигурациям и порядок работы с ними.

Где находится инвентаризация в разных конфигурациях 1С

Расположение документа зависит от конфигурации и её версии. В типовых решениях на платформе 1С:Предприятие 8.3 с интерфейсом «Такси» ориентируйтесь на панель разделов слева или сверху окна программы.

В 1С:Управление торговлей 11 откройте раздел «Склад и доставка» (или просто «Склад») и найдите журнал «Пересчеты товаров». Именно документ «Пересчет товаров» здесь выполняет роль инвентаризационной ведомости: в него вносят фактические остатки, а программа сравнивает их с учётными.

В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 перейдите в раздел «Склад» и выберите «Инвентаризация товаров». Документ позволяет заполнить остатки по учётным данным, указать фактическое количество и сразу создать документы оприходования излишков и списания недостач.

В 1С:Рознице используется раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров», а в некоторых версиях — сначала «Приказ на проведение инвентаризации», затем пересчёт по этому приказу. В 1С:ERP логика близка к Управлению торговлей: раздел «Склад и доставка», журнал «Пересчеты товаров».

Что сделать до начала инвентаризации

Перед созданием документа убедитесь, что все складские операции за период проведены: поступления, реализации, перемещения и списания. Непроведённые или отложенные документы исказят учётные остатки, и сравнение с фактом будет некорректным.

Проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счетам 41, 10, 43). Если в отчёте видны отрицательные остатки, сначала разберитесь с их причиной — оприходование без документа, ошибка в датах или непроведённое поступление.

На время фактического пересчёта желательно остановить отгрузки и приёмку по выбранному складу. В УТ 11 для этого в документе пересчёта есть статусная модель: пересчёт можно начать, приостановить и завершить, а склад при активном пересчёте блокируется для других операций (в зависимости от настроек).

Как создать и заполнить документ инвентаризации

В журнале пересчётов (или инвентаризаций) нажмите «Создать». Укажите склад, при необходимости — организацию и отбор по товарам: можно инвентаризировать весь склад, отдельную группу номенклатуры или конкретные позиции.

Заполните табличную часть учётными остатками. В УТ 11 используйте команду «Заполнить» → «По остаткам на складе»; в Бухгалтерии — кнопку «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подставит номенклатуру и учётное количество на дату документа.

Затем внесите фактическое количество. Есть три способа: вручную по результатам подсчёта, загрузкой из файла Excel через типовую обработку загрузки данных, либо через терминал сбора данных (ТСД) — тогда количество подтягивается из документа ТСД.

1. 1
   Проведите все складские документы и проверьте остатки отчётом
2. 2
   Создайте документ пересчёта (инвентаризации) по нужному складу
3. 3
   Заполните табличную часть учётными остатками
4. 4
   Внесите фактическое количество вручную, из файла или с ТСД
5. 5
   Проанализируйте расхождения по отчёту документа
6. 6
   Оформите оприходование излишков и списание недостач
7. 7
   Проверьте остатки после проведения — расхождений быть не должно

Как зафиксировать расхождения

После ввода фактических данных программа показывает отклонения: излишки и недостачи. В УТ 11 на основании пересчёта создаются документы «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров» — кнопка «Создать на основании» или ссылки в форме пересчёта.

В Бухгалтерии 3.0 документы оприходования и списания создаются прямо из формы инвентаризации. При списании укажите счёт затрат и статью расходов: недостачи в пределах норм естественной убыли и сверх норм учитываются по-разному, при необходимости недостача относится на виновное лицо (счёт 73.02).

Суммы оприходования и списания программа рассчитывает по учётной себестоимости. Проверьте, чтобы в оприходовании излишков была указана статья прочих доходов — от этого зависит корректность бухгалтерского и налогового учёта.

Инвентаризация с терминалом сбора данных

Если на складе используется штрихкодирование, пересчёт удобнее выполнять через ТСД. В УТ 11 создаётся пересчёт товаров с указанием склада, затем задание выгружается на терминал через подключённое оборудование (раздел «Настройки и администрирование» → «Оборудование»).

Сотрудник сканирует товары на полках, данные загружаются обратно в документ пересчёта, и фактическое количество заполняется автоматически. Это снижает количество ошибок ручного ввода, особенно при большой номенклатуре.

Учтите ограничение: ТСД корректно работает только если штрихкоды в карточках номенклатуры заполнены и актуальны. Товары без штрихкодов придётся пересчитывать вручную и вносить отдельно.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения оприходования и списания сформируйте отчёт по остаткам склада на дату после инвентаризации и сверьте его с фактическими данными пересчёта. Совпадение означает, что инвентаризация отражена корректно.

Для управленческого контроля в УТ 11 есть отчёт «Результаты инвентаризации» (или анализ расхождений из формы пересчёта) — он показывает отклонения в количестве и сумме по каждой позиции.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт по остаткам склада после инвентаризации

Норма

Остатки совпадают с фактическим пересчётом

Тревожный признак

Есть расхождения — не проведены оприходование или списание

Журнал пересчётов

Норма

Документ в статусе завершённого пересчёта

Тревожный признак

Пересчёт в работе, склад заблокирован для операций

Суммы списания

Норма

Списание по учётной себестоимости со статьёй расходов

Тревожный признак

Нулевые или аномальные суммы — проверьте партионный учёт

Частые вопросы

Где инвентаризация в 1С:Бухгалтерии, если в разделе «Склад» её нет?

Проверьте настройки функциональности: раздел «Главное» → «Функциональность», закладка «Склад» — должна быть включена опция ведения складского учёта. Также у пользователя должны быть права на документы склада. В некоторых интерфейсах документ доступен через «Покупки» или поиском по команде «Инвентаризация» в меню «Все функции».

Можно ли провести инвентаризацию по части товаров, а не по всему складу?

Да. В УТ 11 при создании пересчёта задайте отбор по группе номенклатуры или добавьте позиции вручную. В Бухгалтерии заполните документ по остаткам и удалите лишние строки либо добавьте нужные позиции подбором. Выборочная инвентаризация не мешает обычной работе склада по остальным товарам.

Почему в документе нулевые учётные остатки, хотя товар на складе есть?

Чаще всего причина в дате документа: остатки берутся на дату пересчёта, и если дата раньше даты поступления, остаток нулевой. Также проверьте, что поступления проведены и выбран правильный склад. Третья возможная причина — товар числится на другом складе в учёте.

Чем пересчёт товаров отличается от инвентаризации в 1С?

По сути это один бизнес-процесс с разными названиями документов в разных конфигурациях. «Пересчет товаров» в УТ 11 и ERP фиксирует фактические остатки и служит основанием для оприходования и списания. В Бухгалтерии документ так и называется — «Инвентаризация товаров». Ни тот ни другой сам по себе остатки не изменяет.

Как отменить ошибочно проведённую инвентаризацию?

Сначала отмените проведение созданных на её основании документов списания и оприходования, затем пометьте на удаление или отмените сам документ пересчёта. Если списание уже попало в закрытый период, корректировку делайте текущей датой сторнирующими документами, а не изменением закрытого периода.